組織考慮搬遷辦公室的原因有很多，租約中斷或到期可能迫在眉睫，或者他們可能正在發(fā)展壯大，需要尋找更大、更適合用途的空間。

辦公室已經(jīng)發(fā)展到現(xiàn)在被視為一種資產(chǎn)，可以幫助吸引和留住最優(yōu)秀的人才，這是組織的命脈，因此，越來越多的公司正在投資創(chuàng)建員工想要的工作場所工作。

“優(yōu)秀的員工應(yīng)有優(yōu)秀的辦公室，優(yōu)秀的辦公室應(yīng)有優(yōu)秀的員工”的理念越來越受到關(guān)注，許多公司現(xiàn)在正在創(chuàng)建新的工作場所，設(shè)計時考慮到了員工。

當您承擔辦公室搬遷項目的任務(wù)時，這可能會令人生畏，尤其是如果這是您第一次進行這樣的事情。

因此，您被要求調(diào)查是否有可能搬遷您現(xiàn)有的辦公室，您從哪里開始？

1. 明確搬遷辦公室的原因

在這個階段經(jīng)常提出的問題之一是“我應(yīng)該留下還是應(yīng)該走？”，因此創(chuàng)建一個利弊清單是一個很好的起點。

這可能很簡單，比如您即將終止租約或續(xù)租，并想探索您的選擇，以確定其他地方的成本如何，以及從長遠來看您是否會更好地搬家。如果是這種情況，則需要決定您的組織是否可以在任何新的、延長的租約期間在您當前的工作場所舒適地工作，或者新的空間是否是更好的選擇。

另一個因素可能是增長，您只需要找到一個更大的空間來容納更多的員工。您的組織表現(xiàn)良好，并且您的員工人數(shù)以現(xiàn)有空間無法跟上的速度增長，因此，新的、更大的空間成為唯一合乎邏輯的解決方案。

也可能是你的辦公室已經(jīng)過時，有點破舊，有一段時間沒有看到任何投資，不是員工引以為豪或喜歡工作的地方。從本質(zhì)上講，它并不是真正反映您的品牌和企業(yè)形象的辦公室。

辦公室已成為您品牌的反映，并且在競爭激烈的市場中吸引和留住最優(yōu)秀的員工方面發(fā)揮著重要作用。因此，為現(xiàn)有和潛在員工提供一個真正有效且讓他們享受工作的工作場所變得越來越重要?？紤]一下您當前的空間是否可以交付，或者新空間是否可以讓您創(chuàng)建一個充滿活力的全新工作場所。

其他因素，例如工作場所的幸福感和/或采用新的、更高效的工作方式，也可能影響搬遷辦公室的決定。您現(xiàn)有的空間或布局可能無法處理輪用辦公桌、靈活的工作實踐或新技術(shù)，需要進行調(diào)整，以便您的組織可以利用眾多好處，例如提高生產(chǎn)力、員工士氣、效率等。

由于所有組織都不同且具有獨特的要求，因此在早期階段確定原因非常重要。所以，您已經(jīng)花時間定義了需要搬遷辦公室的原因，下一步是什么？

2. 打造專屬辦公搬家團隊

一旦您確定了搬遷辦公室的原因清單，就該組建一個跨部門的團隊，最重要的是讓一名高級項目支持者加入。

這應(yīng)該是能夠做出決策、能夠很好地溝通、具有管理預(yù)算經(jīng)驗的資深人士，更重要的是，應(yīng)該是想要創(chuàng)造一個更好的工作場所的人。

