隨著技術(shù)的進(jìn)步與經(jīng)濟(jì)環(huán)境的發(fā)展，信息化成為了每個(gè)企業(yè)必須的進(jìn)程，但信息化程度提高，也讓電子文件的數(shù)目呈指數(shù)型增加。企業(yè)中每一個(gè)員工每天都會(huì)在工作中產(chǎn)生大量的文件。

對(duì)于企業(yè)來說,文檔是一種非常重要的資料和信息,包括企業(yè)的建設(shè)、發(fā)展、核心機(jī)密、知識(shí)技術(shù)、客戶資料等。文檔是過去的歷史記錄，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的唯一線索。

文檔管理是企業(yè)管理的重要組成部分。

伊登DMS文檔知識(shí)中臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文檔全生命周期管理，實(shí)現(xiàn)降低成本提升效率。

文件生命周期理論將文件從創(chuàng)建到銷毀分為創(chuàng)建、辦理、歸檔、保管和銷毀五個(gè)階段。

1、 創(chuàng)建階段

在這個(gè)階段，文件被創(chuàng)建并被賦予一定的屬性，如文件名、文件類型、文件大小、創(chuàng)建時(shí)間等。

在進(jìn)行文件創(chuàng)建工作時(shí)，伊登DMS就提供了文檔模板，無論是合同、公文還是管理通知，都會(huì)提供相應(yīng)的模板，還能通過模板社區(qū)建立起企業(yè)的個(gè)性化文檔規(guī)范。還在文檔內(nèi)容制作上使用智能AI生成內(nèi)容，比如ChatGPT/文心一言，減少花費(fèi)在文檔制作上的時(shí)間。最后的文檔的命名上也存在規(guī)范，讓文檔的后期查找工作大大的簡(jiǎn)化，也能讓文檔形成一個(gè)完整的脈絡(luò)。

伊登DMS設(shè)置敏感字系統(tǒng)，在文檔創(chuàng)建時(shí)就使用敏感字檢測(cè)，保證文檔安全，不涉及敏感內(nèi)容。

2、 辦理階段

文件被用于業(yè)務(wù)活動(dòng)或工作流程中。這個(gè)階段是文件使用最頻繁的階段，因此也是文件管理中最關(guān)鍵的階段之一。

在工作流程中，如何實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)統(tǒng)一與高效合作是降低時(shí)間與人力成本的關(guān)鍵方法。伊登DMS使用三庫(kù)的方式進(jìn)行管理，包括個(gè)人庫(kù)、團(tuán)隊(duì)庫(kù)、企業(yè)庫(kù)。其中團(tuán)隊(duì)庫(kù)中可以在進(jìn)行團(tuán)隊(duì)合作時(shí)使用專用文檔庫(kù)，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)內(nèi)文檔的統(tǒng)一也節(jié)省了花費(fèi)在文檔統(tǒng)一上的開會(huì)時(shí)間，文檔的版本管理也能看見團(tuán)隊(duì)成員對(duì)文件的操作記錄，還能追溯之前的版本。文檔的在線編輯與文檔協(xié)作功能既節(jié)省了文檔不斷復(fù)制傳遞的時(shí)間。伊登DMS的分發(fā)與分享還能便捷移動(dòng)與外地辦公人員，擁有權(quán)限的情況下登錄系統(tǒng)就能取得文檔，文件的分享還能限制受分享的人員對(duì)文檔的操作。

3、 歸檔階段

歸檔以便于后續(xù)的檢索和利用。歸檔的目的是為了將文件保留在組織中，以便在未來需要時(shí)能夠快速地獲取。

在系統(tǒng)中，在完成一項(xiàng)團(tuán)隊(duì)工作后，可以將文檔經(jīng)審核后歸檔入企業(yè)文檔庫(kù)，成為企業(yè)的資產(chǎn)，形成企業(yè)知識(shí)庫(kù)。歸檔命名設(shè)置規(guī)范便于查找，還能進(jìn)行系統(tǒng)內(nèi)搜索，查找所需的文檔。

4、 保管階段

保管的目的是確保文件在存儲(chǔ)過程中不會(huì)受到損壞、丟失或泄露等風(fēng)險(xiǎn)。

伊登DMS系統(tǒng)部署專用服務(wù)器，除通過系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)擺渡訪問，其他方法無法訪問服務(wù)器內(nèi)容。

5、 銷毀階段

當(dāng)文件不再需要時(shí)，需要將其銷毀。銷毀的目的是確保文件不會(huì)對(duì)組織帶來任何風(fēng)險(xiǎn)，如泄露敏感信息、引發(fā)法律糾紛等。

伊登DMS在進(jìn)行歸檔審查時(shí)也能對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行銷毀，如果要完全銷毀文件，需要使用管理員賬號(hào)在系統(tǒng)中進(jìn)行二次刪除，避免文件誤刪。

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