檔案館（室）收集來的大量檔案，需要按照一定的次序排列和存放于庫房之中，使之在庫房內(nèi)形成一定順序。?檔案排列有序，是保證檔案完整與安全、利用存取迅速便捷的基本條件，因此必須建立科學(xué)合理的存放秩序，并使這一秩序得到維護(hù)。?在這里小編和大家分享一點(diǎn)點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)。

??（一）檔案裝具的排放要求?

1.整齊一致，橫豎成行。如果箱、架、柜，大小式樣不同則應(yīng)適當(dāng)分類，盡可能做到整齊劃一。

2.避光通風(fēng)。有窗庫房，檔案裝具排列應(yīng)與窗戶垂直，以避免陽光直射；無窗庫房，檔案裝具縱橫均可，但應(yīng)注意不能有礙通風(fēng)。?

3.充分合理利用空間。架（柜）之間的主要過道寬度一般1?米至1.2?米，一般過道寬度0.8?米左右為宜。所有裝具均不應(yīng)緊靠墻壁。?

為了便于對庫房內(nèi)檔案的管理和迅速存取，所有裝具應(yīng)按某一排列走向和順序依次編列號（排號）、欄架號、格層號（箱號），其號碼一律采用阿拉伯?dāng)?shù)字。編號原則是：自檔案庫（室）門口起從左至右編箱、架、柜號，每個(gè)架（柜）的欄也從左向右編號，每欄的格自上而下編號（如果沒有欄，則自上而下編格號）。

（二）檔案排列方法?

檔案一般是按全宗進(jìn)行系統(tǒng)排架。全宗排列方法有兩種：一是按全宗順序號排列，這種方法對庫房空間和全宗實(shí)體的安排比較方便；二是全宗分類排列法，這種方法對全宗的系統(tǒng)管理和全宗的信息控制較為有利。?

對于特殊載體的檔案，可根據(jù)檔案制成材料的不同，將紙質(zhì)檔案和其他特殊載體檔案（如照片、錄音、錄像等）分庫存放、排列或排架。在同一種載體內(nèi)，通常按全宗排架，即一個(gè)全宗內(nèi)的檔案集中在一起存放、排列。但應(yīng)在全宗指南、案卷目錄說明中有所交待，并在全宗末尾放置參見卡片，指明存放地點(diǎn)，以保持應(yīng)有的聯(lián)系。

（三）檔案存放方式?

存放方式有豎放、平放、卷放和折疊四種。

????1.豎放保管

豎放是目前采用比較廣泛的一種方式，其優(yōu)點(diǎn)是檢取和存放案卷比較方便。裝訂成卷（冊）、盒裝檔案和照片檔案，一般應(yīng)采用豎放方式。

2.平放保管?

平放雖然取放不太方便，但對保護(hù)檔案有利，適用珍貴檔案和不宜豎放的檔案，如底圖，它是用油蠟等物浸透過的，經(jīng)過曬圖機(jī)的高溫影響，其機(jī)械強(qiáng)度和耐久性均有所下降，容易脆裂破碎，為延長其壽命和使底圖在復(fù)制藍(lán)圖時(shí)準(zhǔn)確、清晰，應(yīng)采取平放或卷放（適用于特大幅面的底圖）的存放方法，底圖嚴(yán)禁折疊，因?yàn)檎郫B會使底圖出現(xiàn)折痕，影響其壽命。

3.卷放保管?

卷放就是將檔案以張（件）或套（卷）為單位，按照分類排列次序，卷成圓筒，放進(jìn)特制的紙質(zhì)、金屬筒內(nèi)或柜箱中，卷放適用于大幅面的題詞、字畫、底圖等。?

4.折疊保管?

折疊保管就是將一些紙質(zhì)較好、機(jī)械強(qiáng)度較高、幅面較寬的圖紙檔案按A4圖紙幅面大小為標(biāo)準(zhǔn)折疊（裝訂或不裝訂），放進(jìn)卷盒、夾內(nèi)或柜中。?例如藍(lán)圖，藍(lán)圖一般采用優(yōu)質(zhì)紙張，機(jī)械強(qiáng)度較好，可以折疊保管。?藍(lán)圖折疊一般要以A4圖紙幅面大小為標(biāo)準(zhǔn)，左邊留出裝訂線，向圖紙正面疊成手風(fēng)琴式。折疊后的圖標(biāo)標(biāo)題欄要露放在右下角，以便查閱。由于圖紙折疊的關(guān)系，每個(gè)卷的右邊較厚，左邊較薄，裝訂時(shí)要加進(jìn)一些厚紙襯，以保持案卷的平整美觀，規(guī)格一致。如果案卷不裝訂，折疊時(shí)不必留裝訂線，圖紙折疊后便可直接放進(jìn)卷盒或夾內(nèi)。

以上就是暢飛揚(yáng)今天和大家分享的檔案管理小知識，暢飛揚(yáng)信息系統(tǒng)有限公司一直專注檔案數(shù)字化服務(wù)，對檔案整理鑒定、數(shù)字加工、數(shù)字化管理有著多年的經(jīng)驗(yàn)，有關(guān)于檔案的任何問題歡迎咨詢！