在簽訂合同或預(yù)留預(yù)算之前，每個(gè)新項(xiàng)目都從一個(gè)計(jì)劃開始。為了應(yīng)對(duì)工作帶來的混亂，領(lǐng)導(dǎo)者必須有一個(gè)完整且經(jīng)過深思熟慮的項(xiàng)目管理計(jì)劃。

這可以是一份文件，可以預(yù)測工作需要多長時(shí)間、主要利益相關(guān)者是誰、預(yù)期可交付成果和時(shí)間、緊急情況或延誤情況下的突發(fā)事件，以及有助于任何經(jīng)理處理不可預(yù)見的情況和新情況的詳細(xì)信息挑戰(zhàn)。
項(xiàng)目管理計(jì)劃是指導(dǎo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)從開始日期到完成的路線圖。這是以最小的壓力執(zhí)行成功項(xiàng)目的關(guān)鍵。
當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者仔細(xì)規(guī)劃未來的路線，使用正確的策略、輸入和工具時(shí)，他們可以讓團(tuán)隊(duì)高效工作并完成工作。
以下是為任何項(xiàng)目制定更好計(jì)劃的四個(gè)步驟。

1.將項(xiàng)目管理計(jì)劃放在Zoho Projects中

實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的關(guān)鍵部分是確保團(tuán)隊(duì)對(duì)這些目標(biāo)有清晰的認(rèn)識(shí)，并了解他們的個(gè)人角色如何適應(yīng)更大的任務(wù)。他們需要知道沿途的每一步將如何做出貢獻(xiàn)。領(lǐng)導(dǎo)者通過寫下計(jì)劃的簡短摘要來準(zhǔn)備更有效地制定戰(zhàn)略并響應(yīng)工人的需求。
在Zoho Projects項(xiàng)目管理系統(tǒng)中新建一個(gè)文檔，包括以下內(nèi)容：
定義您的項(xiàng)目管理計(jì)劃要解決的問題。
說明企業(yè)將如何受益。
列出沿途的主要步驟。
包括團(tuán)隊(duì)可能遇到的任何困難和項(xiàng)目涉及的風(fēng)險(xiǎn)。
建立成功完成的條件，包括相關(guān)指標(biāo)。
一旦你有一份總結(jié)這些關(guān)鍵點(diǎn)的文件，你就可以深入研究細(xì)節(jié)，而不會(huì)忽視大局。保持摘要簡短有助于您專注于最重要的方面。如果您不確定如何開始，請(qǐng)嘗試查看示例項(xiàng)目管理計(jì)劃。

2.仔細(xì)考慮時(shí)間線和范圍

讓員工按時(shí)完成任務(wù)對(duì)于一項(xiàng)計(jì)劃是否在預(yù)算范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)至關(guān)重要。領(lǐng)導(dǎo)者通過為可交付成果設(shè)定有意義的里程碑和可實(shí)現(xiàn)的截止日期來推動(dòng)團(tuán)隊(duì)前進(jìn)。如果每個(gè)人都知道時(shí)間表，收到定期提醒，并且知道在出現(xiàn)問題時(shí)如何升級(jí)情況，那么團(tuán)隊(duì)就可以按時(shí)完成工作。
另一方面，當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員忙于無關(guān)緊要的任務(wù)時(shí)，它可能會(huì)導(dǎo)致大問題。這就是為什么制定項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃至關(guān)重要的原因。項(xiàng)目經(jīng)理必須評(píng)估目標(biāo)和里程碑，準(zhǔn)確分解需要完成的工作以及必須等待下一次完成的任務(wù)。在分配任何工作或接受對(duì)計(jì)劃的建議更改之前，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該準(zhǔn)確地了解這些轉(zhuǎn)變?nèi)绾芜m應(yīng)既定范圍，并了解超出您范圍的任何任務(wù)。

3.與利益相關(guān)者溝通

從一開始就建立項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃是防止團(tuán)隊(duì)偏離軌道或犯下浪費(fèi)性錯(cuò)誤的另一種方法。這種安排應(yīng)包括核心團(tuán)隊(duì)、可能偶爾參與的任何其他員工、管理人員以及可能需要不時(shí)更新的任何外部合作伙伴或供應(yīng)商。對(duì)于每個(gè)受眾，項(xiàng)目經(jīng)理都需要清楚地了解要使用的最佳溝通工具、他們需要的信息類型以及要提供的詳細(xì)程度。

4.預(yù)測問題

在任何項(xiàng)目中，都會(huì)有延誤、沖突和并發(fā)癥。完善的風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃可以限制這些問題的影響，并可能警告工人完全避免這些問題。領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該提前考慮所有可能出現(xiàn)的問題，評(píng)估它們的可能性，并分配管理它們的責(zé)任。制定響應(yīng)和應(yīng)急計(jì)劃并在整個(gè)項(xiàng)目中密切監(jiān)控這些問題可以避免災(zāi)難。
在設(shè)置里程碑、協(xié)調(diào)溝通和解決風(fēng)險(xiǎn)之間，維護(hù)項(xiàng)目管理計(jì)劃模板中的所有信息可能很快就會(huì)失控。幸運(yùn)的是，在使用Zoho Projects等項(xiàng)目管理解決方案時(shí)，制定詳細(xì)的步驟并根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整要簡單得多。結(jié)合正確的軟件和良好的項(xiàng)目管理計(jì)劃，領(lǐng)導(dǎo)者可以安排任務(wù)、設(shè)定可交付成果的最后期限，并保持對(duì)項(xiàng)目不同方面如何相互影響的可見性。