耗時又費力，手動采購之苦相信大家都受夠了，現(xiàn)在越來越多的企業(yè)正在實施電子采購策略。根據(jù)CIPS的《2022年采購與供應(yīng)數(shù)字化報告》，多達95%的企業(yè)在采購與供應(yīng)商管理中采用了技術(shù)。
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但采用技術(shù)并不能保證立竿見影的效果。企業(yè)需要制定好電子采購戰(zhàn)略，以指導(dǎo)采購和供應(yīng)流程。該戰(zhàn)略是一項通過自動化工具以最具成本效益的方式獲取必要供應(yīng)品的計劃。

創(chuàng)建和實施電子采購戰(zhàn)略的6個步驟
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要制定有效的電子采購戰(zhàn)略并取得預(yù)期效果，需要進行適當?shù)囊?guī)劃。
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步驟 1：審查當前的采購戰(zhàn)略
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在著手制定新的采購戰(zhàn)略之前，請先花些時間分析現(xiàn)有戰(zhàn)略。
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通過分析當前的采購流程，你能更清楚地了解其優(yōu)缺點。這樣，你就可以列出需要改進哪些地方，將其應(yīng)用在新的電子采購戰(zhàn)略中。
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在審查當前的采購戰(zhàn)略時，首先搞清楚以下問題：
● 誰是你的供應(yīng)商？
● 有哪些合規(guī)檢查？
● 誰是表現(xiàn)最好的供應(yīng)商，誰是表現(xiàn)最差的供應(yīng)商？
● 供應(yīng)品的平均交付時間是多久？
● 有哪些跟蹤支出的系統(tǒng)？
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如果只使用手動流程，獲取其中一些信息可能會很困難?；〞r間和精力去追蹤可用信息是值得的。
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步驟 2：記錄當前戰(zhàn)略的不足之處
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在了解了當前的采購流程后，概述一下其不足之處。
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找出流程中的缺陷有助于了解其對企業(yè)造成的負面影響。更重要的是，你可以在新的電子采購戰(zhàn)略中集思廣益，找出解決方案。
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說到采購流程中的缺陷，以下是應(yīng)注意的一些問題：
● 異常支出
● 總擁有成本（TCO）高
● 延遲交付訂單
● 依賴傳統(tǒng)采購軟件
● 員工繞過采購程序
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找出這些問題，就能發(fā)現(xiàn)當前流程的不足之處，以及如何在電子采購戰(zhàn)略中加以改進。
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例如，你可能會發(fā)現(xiàn)清單中包括一些不可靠的供應(yīng)商，這導(dǎo)致目前的采購流程出現(xiàn)短缺。你需要審查供應(yīng)商名單并尋找替代者。
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步驟 3：讓利益相關(guān)者參與進來
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確定了之前計劃中的不足之處后，下一步就是列出新采購戰(zhàn)略可能影響的利益相關(guān)者名單。沒有利益相關(guān)者的必要參與，你的戰(zhàn)略幾乎不可能實施。
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此外，利益相關(guān)者還可以指出現(xiàn)有計劃中遺漏的不足之處。他們還可以提出改進新采購計劃的建議，幫助企業(yè)實現(xiàn)業(yè)務(wù)目標。
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因此，請列出一份從財務(wù)團隊到供應(yīng)商和最終用戶的利益相關(guān)者名單。該名單應(yīng)包括新電子采購計劃可能影響到的任何人。
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步驟 4：制定電子采購計劃并設(shè)定KPI
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管理層批準了你的電子采購戰(zhàn)略后，接下來該制定計劃并設(shè)定明確的KPI。這樣做將有助于制定一個具體的實施計劃。它還將幫助你設(shè)定正確的預(yù)期，即在戰(zhàn)略實施后，團隊和企業(yè)應(yīng)該期待什么。
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在選擇電子采購關(guān)鍵績效指標時，還應(yīng)確保該指標與更廣泛的企業(yè)目標相聯(lián)系。
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比方說，企業(yè)希望削減成本，你應(yīng)該重點關(guān)注幫助公司實現(xiàn)這一目標的 KPI，比如關(guān)注采購訂單成本、避免采購成本和降低采購成本等 KPI 。
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步驟 5：使用電子采購軟件
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執(zhí)行和管理有效的電子采購戰(zhàn)略涉及許多活動部分。手動或使用傳統(tǒng)軟件管理所有這些部分既耗時又費力。
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因此，你應(yīng)選擇能很好完成工作的采購管理軟件。使用合適的工具有助于將采購流程整合到一個地方。這意味著不同部門的利益相關(guān)者或工作人員都可以輕松協(xié)作。
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那么，好用的采購管理軟件應(yīng)具備哪些功能呢？
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● 與財務(wù)會計系統(tǒng)集成
● 支持從采購到付款的整個周期
● 具有快速、定制的審批工作流程
● 提供支出洞察和報告
● 支持費用管理
● 提供供應(yīng)商管理功能
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使用8Manage SRM可以完全實現(xiàn)電子采購的好處。該軟件可處理電子招標、采購申請、采購訂單、供應(yīng)商管理、合同管理與發(fā)票等，還可以輕松地與財務(wù)和會計工具集成，使企業(yè)能夠端到端自動化整個采購流程。
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不僅如此，你還可以通過8Manage SRM為不同地點或部門的員工創(chuàng)建自定義預(yù)算，跟蹤多個部門的支出，了解每個部門的支出情況。系統(tǒng)一站式的采購服務(wù)將幫助企業(yè)實現(xiàn)所期望的效率、生產(chǎn)力和節(jié)省。
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步驟 6：實施和審查
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選定采購軟件后，就該實施了。
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你應(yīng)檢查是否有足夠的資源來實施電子采購戰(zhàn)略。另一方面，注意不要給員工施加太大壓力。
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當決定在企業(yè)中實施電子采購戰(zhàn)略時，請務(wù)必傳達其對企業(yè)的影響。與人力資源團隊和各部門主管合作，發(fā)布有關(guān)變化和新采購準則的重要信息。不要忘了讓外部利益相關(guān)者和供應(yīng)商參與進來，因為他們也是流程的一部分。
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總結(jié)
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與使用傳統(tǒng)方法相比，制定電子采購戰(zhàn)略可提供更有效的解決方案。如果方法得當，它可以幫助企業(yè)降低成本，改善與供應(yīng)商的關(guān)系。
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更重要的是，使用8Manage SRM這樣的實時電子采購管理軟件可對采購每個環(huán)節(jié)進行嚴密的跟蹤與管理，有助于簡化整體采購流程，并提高企業(yè)支出的可視性，從而使采購策略取得更好的效果。