講到積累素材，很多人都篤信“手中有糧，心里不慌”這句話，可是，手中“有”素材就萬事大吉了嗎？我看不盡然。倘若你只懂找材料，不懂管材料，那么，時(shí)間一久、材料一多，問題就來了，寫時(shí)要么忘了曾經(jīng)“有”過，要么壓根兒不知存到了哪里，叫啥名，只能憑感覺在素材庫里“翻箱倒柜”，像在大海里撈針，結(jié)果呢？不一定“淘”到，翻個(gè)三五遍仍不見蹤影，心里的焦慮感便油然而生。你說，這能叫“不慌”嗎？我說：不能。這就像一個(gè)人只會掙錢，不會理財(cái)一樣，辛苦半天，連自己有多少錢、存在哪家銀行都搞不清，哪咋行？你不理財(cái)，財(cái)不理你嘛！寫作素材的管理也是這個(gè)理兒，麻煩還是其次，關(guān)鍵是“二次查找”也很浪費(fèi)時(shí)間、降低效率，還徒增煩惱?？梢哉f，你找材料所浪費(fèi)掉的時(shí)間，都是存材料時(shí)偷的懶；你平時(shí)積累所產(chǎn)生的紅利，都被后期管理的缺位對沖掉了，沒有了管理，積累也失去了應(yīng)有的意義！所以啊，管好素材，很重要！問題是，怎樣管？如何讓你的素材乖乖聽話，對想要的材料，信手拈來、調(diào)用自如？筆者通過近20年的親身實(shí)踐感到，存儲時(shí)千萬不能偷懶，不經(jīng)加工，不管蘿卜、白菜，還是大蔥，胡亂地往庫里一扔了事，明智的做法是，先分揀，后裝框，用分類思維，分門別類地存儲。下面，筆者提供八種分類維度，供大家參考。這八種方法都是筆者堅(jiān)持多年屢試不爽的，不妨一試。

一、從形態(tài)維度分類
這是從素材的外在表現(xiàn)形態(tài)考慮，把素材按形態(tài)劃分為若干類別，建立“類型庫”。素材的表現(xiàn)形態(tài)有三種分法：

1.按載體分大致有四類。一類是手寫資料，是在閱讀中親手記錄、摘抄而形成的資料，這類資料最好用專門的記錄本，可按內(nèi)容準(zhǔn)備不同的本子。第二類是剪輯資料，是從報(bào)刊雜志或其他紙質(zhì)資料上裁剪下來粘貼匯集而成的資料，為便于管理，最好準(zhǔn)備專門的剪輯本，條件允許時(shí)，還可以按刊物類型分類。第三類是電子資料，是在電腦中復(fù)制而成的資料，這種資料是本文探討的主要對象。第四類是網(wǎng)絡(luò)資料，是在手機(jī)或電腦里通過“收藏”功能保存下來的資料。2.按內(nèi)容分大致也有四類。即文字、圖片、音頻和視頻。這幾種素材，要數(shù)文字資料數(shù)量最大，可以說是素材中的絕對主角，是文字工作者的主要武器。而圖片、音頻和視頻資料通常只作為痕跡資料保存，通常用來輔助記憶。譬如，在某種場合，由于領(lǐng)導(dǎo)講話語速快、記錄不方便等原因，手寫跟不上，難以保證記錄的完整性和準(zhǔn)確性，這種情況下，就會用設(shè)備先錄下來，回來慢慢聽。這些素材由于格式、大小不一，建議分門別類建立文件夾，分別存儲。

3.按存在形式分有兩種。以上幾種劃分，不管是手寫、剪輯、電子、網(wǎng)絡(luò)，或是文字、圖片、音頻、視頻，歸根結(jié)底就兩種形態(tài)。一類是實(shí)物形態(tài)，如讀書筆記、工作筆記、剪貼本、復(fù)印件等，以物質(zhì)的形式存在。另一類是虛擬形態(tài)，主要是指電子版本、網(wǎng)絡(luò)鏈接等，以虛擬的形式存在。在當(dāng)今信息技術(shù)越來越發(fā)達(dá)的今天，虛擬形態(tài)的資料越來越占主流，值得我們深入研究其管理方法。

