一家企業(yè)的采購(gòu)能力在很大程度上取決于其采購(gòu)管理系統(tǒng)的有效性。當(dāng)系統(tǒng)運(yùn)行良好時(shí)，那么采購(gòu)就會(huì)相當(dāng)順利。如果你使用的是一個(gè)低效的系統(tǒng)，那就會(huì)導(dǎo)致一大堆常見(jiàn)的采購(gòu)問(wèn)題。
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無(wú)論采購(gòu)錯(cuò)誤的根本原因是什么，任其發(fā)展，最終會(huì)給企業(yè)帶來(lái)很大的損失。以下是你可能會(huì)遇到的十個(gè)最常見(jiàn)的且代價(jià)最高的采購(gòu)錯(cuò)誤，以及8Manage SRM采購(gòu)管理系統(tǒng)如何幫助避免和糾正這些錯(cuò)誤。

1. 不進(jìn)行談判
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對(duì)于那些你打算與之保持長(zhǎng)期關(guān)系的供應(yīng)商，詢問(wèn)他們是否會(huì)就重復(fù)訂單進(jìn)行談判是值得的。談判達(dá)成對(duì)雙方都有利的交易是一回事，而每次下訂單時(shí)都試圖討價(jià)還價(jià)又是另一回事。
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2. 忽視你的供應(yīng)商
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供應(yīng)商通常是了解更多可用產(chǎn)品和尋找最佳交易的好資源。請(qǐng)確保與你的供應(yīng)商保持良好的關(guān)系，并跟蹤他們目前的溝通，這樣你就不會(huì)錯(cuò)過(guò)一些可能對(duì)企業(yè)有利的東西。
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自動(dòng)化可以幫助解決這個(gè)問(wèn)題的一種方式是讓你選擇建立一個(gè)供應(yīng)商自助服務(wù)門(mén)戶，比如8Manage SRM采購(gòu)管理系統(tǒng)。你的供應(yīng)商可以登錄到8Manage系統(tǒng)，更新他們的信息，提供缺失的文件，并找到客戶服務(wù)問(wèn)題的答案。這些功能有助于改善你和你的供應(yīng)商之間的溝通。
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3. 超出預(yù)算
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通過(guò)定期的預(yù)算更新可以對(duì)付這個(gè)常見(jiàn)的采購(gòu)問(wèn)題。確保你與供應(yīng)鏈中的所有環(huán)節(jié)進(jìn)行溝通，讓每個(gè)人在支出限制方面保持一致。你還可以使用8Manage SRM等采購(gòu)管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)施更好的采購(gòu)控制。
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4. 做出倉(cāng)促?zèng)Q定
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倉(cāng)促采購(gòu)可能會(huì)導(dǎo)致決策失誤。雖然及時(shí)性很重要，但也要為最好的交易貨比三家，并與企業(yè)的其他人反復(fù)核對(duì)（尤其是大訂單），以確保你需要訂購(gòu)的物品以及下訂單的數(shù)量是值得的。
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8Manage SRM的采購(gòu)訂單功能可以幫助解決這個(gè)問(wèn)題，使你在一個(gè)易于搜索的數(shù)據(jù)庫(kù)中跟蹤舊的訂單。這樣你就很容易知道過(guò)去使用的每種產(chǎn)品的數(shù)量，以便為將來(lái)做計(jì)劃。該系統(tǒng)還自動(dòng)檢查，確保沒(méi)有人把任何重復(fù)的訂單放在一起。
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5. 隔離重大決策
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你希望你的采購(gòu)系統(tǒng)能夠順利地推動(dòng)事情的發(fā)展。在追求這一目標(biāo)的過(guò)程中，你很想在采購(gòu)決策上不打擾其他部門(mén)的工作。但這很容易適得其反，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，最終會(huì)花費(fèi)更多的時(shí)間和金錢(qián)。
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對(duì)于會(huì)影響到其他部門(mén)的重大采購(gòu)決定，在下最終訂單之前獲得他們的意見(jiàn)是有意義的。保持溝通的渠道暢通，對(duì)做出有利于整個(gè)企業(yè)的采購(gòu)決策有很大幫助。這可能需要在組織結(jié)構(gòu)上做出某些改變。你可以通過(guò)使用旨在共同工作的8Manage系統(tǒng)使相關(guān)部門(mén)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，從而支持這些變化。
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6. 太死板
