項(xiàng)目管理協(xié)會（PMI）創(chuàng)建了一個五步項(xiàng)目管理流程，即從啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控到結(jié)束，為項(xiàng)目經(jīng)理更好地管理項(xiàng)目提供了現(xiàn)成的基礎(chǔ)。如果你正為范圍蔓延、返工或項(xiàng)目總體混亂而苦惱，那么遵循項(xiàng)目管理的五個階段，你的團(tuán)隊(duì)將會重回正軌。

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遵循項(xiàng)目階段的好處

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項(xiàng)目如果沒有堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，其績效不佳的風(fēng)險更大。與其抱著放任自由的態(tài)度對待項(xiàng)目，不如采用分階段的方法，以便在項(xiàng)目績效上看到可衡量的差異。

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事實(shí)上，遵循這些項(xiàng)目生命周期階段有很多好處。

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1、明確性和方向性

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將項(xiàng)目劃分為幾個明確的階段，可以使項(xiàng)目更易于實(shí)施。這樣可確保你在開始任何工作之前就確定項(xiàng)目的各個方面，為團(tuán)隊(duì)提供清晰的路線圖，不會忽略重要細(xì)節(jié)。

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2、提高工作產(chǎn)出

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將項(xiàng)目分成幾個階段可以為你提供定期檢查點(diǎn)來評估團(tuán)隊(duì)的工作。你可以發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目可交付成果與項(xiàng)目計(jì)劃之間的差異，讓團(tuán)隊(duì)有時間及早解決問題。

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3、更好的士氣和責(zé)任感

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清晰的項(xiàng)目生命周期階段為團(tuán)隊(duì)中的每個人提供了明確的行動項(xiàng)目。他們不需要去思考知道需要做什么或者是否會成功，這一切都在項(xiàng)目計(jì)劃中闡明。當(dāng)完成里程碑時，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會有更大的成就感，從而鼓舞士氣。

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貫穿項(xiàng)目生命周期的 5 個階段

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準(zhǔn)備好在項(xiàng)目中實(shí)施階段管理了嗎？跟著以下提示來簡化項(xiàng)目從啟動到結(jié)束的整個過程吧。

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1. 項(xiàng)目啟動

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在項(xiàng)目啟動階段，將會進(jìn)行的事情有：

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●?確定項(xiàng)目的商業(yè)案例

●?進(jìn)行可行性研究，確保項(xiàng)目可行

●?列出應(yīng)通知的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、利益相關(guān)者和團(tuán)隊(duì)成員名單

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安排一次啟動會議以開始項(xiàng)目。會議應(yīng)包括項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的所有成員，以及利益相關(guān)者。在會議期間，將需要創(chuàng)建項(xiàng)目章程、概述項(xiàng)目的愿景和方向。

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2. 項(xiàng)目規(guī)劃

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項(xiàng)目規(guī)劃聽起來可能與啟動類似，但兩者并不相同。在啟動階段，你要對項(xiàng)目進(jìn)行論證，并召集專家團(tuán)隊(duì)。在項(xiàng)目規(guī)劃階段，你要制定項(xiàng)目計(jì)劃，其中包括：

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●?決定項(xiàng)目時間表

●?確定可交付成果的優(yōu)先次序

●?確定項(xiàng)目范圍

●?設(shè)定 SMART 目標(biāo)

●?創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)，將任務(wù)分解為更小、更易于管理的組成部分

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項(xiàng)目管理過程中的這一部分可能會讓人有點(diǎn)不知所措，因此最好將所有內(nèi)容都輸入到8Manage PM項(xiàng)目管理軟件中。在8Manage PM中集思廣益，只需點(diǎn)擊幾下就能將想法轉(zhuǎn)化為項(xiàng)目和任務(wù)。你可以通在看板視圖或甘特圖視圖可視化項(xiàng)目路線圖，以在高層次上查看項(xiàng)目計(jì)劃并相應(yīng)地調(diào)整所有內(nèi)容。

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3. 項(xiàng)目執(zhí)行

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有了項(xiàng)目計(jì)劃，項(xiàng)目經(jīng)理就需要忙著在執(zhí)行階段創(chuàng)建可交付成果。如果你有兩個以上的利益相關(guān)者，最好在項(xiàng)目管理軟件中監(jiān)控所有工作。