選擇您的辦公室搬遷項目冠軍后，您需要決定還需要參與哪些人以及需要哪些技能，下面的列表包括交付成功辦公室搬遷項目所需的技能集示例。

IT：工作場所中的技術(shù)正以越來越快的速度發(fā)展，因此讓 IT 參與進來是一項明智之舉，可確保您從 IT 角度確保新工作場所面向未來。

HR：員工可能對新的工作場所感到擔憂，因此讓 HR 團隊積極參與，這樣您就可以與員工進行有效溝通，這一點很重要。

設(shè)施：沒有人比設(shè)施團隊更了解建筑物，因此在早期階段讓他們參與真的很容易。

營銷：創(chuàng)建一個反映您的品牌及其價值觀的工作場所至關(guān)重要，因此參與營銷很重要，因此您可以正確地獲得品牌元素。

運營：業(yè)務(wù)的日常運作需要在搬遷過程中不間斷地繼續(xù)進行，因此必須讓運營團隊參與進來。

PA：經(jīng)常被忽視但具有巨大影響力的團隊，可以幫助實現(xiàn)從舊辦公室到全新辦公室的無縫過渡。

財務(wù)：不用說，讓財務(wù)團隊的資深人士參與是至關(guān)重要的?？梢杂行Ч芾眍A(yù)算并可以照顧相關(guān)管理人員（提高采購訂單，確保支付發(fā)票等）的人非常重要。

所以，您已經(jīng)確定了搬遷辦公室的原因，組建了您的公司 A 團隊，現(xiàn)在是討論您想要創(chuàng)建什么樣的工作場所以及需要什么樣的空間來實現(xiàn)的時候了。

3. 什么空間適合我們公司？

現(xiàn)在是時候作為一個團隊聚在一起討論您對當前工作場所的喜歡和不喜歡的地方，并簡要說明您想要實現(xiàn)的目標。

將自己鎖在某個房間的某個地方（不必在辦公室），并為您的新工作場所制定愿望清單。這可以包括幾乎所有內(nèi)容，從擁抱新技術(shù)、采用新的、更靈活的工作方式、增加協(xié)作和創(chuàng)造力到您想要的接待區(qū)類型。

尋找解決當前辦公室中存在的問題的方法也很重要。不同團隊之間可能缺乏定期溝通，缺乏會議室的可用性，員工對離開辦公桌工作感到不自信和/或無處可接私人電話或與工作相關(guān)的電話。當您開始與商業(yè)地產(chǎn)代理和辦公室設(shè)計和建造公司交談時，所有這些問題對于查明并包含在摘要中都很重要。

在尋找新空間時，這份最初的愿望清單將變成您的簡介，因此請確保您包含所有內(nèi)容，否則相同的問題可能會再次出現(xiàn)在您的新辦公室中。

所有這些因素都會影響您正在尋找的空間類型以及最終的辦公室設(shè)計，因此請花時間詳細討論它們，最終是值得的。還值得補充的是，這不一定只需要團隊成員參與，舉辦公司會議以聽取員工的意見也是非常寶貴的。

因此，新組建的團隊不僅討論了您為什么需要搬遷辦公室，還討論了您的新工作場所應(yīng)該為您提供的服務(wù)。這已經(jīng)構(gòu)成了你的簡介的基礎(chǔ)，那么接下來呢？

4. 與商業(yè)地產(chǎn)代理交談

那里有許多商業(yè)地產(chǎn)代理，因此在創(chuàng)建候選名單并聯(lián)系之前，請花一些時間研究潛在的候選人并征求建議。

在選擇幾個您可以查看的潛在空間之前，代理會詢問您希望新辦公室位于何處、何時需要搬入以及需要多少空間。隨意與一些您相信可以為您找到完美空間的可靠代理商互動。

5. 與辦公室設(shè)計和建造公司交談

當您正在與您選擇的商業(yè)地產(chǎn)代理尋找新空間時，還建議您開始研究和接觸辦公室設(shè)計并建立您可能與之合作的公司。

您越早選擇合作伙伴來設(shè)計和建造您的新工作場所，您就可以越早開始規(guī)劃您的辦公室搬遷。您與所選合作伙伴接觸的時間越多，成功的機會就越大，因為您將花費更多時間來制定您的簡介并準確定義對您的組織有用的內(nèi)容。

