項目的完成離不開資源。從人員配置及使用的設備，到材料和其他用品，甚至是你工作的場地，都屬于項目資源的范疇。沒有哪個項目的預算或團隊成員是用之不盡的，但通過資源分配，可以最大限度地提高生產(chǎn)力和項目成功率。
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什么是項目管理中的資源分配？
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資源分配是為完成項目任務而安排勞動力、材料或設備等資源的過程。資源分配是項目資源管理的一個步驟，包括估算資源、采購資源、分配資源和跟蹤資源，直至項目完成。
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當你確定了資源，并準備將其分配到任務中，請將其添加到項目管理軟件中。這樣你就可以將資源與項目進度表協(xié)調(diào)起來，并在團隊中進行分配。例如，在8Manage PM中，你可以在一個平臺集中管理和跟蹤日程安排、資源分配、進度和勞動力成本。

為什么資源分配很重要？
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正確分配資源是周密的項目管理計劃的重要組成部分，且應該在項目的規(guī)劃階段進行。這樣可以降低成本，最大限度地提高生產(chǎn)率，并有助于團隊士氣的提升。正確分配資源還能通過實現(xiàn)最佳結(jié)果和成功交付項目來提高客戶滿意度。
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資源分配流程：如何分配項目資源
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資源分配是一項重要的資源規(guī)劃活動，主要是為實現(xiàn)未來目標而制定的短期計劃，目的是充分利用項目中可支配的資源。
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以下是資源分配的一些技巧，希望對你有所幫助。
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1. 確定項目范圍
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在分配或管理資源之前，必須確定項目的范圍。這是大項目還是小項目，是長期項目還是短期項目？
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回答了這些問題后，你就能決定需要哪些資源，以及完成項目需要多少資源。項目范圍越清晰，就越能弄清楚如何分配資源。
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2. 估算需要哪些項目資源
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項目的范圍、目標和任務需按時并在批準的預算范圍內(nèi)，因此必須整合資源。
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你需要估算出需要哪些資源，包括人員、設備、材料和完成項目任務所需的其他資源。
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在分配資源之前，要先擁有這些資源。因此，請根據(jù)上述標準列出一份清單，然后確保其符合項目預算。
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3. 評估當前的資源利用率與可用性
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確定了項目所需的資源，還應該確定企業(yè)內(nèi)有哪些資源可用。
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一些現(xiàn)有資源可能正被用于其他項目，所以，你不僅要確定企業(yè)擁有哪些資源，還要確定其中哪些資源正被占用。
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4. 制定資源分配計劃
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利用從上述步驟中得到的信息，制定資源分配計劃。列出項目所需的資源清單，以及每種資源的成本和數(shù)量。完成后，請回想項目范圍，確保你的計劃與項目范圍保持一致。
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5. 跟蹤項目資源
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項目過程中應時刻了解資源的狀況。例如，團隊的日程安排如何，是否有人休假、生病等？場地或設備的租期是多長？這些都是在安排資源時需要詢問的重要問題。
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不要忽略了這些細節(jié)，著眼于整個項目，而不僅僅是各個部分。
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6. 使用資源分配報告
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如果不知道資源的分配情況，可以重新分配。你可能已經(jīng)很好地規(guī)劃了資源，但項目中還是會發(fā)生變化。怎樣才能知道實際發(fā)生的情況與計劃相比如何？答案就是報告。
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通過生成各種報告，你可以全面了解項目及其進展情況，從而幫助平衡資源。例如，資源報告可以讓你全面了解團隊的工作量，以及他們是否超額完成任務或閑置。而任務報告讓你了解最新情況，差異報告則幫助你確定項目是否按計劃進行。后者能為你提供重要信息，例如你是否落后于計劃進度，是否需要重新分配工作才能回到正軌。
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通過專業(yè)項目管理軟件實現(xiàn)合理的資源分配

現(xiàn)代項目管理軟件是更高效地管理資源的重要工具。8Manage PM是一款功能強大的項目管理軟件，它提供多種工具，使項目經(jīng)理能夠分配項目資源、跟蹤資源利用率和可用性、控制成本并取得項目成功。
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-使用多種計劃工具安排資源
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8Manage PM 具有甘特圖、看板、任務列表和項目日歷等工具，可讓你以多種方式分配資源。你可以在甘特圖上創(chuàng)建可視化時間軸，或創(chuàng)建任務列表以保持進度。此外，該軟件的工作量圖表可幫助你規(guī)劃和監(jiān)控每個團隊成員的工作量，從而保持團隊的工作效率。
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-通過項目儀表盤和時間表跟蹤成本
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分配好項目資源后，當然少不了跟蹤其成本，以確保遵守預算。
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8Manage PM 的實時儀表盤可以輕松監(jiān)控成本、時間表和進度，從而避免任何疏忽。儀表板實時更新你所關(guān)注的項目情況，及時發(fā)現(xiàn)問題。此外，你還可以使用系統(tǒng)的項目時間表來跟蹤人工成本。
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-所有資源的實時完整視圖
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無論你是否在處理不同的項目、不同的客戶咨詢單、不同的計劃操作任務和臨時任務，你每天、每周或每月（取決于你要查看的粒度）都可以通過該軟件全面了解每個資源在不同工作類別中的分配和使用情況。
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資源分配是一項持續(xù)進行中的工作
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資源分配不是在項目開始之前就完事了。你還要密切關(guān)注項目的進展，根據(jù)項目要求仔細平衡團隊的能力。而且，由于影響項目成功的因素不斷變化，你還需要足夠靈活，根據(jù)需要調(diào)整資源分配策略。
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項目資源經(jīng)常動態(tài)變化，如果沒有如8Manage PM這樣的實時項目管理工具，幾乎不可能進行充分管理。