二、從業(yè)務(wù)維度分類這是從機(jī)構(gòu)和職能的角度考慮，把素材歸入單位、部門或具體職能之下，建立“業(yè)務(wù)庫”。業(yè)務(wù)劃分有三個(gè)層次：

1.單位層次。一個(gè)單位的文字工作者要管理好自己單位的資料，首先要站在全單位的高度，以單位名稱建立一個(gè)根目錄，用這個(gè)根目錄來統(tǒng)領(lǐng)所有部門的資料。如果從外單位收集的資料數(shù)量多、規(guī)律性強(qiáng)，為防止與本單位資料混淆，不妨給外單位也建立素材庫，如“省商務(wù)廳文件”“某某市政府文件”等。

2.部門層次。每個(gè)單位都有自己的組織結(jié)構(gòu)體系，分為若干層級和組成部門，如辦公室，人事部、財(cái)務(wù)部、市場部、技術(shù)部等，每個(gè)部門必然會產(chǎn)生很多資料。若是作為單位的綜合文稿起草者，意味著每個(gè)單位的資料都不能放過，把它們籠統(tǒng)地堆在一起顯然不行，最好還是按部門、層次，為每個(gè)部門建立一個(gè)資料庫，歸口管理為宜。

3.職能層次。但凡一個(gè)部門都有具體的職能職責(zé)，都要負(fù)責(zé)一些非常具體的工作任務(wù)。每種職能和任務(wù)都意味著一系列的材料，要把它們管好，還不能忽略這一茬。比如，辦公室有文稿起草、文件收發(fā)、檔案管理、后勤服務(wù)、財(cái)務(wù)管理等職能，在管理資料時(shí)，要細(xì)化到職能職責(zé)這個(gè)層面才行，對其他部門來說，也是一樣的道理。

三、從作者維度分類這是從素材的著作權(quán)的角度考慮，把素材按權(quán)屬分別歸入作者的名下，建立“作者庫”。按作者分，通常有三類：

1.上級領(lǐng)導(dǎo)資料。不管在什么單位工作，也不管是在機(jī)關(guān)或企業(yè)，通常情況下，都會面對多位領(lǐng)導(dǎo)，要為他們起草文稿、處理大量文件、資料，時(shí)間一長，管理的難度必然增大，若不分類管理，多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的資料混在一起，必然亂套。所以，筆者建議不要怕麻煩，盡量為每一位領(lǐng)導(dǎo)建立一個(gè)資料庫，直接以他的姓名來命名，每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)下面，再按其他標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行必要的分類。

2.領(lǐng)導(dǎo)上級資料。在機(jī)關(guān)寫材料的人都知道，要想寫好自己上級領(lǐng)導(dǎo)的稿子，必然要大量收集研讀領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)講過的稿子、發(fā)表過的文章或講過的話。所以，筆者也建議，對于一些重要領(lǐng)導(dǎo)，有必要專門建立素材庫，將這些素材集中起來管理。

3.專家學(xué)者資料。有時(shí)，寫好材料，還會大量學(xué)習(xí)借鑒行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)專家學(xué)者的研究成果，而這些成果與領(lǐng)導(dǎo)的文稿有所區(qū)別，不適宜歸為一類。這種情況下，若某位專家的資料過多，可以為他專門建庫；若資料不多，可把所有專家資料集中起來，建立“專家學(xué)者資料庫”。

四、從事理維度分類這是從事物發(fā)展的規(guī)律和過程來考慮，把素材按基本流程排列起來，歸入到關(guān)鍵環(huán)節(jié)中，建立“事理庫”。這種方法分三步驟：