在您選擇空間時讓潛在的辦公室設(shè)計和建造合作伙伴參與也是可取的，因為他們可以提供試裝、進行可行性研究并提出可以證明是無價的建議并幫助您選擇最佳空間。

那么從哪里開始呢？我們該如何選擇合作伙伴來設(shè)計和建造我們的新辦公室。我們建議進行一些在線研究，并向朋友、同事和同行甚至鄰近公司尋求建議。

在聯(lián)系之前，花一些時間瀏覽每個公司的網(wǎng)站和案例研究，看看他們與誰合作過。聯(lián)系之后，公司應(yīng)該盡量安排時間來見你，討論你的目標和回答您可能遇到的任何問題。

你應(yīng)該問什么問題？這是一個可供選擇的列表：

1、您是否與我們行業(yè)的公司合作過？

2、您最近為誰交付了項目？（要求類似規(guī)模的項目）

3、您之前是否在該建筑物/區(qū)域工作過（您在此階段可能已選擇或未選擇空間）

4、您是否按照固定的價格預(yù)算工作？（無隱藏費用）

5、您是否在預(yù)約前提供空間規(guī)劃/試裝服務(wù)？

6、他們的財務(wù)狀況如何？

7、我們可以參觀您最近設(shè)計和建造的一些辦公室嗎？

8、他們能否在工作開始之前協(xié)助解決與房東和地方當局有關(guān)的任何問題，例如變更許可證？

9、您如何確保按時交付項目？

10、您對辦公家具有廣泛的了解嗎？

建議從您遇到的公司中選擇 2-3 家公司的候選名單，選擇您認為處于最佳位置、最有經(jīng)驗的公司來無縫交付您的項目。

讓這些選定的公司向您和您的團隊詳細介紹他們的設(shè)計愿景、他們提議的交付時間表、預(yù)算（稍后會詳細介紹），以及將交付項目的團隊及其經(jīng)驗。

提示：建議您訪問您的合作伙伴最近設(shè)計和建造的辦公室以及他們目前正在工作的網(wǎng)站，這樣，您可以直接看到他們交付的工作質(zhì)量，獲得客戶的推薦以及看看他們是如何在現(xiàn)場工作的。

6. 同意項目預(yù)算（并堅持下去）

搬遷辦公室對您的組織來說將是一項重大投資，因此確保您以正確的方式進行預(yù)算并探索所有可用的選項非常重要。

您選擇的辦公室設(shè)計和建造合作伙伴應(yīng)該能夠幫助您根據(jù)您想要創(chuàng)建的內(nèi)容以及項目的規(guī)模和復(fù)雜性來制定一些頂級預(yù)算。實際上，裝修成本取決于許多因素，包括：

1、選擇的建筑類型和空間

2、這座建筑有多老

3、其機械和電氣服務(wù)（供暖、空調(diào)、通風(fēng)等）的狀態(tài)

4、所需的飾面和家具的水平/質(zhì)量

5、IT/AV 升級成本

我們通常會與潛在客戶溝通，成本從每平方米 35 英鎊不等。英尺。對于基本的辦公室設(shè)計和裝修項目，每平方米高達 100 多英鎊。英尺。在不遺余力的情況下。

探索租賃選擇和相關(guān)的稅收減免也可能是有益的，從長遠來看，最終可以為您節(jié)省大量資金。與您的內(nèi)部稅務(wù)專家交談，或者如果您沒有內(nèi)部人員，建議與外部顧問交談，因為您可以通過以下方式節(jié)省：

1、最大化您的資本津貼

2、啟用在裝修期間使用可持續(xù)材料的稅收減免

3、注冊低息租賃選項

確保您選擇的合作伙伴可以按照您的預(yù)算工作，并且他們可以為從油漆和裝飾到存儲和家具成本的所有方面提供詳細的逐行成本明細。

與搬遷辦公室相關(guān)的成本不計其數(shù)，從大到小，因此您必須花時間與財務(wù)團隊和項目負責人一起定義和批準所有預(yù)算會計，而我們始終建議在應(yīng)急情況下進行建設(shè)以支付任何額外的不可預(yù)見的費用。

