在我們固有的印象中，人事檔案就是紙質(zhì)檔案袋的形式存放于檔案館或存檔機(jī)構(gòu)。但是隨著社會的發(fā)展，云存儲、數(shù)字化等科學(xué)技術(shù)方法也越來越普及，這一方法同樣可以應(yīng)用于檔案數(shù)字化建設(shè)。如何用數(shù)字化技術(shù)“賦能”檔案工作？檔案數(shù)字化建設(shè)的意義在哪里？

首先，想要實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)，第一步就是需要對原檔案室的硬軟件進(jìn)行升級。最常見的檔案數(shù)字化手段，檔案數(shù)字化建設(shè)前期會投入大量人力物力，就是通過人工逐份將檔案進(jìn)行掃描、修圖、電子目錄制作，然后進(jìn)行分批上傳至服務(wù)器，由專業(yè)的檔案系統(tǒng)實行規(guī)范化管理。

檔案數(shù)字化建設(shè)的完成，可以方便快捷地進(jìn)行檔案查閱、檔案查找等工作，在一定程度上減少檔案的使用次數(shù)，從而降低檔案原件的破損、丟失風(fēng)險，這也在很大程度上保護(hù)了檔案原件。

但是科技是一把雙刃劍，一方面檔案數(shù)字化對檔案工作者來說十分友好，優(yōu)化了工作步驟，減輕了工作量；但是另一方面由于檔案的機(jī)密性，電子版檔案在一定程度上會存在檔案泄密的風(fēng)險。所以在數(shù)字化檔案的加密技術(shù)上，需要不斷地去更新完善；同時檔案管理人員需要責(zé)任到人，電子檔案的使用實行責(zé)任監(jiān)督制，規(guī)范各項辦事流程，必須將檔案安全放在第一位。

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