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使用實(shí)時的8Manage PM儀表板可以跟蹤團(tuán)隊(duì)進(jìn)度，全面了解整個團(tuán)隊(duì)或部門的項(xiàng)目狀態(tài)和剩余任務(wù)。8Manage PM項(xiàng)目可交付成果模板也有助節(jié)省時間，添加項(xiàng)目任務(wù)后，只需幾分鐘就能在系統(tǒng)自動監(jiān)控所有狀態(tài)。

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最重要的是，如果任何任務(wù)或項(xiàng)目出現(xiàn)問題，這款項(xiàng)目管理生命周期軟件會提醒你或?qū)ｉT的項(xiàng)目經(jīng)理。這樣就可以及早干預(yù)，從而避免失敗。

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4. 項(xiàng)目監(jiān)控

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初步執(zhí)行工作開始后，就到了監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度的時候了。在這一階段，你將監(jiān)控項(xiàng)目控制，包括成本、風(fēng)險、時間、范圍、資源和質(zhì)量。

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設(shè)置自定義的 8Manage PM儀表板，將實(shí)時項(xiàng)目數(shù)據(jù)整合到一個簡潔直觀的可視化界面中。你將在一個地方看到所有指標(biāo)和關(guān)鍵績效指標(biāo) (KPI)，確定工作優(yōu)先級，并在最短時間內(nèi)做出決策。

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但項(xiàng)目績效只是難題的一小部分。你還需要管理員工，這就需要密切關(guān)注團(tuán)隊(duì)的工作量。

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8Manage PM內(nèi)置工時表和工作負(fù)載，可讓你即時了解團(tuán)隊(duì)的工作量，以便進(jìn)行相應(yīng)的分工。系統(tǒng)的資源分配工具使你一目了然地查看是否在整個項(xiàng)目中正確分配了資源，以便每個人都在工作并且平衡了工作負(fù)載。

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此外，8Manage 的工時表功能可自動地跟蹤每個項(xiàng)目計(jì)劃與實(shí)際的工作量。如果你管理的人員較多，可按工作類型、員工個人或部門級別來查看。

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5.?項(xiàng)目結(jié)束

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到了結(jié)束階段，項(xiàng)目經(jīng)理也該收拾殘局了。當(dāng)然，在 8Manage PM項(xiàng)目管理軟件中結(jié)束項(xiàng)目是必須的，但在此之前，要與團(tuán)隊(duì)安排一次事后總結(jié)。

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事后總結(jié)會議會審視哪些地方做得對，哪些地方可以做得更好。如果項(xiàng)目失敗了，或者有些事情沒有按照計(jì)劃進(jìn)行，那就記下來，以便下一個項(xiàng)目使用。如果項(xiàng)目成功了，請?jiān)谑潞罂偨Y(jié)中詳細(xì)說明成功的原因，以便在今后的項(xiàng)目中復(fù)制。

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8Manage PM為你提供了一份現(xiàn)成的事后總結(jié)文檔，用于發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目趨勢。你可以在文檔中收集項(xiàng)目數(shù)據(jù)，與團(tuán)隊(duì)一起審查，再與所有人分享。系統(tǒng)還支持文檔的檢入與檢出管理，版本控制，全文檢索與知識管理，有效提高工作效率。

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在下一個項(xiàng)目之前，請務(wù)必查看以往的事后總結(jié)文檔，以便在未來創(chuàng)造更顯著的成果。

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在8Manage PM中構(gòu)建更好的項(xiàng)目工作流

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項(xiàng)目階段可簡化你的工作流程，提高團(tuán)隊(duì)的工作質(zhì)量，從而全面提升業(yè)績。

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項(xiàng)目管理軟件是分階段項(xiàng)目管理的必備軟件。8Manage PM不僅能將所有項(xiàng)目、任務(wù)、溝通和文檔集中在同一平臺上，還能支持更結(jié)構(gòu)化的項(xiàng)目管理方法。系統(tǒng)實(shí)行動態(tài)的業(yè)務(wù)管理，實(shí)時同步項(xiàng)目計(jì)劃與執(zhí)行，可同時管理需求溝通與變更，問題與風(fēng)險自動預(yù)警上報，全方位有效幫助團(tuán)隊(duì)協(xié)作并進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施和收尾，按時交付成果。

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使用8Manage PM項(xiàng)目管理軟件，你可以輕松完成項(xiàng)目管理生命周期的每個階段，也可以針對不同的項(xiàng)目階段，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。