企業(yè)郵箱外發(fā)郵件監(jiān)控是企業(yè)信息安全管理的重要環(huán)節(jié)之一。通過監(jiān)控企業(yè)員工的外發(fā)郵件，可以防止信息泄露、保護(hù)企業(yè)機(jī)密和敏感信息的安全。本文將介紹幾種常見的企業(yè)郵箱外發(fā)郵件監(jiān)控方法及詳細(xì)的步驟。

一、郵件審計(jì)工具監(jiān)控

郵件審計(jì)工具是一種專門用于監(jiān)控企業(yè)郵箱外發(fā)郵件的軟件。它可以記錄和分析企業(yè)員工的郵件發(fā)送行為，包括發(fā)送的郵件內(nèi)容、附件、收件人等信息。以下是使用郵件審計(jì)工具監(jiān)控企業(yè)郵箱外發(fā)郵件的步驟：

1. 選擇合適的郵件審計(jì)工具：市面上有很多郵件審計(jì)工具可供選擇，如洞察眼MIT系統(tǒng)、Symantec Mail Security、McAfee Email Gateway等?？梢愿鶕?jù)企業(yè)的需求和預(yù)算選擇合適的工具。

2. 安裝和配置郵件審計(jì)工具：根據(jù)郵件審計(jì)工具的安裝指南，將工具安裝在企業(yè)的郵件服務(wù)器上，并進(jìn)行相應(yīng)的配置，如設(shè)置審計(jì)規(guī)則、日志存儲位置等。

3. 啟動(dòng)郵件審計(jì)功能：在工具的管理界面中，啟動(dòng)郵件審計(jì)功能，并選擇需要監(jiān)控的郵件賬號或郵件組。

4. 設(shè)置審計(jì)規(guī)則：根據(jù)企業(yè)的需求，設(shè)置審計(jì)規(guī)則，如監(jiān)控特定關(guān)鍵詞、特定附件類型等。這樣，當(dāng)員工發(fā)送包含這些關(guān)鍵詞或附件的郵件時(shí)，工具會(huì)自動(dòng)記錄并生成審計(jì)報(bào)告。

5. 查看審計(jì)報(bào)告：定期查看郵件審計(jì)工具生成的審計(jì)報(bào)告，了解員工的郵件發(fā)送行為，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況。

二、郵件代理服務(wù)器監(jiān)控

企業(yè)可以通過設(shè)置郵件代理服務(wù)器來監(jiān)控員工的外發(fā)郵件。郵件代理服務(wù)器是一種位于企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)之間的服務(wù)器，它可以攔截和監(jiān)控企業(yè)員工發(fā)送的郵件。以下是使用郵件代理服務(wù)器監(jiān)控企業(yè)郵箱外發(fā)郵件的步驟：

1. 部署郵件代理服務(wù)器：在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中選擇一臺服務(wù)器，安裝并配置郵件代理服務(wù)器軟件，如Microsoft Exchange Server、Postfix等。

2. 設(shè)置郵件代理規(guī)則：在郵件代理服務(wù)器中，設(shè)置郵件代理規(guī)則，如攔截所有外發(fā)郵件、攔截特定關(guān)鍵詞的郵件等。

3. 監(jiān)控郵件代理服務(wù)器日志：定期查看郵件代理服務(wù)器生成的日志文件，了解員工的郵件發(fā)送行為，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況。

4. 配置郵件審計(jì)功能：一些郵件代理服務(wù)器軟件提供郵件審計(jì)功能，可以記錄和分析員工的郵件發(fā)送行為。根據(jù)軟件的配置指南，啟動(dòng)郵件審計(jì)功能，并設(shè)置審計(jì)規(guī)則。

三、員工教育和培訓(xùn)

除了使用技術(shù)手段監(jiān)控外發(fā)郵件，企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)員工的教育和培訓(xùn)，提高員工的信息安全意識和保密意識。以下是一些員工教育和培訓(xùn)的方法：

• 信息安全政策宣傳：向員工宣傳企業(yè)的信息安全政策，明確規(guī)定員工在外發(fā)郵件時(shí)應(yīng)遵守的規(guī)則和要求。

• 員工培訓(xùn)：定期組織員工培訓(xùn)，教育員工如何正確使用企業(yè)郵箱，如何識別和防范網(wǎng)絡(luò)釣魚郵件、惡意軟件等。

• 內(nèi)部溝通和交流：建立良好的內(nèi)部溝通和交流機(jī)制，讓員工能夠及時(shí)向上級報(bào)告異常情況，如發(fā)現(xiàn)自己的郵箱被黑客入侵、發(fā)現(xiàn)同事的郵件發(fā)送行為異常等。