當(dāng)經(jīng)濟(jì)困難時，普通人會減少奢侈品、娛樂等不必要的消費。他們會把錢省下來，用以應(yīng)付日常生活必須的支出：食品、住房、教育、醫(yī)療保健等。
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企業(yè)也不例外。在經(jīng)濟(jì)不景氣的情況下，明智的企業(yè)會通過減少不必要的服務(wù)和基礎(chǔ)設(shè)施來削減開支。有些企業(yè)為了維持生計，甚至?xí)s減必要的關(guān)鍵業(yè)務(wù)資源。
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據(jù) PMI 稱，在動蕩時期，PMO （項目管理辦公室）往往是高管首先取消的業(yè)務(wù)職能。事實上，PMO 不是一種奢侈品，而是一種必需品。這要歸功于它通過準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)、流程標(biāo)準(zhǔn)化和提高項目可見性，為企業(yè)提供戰(zhàn)略價值?？梢哉f，PMO 能幫助企業(yè)應(yīng)對即將到來的麻煩，甚至毫發(fā)無損。

1. 優(yōu)化資源管理
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在預(yù)算很緊張的情況下，要有效地將團(tuán)隊成員分配到平行任務(wù)中，從而避免出現(xiàn)大的項目依賴關(guān)系，還存在一些困難。挑戰(zhàn)在于要確保你擁有所需的資源，而且只擁有所需的資源。
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通過標(biāo)準(zhǔn)化資源分配和能力規(guī)劃流程，數(shù)字化PMO 可以幫助項目團(tuán)隊更準(zhǔn)確地申請和使用資源。PMO 將使用單一真相來源，這樣整個組織的每個人都能從準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和對項目的完全可見性中獲益。
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例如，數(shù)字化PMO 可以讓你從廣度和細(xì)度兩個角度了解資源分配情況。你可以縱觀全局，確定項目匯聚點，并將團(tuán)隊成員安排到同時完成的任務(wù)中。你還可以深入研究并識別團(tuán)隊成員在個人層面上的風(fēng)險，如超出預(yù)算或接近信用額度。
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2. 消滅僵尸項目
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僵尸項目是指由于各種原因未能兌現(xiàn)承諾，但卻不斷拖拖拉拉，不斷吸收資源，而沒有真正對企業(yè)的戰(zhàn)略或收入前景產(chǎn)生積極影響的項目。
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僵尸項目并不少見。它們的存在并不說明組織效率低下。畢竟，在簽字同意的時候，這些項目看起來確實很有前途。
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但途中發(fā)生了變化使項目失去了價值。讓項目無限期地萎縮下去，則是效率低下的表現(xiàn)。這表明需要提高資源分配的可見性，更好地與業(yè)務(wù)戰(zhàn)略保持一致。
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數(shù)字化PMO 可以識別那些仍在占用有效資源的閑置項目，以便你將其關(guān)閉。數(shù)字化PMO 通過客觀的方式來確定項目的價值。例如“是否符合戰(zhàn)略目標(biāo)”、“投資回報率是否超過總體擁有成本”。
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無論項目利益相關(guān)者是誰，只有那些符合PMO 嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)的項目才有機(jī)會復(fù)活。
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3. 確定項目的優(yōu)先次序
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有些項目更有可能產(chǎn)生較高的投資回報率，而在經(jīng)濟(jì)衰退迫在眉睫的情況下，這一點是不容置疑的。
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通過與戰(zhàn)略價值保持一致并使用項目優(yōu)先級矩陣，PMO 可以選擇有價值的項目流。根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)目標(biāo)，PMO 會權(quán)衡每個項目的潛力。如果投資回報率是主要目標(biāo)，PMO就會優(yōu)先考慮那些收益較大的項目。
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但在分配價值時，還有其他指標(biāo)也很重要：
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-總擁有成本（TCO）：以較低的總擁有成本換取較少的回報，可能會幫助一些企業(yè)維持下去。
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-時間：對于那些產(chǎn)能接近飽和的企業(yè)來說，進(jìn)度要求相對較低的項目可能顯得更加現(xiàn)實。
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-簡單性：這是一個寬泛的指標(biāo)，但在經(jīng)濟(jì)不穩(wěn)定時期卻能引起共鳴。例如，你可能需要一個材料易于采購的項目。
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PMO 將根據(jù)所選指標(biāo)為每個項目打分，按照從 "緊急和重要 "到 "既不緊急也不重要 "的等級對項目進(jìn)行排序分類。
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4. 提高生產(chǎn)力
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這里說的 "提高生產(chǎn)力 "，不僅僅是指增加產(chǎn)出，而是指提高產(chǎn)出的價值。
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在任務(wù)和項目方面都需要有一點回旋余地。這樣，你就可以從容應(yīng)對那些突然下達(dá)的項目，而不會影響其他重要工作的優(yōu)先順序。
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數(shù)字化PMO 可以清楚地看到這些相關(guān)性。它可以監(jiān)控團(tuán)隊的產(chǎn)出，發(fā)現(xiàn)提高效率和生產(chǎn)力的機(jī)會。例如，它可以計算出團(tuán)隊成員 "空閑 "的最佳時間，這樣他們就能很好地完成工作，并對突發(fā)機(jī)會做出反應(yīng)。
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不僅如此，數(shù)字化PMO 還記錄項目的失敗和成功，以便你從中吸取經(jīng)驗教訓(xùn)。這將使你能參與到持續(xù)改進(jìn)的過程中，從而減少資源浪費并提高質(zhì)量。
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在經(jīng)濟(jì)衰退時提升項目價值
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經(jīng)濟(jì)衰退可能會導(dǎo)致許多組織收緊資金并削減資源、流程甚至關(guān)鍵業(yè)務(wù)職能。但有遠(yuǎn)見的企業(yè)懂得利用知識和工具，如8Manage PMO 軟件，克服挑戰(zhàn)從而脫穎而出。
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1.? 建立一個項目管理辦公室
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使用? PMO 建立項目管理辦公室，包括：
a) 報告（信息收集、評估和分發(fā)），
b) 方法（問責(zé)制、合規(guī)監(jiān)控、咨詢、技術(shù)支持、培訓(xùn)和其他組織單位的認(rèn)證），
c) 管理層（領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)部項目負(fù)責(zé)人，管理單個項目）等角色。
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2.? 一致的優(yōu)先級別
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使用 PMO 定義優(yōu)先級別。這優(yōu)先級別必須得到整個組織的尊重——包括最高管理層——并且與組織的文化、戰(zhàn)略和制度保持一致。
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3.? 動態(tài)資源管理
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使用 PMO，PMO 可向項目經(jīng)理提供人才庫、資源技能及容量規(guī)劃、緊急外部資源使用機(jī)制等。 PMO 幫助項目經(jīng)理很好地確定技能和容量差距，處理資源沖突， 并實時追蹤內(nèi)外部變更和影響， 讓項目經(jīng)理第一時間更新資源計劃。
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4. 戰(zhàn)略項目一致性
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PMO?的戰(zhàn)略地圖實時顯示戰(zhàn)略的KPI完成情況及其相關(guān)的項目里程碑、可交付成果、支出和收入的最新信息，使 PMO 經(jīng)理和項目經(jīng)理對項目與戰(zhàn)略 KPI 的因果關(guān)系一目了然。
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這些技巧本質(zhì)上都很容易理解。希望能幫助你的企業(yè)在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形勢下蓬勃發(fā)展，更好地管理時間與業(yè)務(wù)，在競爭中取得先機(jī)。