數(shù)字智能化合同管理成為合同管理主流趨勢,是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要組成部分,為企業(yè)提供高效、準確、可控、可視以及低成本的合同管理服務(wù)。

一全球化運營的化工新材料集團,業(yè)務(wù)涵蓋石化、精細化學(xué)品、新材料等產(chǎn)業(yè)集群,服務(wù)于家居、汽車、交通、建筑、電子等眾多行業(yè)。集團在全球擁有六大生產(chǎn)基地及工廠,在全球各地擁有超30家分公司,員工逾萬人。

該集團一直以來都十分注重數(shù)字化建設(shè),已通過BPM系統(tǒng)實現(xiàn)合同送審流程的管理,初步解決了合同在線瀏覽、紙質(zhì)版合同存檔、合同查詢等業(yè)務(wù)需求。但是其可擴展性不能滿足業(yè)務(wù)新的優(yōu)化需求,存在以下痛點。

1.公司管理要求難以落實到合同

對于公司業(yè)務(wù)管理要求的更新,難以及時反饋到實際合同業(yè)務(wù)管控中,如財務(wù)統(tǒng)一增加的財務(wù)主數(shù)據(jù)條款雖然早已公布要求,但是仍有合同存在缺失和不規(guī)范。

2.合同審核強度大,風(fēng)險識別難

人工審核作業(yè)負擔(dān)大,通常法務(wù)人均每天審核超30份,占用了大量的精力;風(fēng)險識別、信息一致性等重要內(nèi)容完全依賴人工專業(yè)性和責(zé)任心,難以全面控風(fēng)險。

3.合同范本使用不規(guī)范,合同范本推廣難

合同范本包含法務(wù)、保密辦、稽查部門等要求的各類條款,業(yè)務(wù)人員容易錯誤選擇版本,范本的使用、更新等難以推廣到個人,涉外風(fēng)險難控。

藍凌支招6大升級改造要點

基于數(shù)智化辦公專家藍凌成熟的解決方案、戰(zhàn)略可持續(xù)性發(fā)展思路,以及較強的擴展性、集成對接能力、SAP對接深度,集團選擇攜手藍凌,運用技術(shù)手段實現(xiàn)合同全生命周期管理,持續(xù)優(yōu)化和提高合同管理工作的效率和質(zhì)量。在深入了解該集團合同管理現(xiàn)狀和需求后,藍凌項目專家指出6大升級要點:

建立合同范本管理體系,推廣合同范本應(yīng)用,提升合同標準化管理水平;

推送信用、合規(guī)等業(yè)務(wù)風(fēng)險預(yù)警信息,支持審批決策;

打通業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的斷點,優(yōu)化采購、檢維修結(jié)算等業(yè)務(wù);

優(yōu)化審批邏輯,提升審批效率;

從業(yè)務(wù)發(fā)生前端考慮稅收優(yōu)化、專項資金使用;

采購方案、招標平臺、電子簽核,實現(xiàn)各類采購業(yè)務(wù)作業(yè)標準化。

9大建設(shè)成果,合規(guī)、高效、抗風(fēng)險

瞄準痛點及需求,雙方攜手共建合同全生命周期管理;通過流程引擎,完成合同管理流程審批,支持多層級、跨組織管控;基于系統(tǒng)的拓展與集成,實現(xiàn)合同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫對接,完成業(yè)務(wù)的端到端管理。

1.業(yè)務(wù)融合,支撐端到端業(yè)務(wù)協(xié)作

實現(xiàn)SAP與CMP系統(tǒng)互通互聯(lián),針對采購業(yè)務(wù),關(guān)聯(lián)合同送審及采購方案,付款條款標準化,供應(yīng)商風(fēng)險預(yù)警,詢比價記錄互聯(lián)等。

2.規(guī)范范本,條款結(jié)構(gòu)化防范風(fēng)險

精細化修訂合同范本類型,更貼近業(yè)務(wù)需求,易于推廣,管理條款更新更全面及時。按合同分類設(shè)置起草模版,不同模版配置不同表單和審批流程。

3.合同起草,便捷調(diào)用范本及條款

起草人可以選擇使用合同范本發(fā)起合同,填寫合同表單,覆蓋申請人、成本中心、業(yè)務(wù)類、合同屬性、采購方式等,在線編輯留痕,增加水印防篡改防泄露等。

4.合同審核,智能查詢比對提示預(yù)警

起草人提交合同后,合同進入審批階段,審批人進行通過、駁回、加簽、轉(zhuǎn)辦等操作。智能審批提示,減輕人工審核負擔(dān),釋放精力服務(wù)集團重大項目。

5.合同簽訂,線上線下結(jié)合更靈活

支持線下實體印及電子簽章。合同審批結(jié)束后,將發(fā)起用印待辦,申請人提交電子簽核,法務(wù)人員進行電子簽署后,對方人員進入電子簽核系統(tǒng)簽署。

6.合同授權(quán),管控權(quán)限防篡改濫用

合同申請表單界面,選擇框架合同鏈接時,非本人起草的框架合同,可以向起草人申請授權(quán),獲得查看權(quán)限。同時可以通過授權(quán)或選擇增加協(xié)辦人。

7.合同臺賬,統(tǒng)一歸檔實時篩選查看

可多維度進行合同的查詢統(tǒng)計,并導(dǎo)出報表;合同臺賬詳情頁會展示每個合同的具體信息,包括合同申請、合同附件、發(fā)票、支付、歸檔等信息。

8.合同卡片,一張圖全面掌握進展

合同全過程一張圖,全面掌握從起草、審批、用印到歸檔的相關(guān)數(shù)據(jù),完全滿足合同監(jiān)管部門、承辦部門各角色人員管理需求。

9.合同數(shù)據(jù),個性化圖標展示更直觀

一鍵生成多類型圖表,讓合同數(shù)據(jù)可視化展現(xiàn),幫助企業(yè)高管洞察企業(yè)經(jīng)營,科學(xué)決策與執(zhí)行。

5大價值落地,賦能業(yè)務(wù)更好發(fā)展

范本線上管理,減少合同審核難度,降低公司涉外風(fēng)險;

基于系統(tǒng)間數(shù)據(jù)拉取及合同復(fù)制功能,起草效率提高30%;

實現(xiàn)多維度簡化審批,超50%合同可放心跳過法務(wù)審批;

系統(tǒng)水印、正文水印、合同訪問記錄運用,提高信息安全性;

付款條款、跨境支付、稅費識別等全面標準化、規(guī)范化。

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