7. 選擇您的新辦公空間

因此，您選擇了一個滿足您所有要求的空間，進行了必要的調(diào)查和可行性研究，甚至讓您的辦公室設(shè)計和建造合作伙伴提供了一個試裝，以確保每個人和一切都適合，接下來怎么辦？

現(xiàn)在是時候與您的新房東協(xié)商您的新租約，確保所有成本都符合您的預(yù)算，并且按照市場標準不會過高。在此階段讓您的項目負責人參與以確?？焖僬勁泻徒鉀Q是值得的。

還建議您恢復(fù)到原始要求列表，以仔細檢查新空間是否會提供您想要和需要的一切：

一旦您對上述所有問題都得到解決感到高興，并且您和您的團隊也很高興，請繼續(xù)并在虛線上簽名。

注意：我們創(chuàng)建了一個專門的“尋找合適的辦公空間”清單，它在尋找新辦公室時提供了有用的指導(dǎo)和技巧。

8. 與您的辦公室設(shè)計合作伙伴密切合作

因此，既然您已經(jīng)選擇了一個新的空間和辦公室的設(shè)計和建造合作伙伴，并就交付項目的預(yù)算達成一致，現(xiàn)在是時候規(guī)劃項目以確保您的新辦公室按時按預(yù)算交付。

您的伴侶可以協(xié)助您獲得相關(guān)許可和許可，以便從您的房東以及必要時獲得地方當局的許可。一旦所有必需的文書工作都準備就緒，您應(yīng)該開始討論包含時間安排和關(guān)鍵里程碑的詳細計劃，這對任何辦公室設(shè)計和建造項目都至關(guān)重要。與其他租戶、您的新鄰居合作，傳達您的計劃并確保在工作時間之外安排任何破壞性、嘈雜的工作和龐大的交付也很重要。

在商定此活動計劃的同時，您和您的團隊在敲定和簽署新的工作場所設(shè)計之前，與設(shè)計師討論您希望采用的設(shè)計風(fēng)格也很重要。這個過程可能涉及一系列的設(shè)計會議、研討會、前往陳列室選擇家具和其他飾面以及參觀其他辦公室以確定您的好惡。

您的合作伙伴還可以根據(jù)所提供的簡介和反饋，制作您的空間外觀的模型和 3D 渲染圖?，F(xiàn)在，您的新辦公室真的煥然一新了。

9. 選擇合適的辦公家具

設(shè)計已經(jīng)敲定，您的項目計劃已經(jīng)達成一致，每個人都在準備前往現(xiàn)場交付項目，不要忘記花一些時間為您的新工作場所選擇合適的家具。

您的辦公家具選擇很重要，因為它應(yīng)該反映您的品牌，并且將成為您新工作場所中最顯眼的元素?；〞r間評估和選擇座位、辦公桌、協(xié)作家具和會議室桌可以產(chǎn)生巨大的不同，有助于創(chuàng)建一個真正反映并為您的組織工作的工作場所。

為辦公室的不同區(qū)域選擇合適的家具也很重要。我們在這里的意思是，選擇特定的家具可以表示特定區(qū)域的設(shè)計目的：

1、舒適的沙發(fā)促進非正式合作

2、高桌促進快速站立會議

3、私人電話亭和/或工作人員可以集中注意力的地方

4、符合人體工程學(xué)的座椅適合辦公桌工作

有大量的選擇和許多優(yōu)質(zhì)的家具品牌可供選擇，因此建議您花一些時間與辦公室設(shè)計和建造合作伙伴的家具專家一起參觀陳列室，并聽取他們的建議。

