隨著社會現(xiàn)代化的發(fā)展，辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，企業(yè)信息化讓電子文檔成為企業(yè)智慧資產(chǎn)的主要載體。企業(yè)發(fā)展離不開各種數(shù)據(jù)的支撐，像企業(yè)內(nèi)部文檔數(shù)據(jù)知識資產(chǎn)是企業(yè)核心競爭優(yōu)勢的主要部分。其中文檔管理是企業(yè)發(fā)展過程的一項重要環(huán)節(jié)，它是企業(yè)的靈魂,也是推動企業(yè)發(fā)展的不竭動力。特別是基于“知識資源”為核心運營基礎(chǔ)的知識型企業(yè)其內(nèi)部知識總量無限增長，知識更新速度日益加快，需要與內(nèi)外部多個團隊高效協(xié)作，其流程尤為復(fù)雜多樣化，因此必須借助文檔管理軟件，對企業(yè)內(nèi)部文檔、知識資產(chǎn)進行有序管理，提高內(nèi)部協(xié)作效率與資產(chǎn)利用率，支撐企業(yè)高速發(fā)展。

企業(yè)如何管理繁多的電子文檔

如何來管理企業(yè)日益增多的電子文檔也成為各家企業(yè)棘手的問題，企業(yè)文檔管理系統(tǒng)作為企業(yè)的文件庫、知識中心，充分考慮企業(yè)業(yè)務(wù)整合，保證系統(tǒng)切實做好業(yè)務(wù)文檔收集、管理、利用。能夠更好的管理企業(yè)文檔，提升業(yè)務(wù)辦公效率，具體有以下幾點：

1、統(tǒng)一存儲

公司文檔不再分散存儲在員工或者部門的電腦中，而是通過文檔管理系統(tǒng)集中存儲在公司的指定服務(wù)器中，防止公司文檔的丟失，使文檔真正成為公司財富而非私人所有，文檔可以由用戶手動歸檔存儲。

2、文件權(quán)限管理

文檔管理系統(tǒng)提供多種權(quán)限設(shè)置，可以針對人員，部門或小組，人員角色最小化顆粒授權(quán)，同時權(quán)限可拆分化，下放到各部門或分公司負責管理人。管理員可設(shè)置多個團隊管理員或文件夾管理員對其部門文件夾進行權(quán)限管理。

3、數(shù)據(jù)安全可控

由于電子文檔是企業(yè)的重要傳承財富，因此，財富的安全性是至關(guān)重要的。系統(tǒng)提供自動雙重備份工具，同時后臺日志中心記錄了系統(tǒng)的操作歷史信息，提供多重安全保障。

以上幾點充分說明了文檔管理系統(tǒng)對于當今企業(yè)的重要性，不但可以把公司分散的文檔集中存儲保管起來，更能夠既安全又高效的被企業(yè)所利用起來，同時還可以對文檔做多重安全管控，防止文件被員工惡意刪除或者私自帶出公司，所有文檔均可以雙重備份。越來越多的企業(yè)選擇用文檔管理系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的文件夾共享或者百度網(wǎng)盤存儲，大大提高了企業(yè)信息化建設(shè)的質(zhì)量。

選擇一款好用的文檔管理系統(tǒng)DMS，成為企業(yè)提質(zhì)增效的必備武器。要注意以下幾點：

1、要注意選擇大廠的產(chǎn)品，售后服務(wù)號，安全有保障

2、選擇專業(yè)的團隊，培訓(xùn)效果好，上手快

3、考察產(chǎn)品的靈活性，聯(lián)動性。

金現(xiàn)代DMS文檔管理系統(tǒng)，是依據(jù)GMP法規(guī)中對GMP文件的管理規(guī)程，結(jié)合行業(yè)經(jīng)驗，研發(fā)的質(zhì)量規(guī)范管理信息化系統(tǒng)。系統(tǒng)具備完備的GMP文件生命周期管理，包含變更申請、文件起草、文件審核、文件培訓(xùn)、文件生效、文件修訂、文件復(fù)審、文件廢止等，也包含線上線下的文件分發(fā)閉環(huán)管理，以及線上線下檔案管理等，著力提升文件管理規(guī)范化、效率化，輕松應(yīng)對內(nèi)外部監(jiān)管機構(gòu)審查。