? ? ? ?文件生命周期理論是在20世界文件數(shù)量急劇增長的專業(yè)背景下提出的。是指導(dǎo)從文件到檔案全過程管理的基本理論，現(xiàn)代檔案理論的重要理論成果之一。它是研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個運動過程、研究文件屬性與管理者主體行為之間關(guān)系的一種理論，是對文件和檔案運動過程和規(guī)律表的客觀描述和科學(xué)抽象。對于文件生命周期理論的形成與發(fā)展，可以從國內(nèi)與國外兩個方面進行論述，具體內(nèi)容如下:

1.從國外來看:

? ? ? ?文件生命周期理論得名源于“文件生命周期”概念的提出，1940年，美國檔案學(xué)家菲利普·布魯克斯最早提出“文件生命周期”的概念，后來其他國家采用了類似的表述形式。

? ? ? ?文件生命周期理論的產(chǎn)生與文件中心的出現(xiàn)有著特定的聯(lián)系。文件中心是20世紀(jì)40年代出現(xiàn)的一種新型文件管理機構(gòu)，最早起源于美國。由于社會實踐活動的日益豐富與復(fù)雜，文件數(shù)量增長很快，各國檔案館都感覺到相當(dāng)大的壓力，使得對文件進行管理和控制成為需要解決的一個問題。美國最早萌生了文件管理的想法，是指上升為一種專門的管理活動，并成為檔案管理實踐和檔案學(xué)研究的組成部分。

? ? ? ? 在1950年，英國倫敦大學(xué)教授羅吉爾·艾利斯在第一屆國際檔案大會上提出了文件運動的“三階段輪”，認(rèn)為文件的三個階段一現(xiàn)行階段、暫時保存階段和永久保存階段正好與文件的保管場所一辦公室、文件中心和檔案館是相吻合和相對應(yīng)的。

? ? ? ? 在20世紀(jì)80年代，西方檔案界對文件生命周期理論的研究日趨完整和系統(tǒng)，并發(fā)表了一些頗有深度的論著。最典型的代表人物就是阿根廷的檔案學(xué)者曼努埃爾·巴斯克斯。他認(rèn)為研究文件生命周期理論的意義不僅是為文件中心提供理論基礎(chǔ)，更重要的是發(fā)現(xiàn)文件從一個階段向另一個階段過渡的內(nèi)在原因，從而掌握文件運動每個階段所包含的期限，避免毫無區(qū)別的去概括各種文件現(xiàn)象。此后，歐美各國檔案學(xué)家不再將文件生命周期理論視為簡單的文件中心的基礎(chǔ)理論，而是開拓視野、衍生到文件的整個運動過程以及這一過程的全面管理，從而深入挖掘文件運動的客觀規(guī)律，為各國文件管理實踐提供有力的理論指導(dǎo)。

2.從國內(nèi)來看:

? ? ? ?正如國外文件生命周期理論在國外經(jīng)歷了一個從萌芽到逐步完善的過程，我國對文件運動過程的理論研究也經(jīng)歷了一個逐步深化過程。在20世紀(jì)60年代，國家檔案局局長的曾三在一篇報告中闡述了“檔案自然形成過程論”的基本思想，他認(rèn)為檔案的形成過程是從文書部門或有關(guān)人員立卷歸檔開始的，經(jīng)過檔案庫，最后集中于檔案館。

? ? ? ?在20世紀(jì)80年代中后期以后，以陳兆為代表的檔案學(xué)者提出的“文件運動周期論”相對更加全面系統(tǒng)，它不僅明確提出了文件從產(chǎn)生到成為檔案以至消亡是一個完整的運動過程，并且還對這一過程進行了階段性劃分。

? ? ? ?中外學(xué)者對于文件運動過程以及其特點變化所做的論述盡管各有不同，但從中提煉出來的核心思想?yún)s是基本一致的，這些共同的核心思想就構(gòu)成文件生命周期理論的內(nèi)容。