1.在組織會議之前，一定要明確會議的目的。無論會議的規(guī)模如何，都要明確會議需要討論和解決的問題，讓參與者知道并提前做好準(zhǔn)備。如果有會議信息需要讓參與者了解，一定要及時分發(fā)，并告訴參與者閱讀。

萬業(yè)會務(wù)

2.參與者的范圍必須正確。一般參與者需要組織者、主持人、會議參與者和記錄員。會議參與者的范圍既不能太大也不能太小。人太多，意見太多，分散，不易產(chǎn)生統(tǒng)一意見，也容易造成會議時間復(fù)雜；人太少，不能有效收集意見。

3.在會議前做好準(zhǔn)備。會議前的準(zhǔn)備工作應(yīng)包括會議通知的發(fā)放，通知內(nèi)容全面，包括時間、地點、話題、參與者、會議議程、所需時間、會議要求等。同時，要保證發(fā)放到位，避免因參與者未收到通知而影響參與。會議現(xiàn)場布置(包括會場宣傳橫幅懸掛、會議座位安排、座位簽字、水果、杯子、鮮花、資料、會議臺擺放方式)、調(diào)整燈光、揚聲器、空調(diào)等電子產(chǎn)品。

4.在會議過程中，應(yīng)充分調(diào)動主持人的協(xié)調(diào)作用?？茖W(xué)安排順序，一般重要問題討論。會議期間，要注意圍繞會議主題發(fā)言，同時控制發(fā)言時間。為了控制時間，一些企業(yè)設(shè)置了鬧鐘、提示器和其他系統(tǒng)來提醒他們。當(dāng)發(fā)言人離問題太遠(yuǎn)時，他們也可以提示主持人停止。當(dāng)會議主題無法爭論時，主持人應(yīng)及時協(xié)調(diào)會場，以確保會議的順利進(jìn)行。

5.會議期間，服務(wù)良好。比如每隔一段時間，工作人員就要續(xù)水，有時候會議需要臨時增加參與者，要及時聯(lián)系等。，并及時處理突發(fā)事件。

6.會議結(jié)束后。一些重要的會議也需要在會議結(jié)束后進(jìn)行記錄。督促會議記錄人員及時整理會議記錄，并提交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審查和發(fā)布。同時，根據(jù)會議記錄的決議事項，加強(qiáng)執(zhí)行監(jiān)督。

7.會議最終形成的會議文件應(yīng)及時歸檔。別忘了會議組織者要及時反思會議的整個組織過程，哪些階段做得不夠好，哪些階段做得好，及時總結(jié)，慢慢制定會議組織的標(biāo)準(zhǔn)流程，既能節(jié)省時間，提高效率，又能避免遺漏。