家具在工作場所健康方面也發(fā)揮著越來越重要的作用，越來越多的公司為員工選擇坐站兩用辦公桌、專為快速、高效的站立會議而設(shè)計的高桌，以及為員工提供集中注意力的空間。

在做出選擇之前，請花點時間聽取家具專家的建議，確保它在您的預(yù)算范圍內(nèi)，并且每件物品都能按時交付。

10. 管理您的辦公室搬遷

該項目正在進行中，您的員工（和您）對他們的新工作場所感到興奮，一切都開始融合在一起，那么您如何管理辦公室搬遷并過渡到新空間。

有很多事情需要考慮和做，所以制定一個待辦事項清單，有效地委派，定期召開項目團隊會議，并確保一切都按時進行。您的任務(wù)列表可能包括下面列出的一些項目：

辦公室搬家待辦事項清單

1、辦公室搬遷日期和信息是否已傳達給所有員工和客戶？

2、在與營銷團隊合作通過電子郵件和/或直郵活動通知所有客戶時，向員工發(fā)送包含所有相關(guān)信息的時事通訊可能是贏家

3、安排板條箱和箱子交付，以便開始打包

4、包裝，包裝，包裝——決定什么需要來到新辦公室，什么需要處理

5、與您的搬家公司交談，以確保他們可以處理所有事情并且所有時間安排一致

6、在搬入之前檢查您的新辦公室是否安全并且可以接受所有交付

7、在辦公室搬遷當天安排一個入職早晨，向員工展示新辦公室（如果在搬遷之前沒有安排參觀）并告訴他們他們將坐在哪里（如果他們已經(jīng)分配了辦公桌）

8、協(xié)調(diào)所有假期，以便關(guān)鍵人員可以搬家

9、與辦公室設(shè)計和裝修 合作伙伴合作，提前消除任何缺陷或障礙

10、確保在辦公室搬遷之前交付、安裝和測試所有 IT 設(shè)備

11、訂購咖啡、茶、衛(wèi)生紙和肥皂

定期現(xiàn)場會議應(yīng)標記任何問題或挑戰(zhàn)，讓您有時間適應(yīng)，但希望一切都按照您商定的計劃進行。隨著項目接近完成，花一些時間評估你的新空間，突出你想要改變的任何東西——這可以從相對較小的到更嚴重的。您的目標應(yīng)該是確保在您的員工搬入并開始工作時一切都是完美的。

搬進去

幾乎是時候搬家了，似乎有一百萬零一件事需要提前處理，但您的重點應(yīng)該在哪里？

隨著您的辦公室搬遷日臨近，重點應(yīng)該是確保一切準備就緒并在員工到達時工作。我們建議您與您的設(shè)計和建造合作伙伴密切合作，以確定潛在問題，重要的是及時提出解決方案。您的所有家具都應(yīng)提前安裝，并且 IT 和 AV 系統(tǒng)經(jīng)過測試并正常工作，這可能包括新的臺式電腦、會議室屏幕、門禁卡、WiFi 接入和速度等等。

如前所述，與員工溝通至關(guān)重要，確保每個人都知道如何到達新辦公室、擁有所需的門禁卡（如有必要）以及知道他們將坐在哪里很重要。提前安排現(xiàn)場參觀前的準備工作可能非常有益，但要盡量確?，F(xiàn)場整潔且易于訪問——或者盡可能接近完工和移交，這樣工作人員才能真正了解現(xiàn)場情況?？臻g。

入住當天，舉辦團隊早餐會，讓您的項目負責人向每個人講話，談?wù)撔鹿ぷ鲌鏊捌渲荚趯崿F(xiàn)的目標，并留出一些時間進行問答。讓員工接受新空間很重要，因此請確保他們知道向誰提出問題或疑問，并且他們知道如何使用任何新功能或技術(shù)——為所有員工提供問答表是分享重要信息的好方法.

提示： 炫耀您美妙的新空間并舉辦邀請客戶和員工的派對——這是一個新時代的開始，因此值得紀念。