EDM（Enterprise Document Management）系統(tǒng)是一種用于管理和組織企業(yè)文檔的軟件系統(tǒng)。它提供了多種功能來有效地管理企業(yè)內(nèi)部和外部的各種文檔和圖紙。以下是EDM系統(tǒng)常見的功能：

文檔存儲和檢索

EDM系統(tǒng)提供了統(tǒng)一的文檔存儲庫，使用戶可以方便地上傳、存儲和組織各種類型的文檔。同時，系統(tǒng)還支持快速檢索功能，利用關(guān)鍵字、屬性或標簽等方式進行文檔搜索，提高文檔訪問的效率。

版本控制和協(xié)同編輯

EDM系統(tǒng)允許多個用戶同時編輯同一文檔，并提供版本控制功能，以追蹤和管理文檔的不同版本。這樣可以確保團隊成員之間的協(xié)同工作能夠有序進行，避免覆蓋、丟失或混淆文檔內(nèi)容。

權(quán)限和安全管理

EDM系統(tǒng)具備權(quán)限管理功能，可以對文檔和文件夾設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，控制用戶對文檔的查看、編輯、下載和刪除等操作。此外，系統(tǒng)還提供數(shù)據(jù)加密、防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問等安全性措施，確保文檔的機密性和完整性。

文檔審批和工作流程

EDM系統(tǒng)支持審批流程功能，可以定義并自動化文檔的審批過程。用戶可以將文檔提交到指定的審核人員進行審批，并跟蹤審批狀態(tài)和記錄審批意見。此外，系統(tǒng)還可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要定義和管理其他類型的工作流程，提升工作效率和質(zhì)量。

文檔歸檔和保留

EDM系統(tǒng)提供了文檔歸檔和保留功能，根據(jù)法規(guī)和合規(guī)要求，對某些文檔進行特殊處理，如歸檔至長期存儲介質(zhì)或按照一定的時間周期進行保留。這有助于滿足企業(yè)的法律合規(guī)性要求，并確保關(guān)鍵信息的長期保存和可追溯性。

搜索和報告

EDM系統(tǒng)具備高級搜索功能，允許用戶使用復(fù)雜的查詢條件進行數(shù)據(jù)檢索，并生成各種報表和統(tǒng)計數(shù)據(jù)以支持決策分析和業(yè)務(wù)管理。

需要注意的是，EDM系統(tǒng)的功能與具體的軟件產(chǎn)品有關(guān)，不同的系統(tǒng)可能會有差異。在選擇和實施EDM系統(tǒng)時，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的需求和特定情況來確定功能的重要性和適用性。