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在一個(gè)快節(jié)奏的商業(yè)世界里，不靈活會(huì)對(duì)你的采購(gòu)系統(tǒng)造成嚴(yán)重?fù)p失。一個(gè)過(guò)于精簡(jiǎn)和僵化的采購(gòu)系統(tǒng)意味著，如果你的供應(yīng)商之一沒(méi)有你所需要的物品，或者如果其他供應(yīng)商為你提供更好的交易，你將無(wú)法迅速響應(yīng)。
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當(dāng)然，供應(yīng)鏈有太多的靈活性也會(huì)有其缺點(diǎn)。雖然敏捷、靈活的戰(zhàn)略具有高度的適應(yīng)性，但它也可能變得難以控制和預(yù)測(cè)。你需要在精益和敏捷采購(gòu)之間找到一個(gè)適合企業(yè)的平衡點(diǎn)。
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7. 未能建立內(nèi)部政策
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雖然靈活性很重要，但你也需要制定明確的政策來(lái)管理你的采購(gòu)戰(zhàn)略。如果沒(méi)有明確的政策，采購(gòu)人員就沒(méi)有處理日常采購(gòu)任務(wù)的最優(yōu)方法或如何處理問(wèn)題的準(zhǔn)則。
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制定企業(yè)采購(gòu)政策有助于保持事情的順利進(jìn)行，使采購(gòu)行為標(biāo)準(zhǔn)化，并使你的員工做好預(yù)防或快速處理障礙的準(zhǔn)備。而且，對(duì)你的采購(gòu)軟件進(jìn)行編程以自動(dòng)執(zhí)行企業(yè)政策是很容易的。只要記得定期審查你的標(biāo)準(zhǔn)，以保持它們與企業(yè)當(dāng)前需求同步。
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8. 不分享你的供應(yīng)商政策
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大多數(shù)企業(yè)都知道他們對(duì)供應(yīng)商和供應(yīng)商的期望。但許多人沒(méi)有把這些期望傳達(dá)給他們的供應(yīng)商，更沒(méi)有要求供應(yīng)商同意遵守政策。但是，如果沒(méi)有這樣的政策，如果出現(xiàn)漲價(jià)、網(wǎng)絡(luò)安全漏洞、延遲交貨或任何其他問(wèn)題，你將受制于供應(yīng)商的客戶服務(wù)。
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9. 拒絕技術(shù)
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在某些情況下，企業(yè)對(duì)使用新技術(shù)來(lái)改善業(yè)務(wù)流程持懷疑態(tài)度。他們可能會(huì)擔(dān)心額外的成本或有安全方面的顧慮。但事實(shí)是，8Manage SRM這樣的專(zhuān)業(yè)采購(gòu)管理系統(tǒng)在節(jié)省時(shí)間和金錢(qián)的同時(shí)，也改善了整個(gè)采購(gòu)流程。
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使用電子采購(gòu)軟件的企業(yè)大大減少了他們的申購(gòu)訂單周期、申購(gòu)到訂單的成本，并減少了異常開(kāi)支。他們也傾向于改善支出管理。采購(gòu)軟件也很安全，而且非常方便用戶使用。此外，軟件即服務(wù)（SaaS）的模式使你的IT部門(mén)不再承擔(dān)維護(hù)這項(xiàng)技術(shù)的負(fù)擔(dān)。
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10. 沒(méi)有很好地使用技術(shù)
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可靠的采購(gòu)管理系統(tǒng)可以消除許多常見(jiàn)的采購(gòu)錯(cuò)誤，但前提是你要有效地使用它。8Manage SRM這樣的系統(tǒng)能夠快速、有效地生成采購(gòu)訂單，還可以執(zhí)行企業(yè)政策和最佳實(shí)踐。它以易于搜索的格式存儲(chǔ)所有采購(gòu)信息，因此你可以跟蹤資金，并將采購(gòu)訂單與進(jìn)貨相匹配。但是，如果系統(tǒng)沒(méi)有設(shè)置好或正確使用，那么它就無(wú)濟(jì)于事。
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這就是與可靠的采購(gòu)管理系統(tǒng)供應(yīng)商合作如此重要的原因。8Manage SRM作為新一代的端到端采購(gòu)管理系統(tǒng)，基于WBS架構(gòu)，通過(guò)本地或云端部署方式，輕松實(shí)現(xiàn)企業(yè)一站式電子采購(gòu)。
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8Manage SRM系統(tǒng)對(duì)采購(gòu)每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)密的跟蹤與管理，從供應(yīng)商篩選到發(fā)票與付款的全采購(gòu)流程管理，對(duì)企業(yè)采購(gòu)執(zhí)行過(guò)程進(jìn)行科學(xué)管控，把采購(gòu)中人為干預(yù)的程度降至最低。目前，8Manage SRM采購(gòu)管理解決方案已成功應(yīng)用于中國(guó)移動(dòng)、天健集團(tuán)、周生生等知名大型企業(yè)單位。