首先，理清發(fā)展脈絡(luò)。俗話說的好，劈柴不照紋，累死劈材人。要做好任何事情都要遵循事物發(fā)展的基本規(guī)律，把基本脈絡(luò)理清楚，明白先干什么、后干什么，然后再按規(guī)律來做，才會做的順暢，管理材料也是這個(gè)道理，不能顛倒了次序。

其次，把握關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。如果脈絡(luò)是線的話，節(jié)點(diǎn)則是線上的關(guān)鍵，關(guān)鍵點(diǎn)上的素材最多，也最重要。所以要善于從脈絡(luò)上把關(guān)鍵點(diǎn)找出來。以項(xiàng)目管理為例，從頭到尾，關(guān)鍵點(diǎn)就是方案策劃、規(guī)劃設(shè)計(jì)、行政審批、工程建設(shè)、投產(chǎn)見效、運(yùn)營發(fā)展等，必須做到心中有數(shù)。

最后，建立管理目錄。在梳理清楚發(fā)展脈絡(luò)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)后，就可以沿著發(fā)展脈絡(luò)，依次在關(guān)鍵環(huán)節(jié)上建立素材庫了。譬如，筆者近年來收集了大量的寫作經(jīng)驗(yàn)文章，我先梳理了寫作的基本流程，最后在調(diào)研、構(gòu)思、提綱、寫作、修改、校對等六個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上分別建立了“調(diào)研資料庫”“構(gòu)思資料庫”“提綱資料庫”等六個(gè)庫，非常清爽。

五、從時(shí)間維度分類從時(shí)間演變的角度考慮，把工作過程分為若干時(shí)間段或時(shí)間點(diǎn)，按先后順序排列起來，就像《資治通鑒》一樣，以時(shí)間為線索，形成一套“編年體”素材。時(shí)間的劃分有兩種：

1.時(shí)間“段”。工作中，每天都會產(chǎn)生大量的材料，時(shí)間越長，資料越多，若不把它們按照一定的時(shí)間段來管理，在無限的時(shí)間里，資料也會無限堆積，沒有個(gè)止境。所以，最好將工作過程分割為一個(gè)個(gè)的時(shí)間段，如年、季、月等，一個(gè)時(shí)間段建一個(gè)階段庫，管理起來就容易多了。不瞞大家說，筆者就是這樣管理素材的，我一般每年元旦后，都會習(xí)慣性地在電腦硬盤中建一個(gè)新文件夾，比如2017年過后，就建個(gè)“2018年資料” 2018年過了，就建個(gè)“2019年資料”以此類推，每過一年，就按相同結(jié)構(gòu)復(fù)制一個(gè)，這種方法我堅(jiān)持了十多年，到現(xiàn)在，什么文件大概存在什么地方，都能記個(gè)八九不離十。

2.時(shí)間“點(diǎn)”。現(xiàn)在很多單位都會定期召開一些專題會議，組織開展大型活動，如黨委和政府每年開全會、人大政協(xié)開“兩會”，一些地區(qū)定期舉辦會展、論壇，另外還有一些專題例會。這些都會產(chǎn)生一系列的文件資料，若不把它們集中起來管理，下一次會議或活動時(shí)，查閱資料就很不方便，往往會掛一漏萬，找不全面。所以，最好以屆、次、期等為節(jié)點(diǎn)，每進(jìn)行一次就建立一個(gè)庫，把資料全收起來，依次排列，如“第九次黨代會資料”“第十次黨代會資料”，一目了然。

六、從空間維度分類從素材所在空間的縱、橫雙向考慮，把素材劃分為不同的級別、層次、區(qū)域，建立“級別庫”“區(qū)域庫”。

1.縱向分層。在實(shí)際工作中，與單位相關(guān)的上級和下級都有大量的文件資料，對上級來說，要層層掌握下級工作進(jìn)展；對下級來說，要層層貫徹上級精神。這就需要對同一件事情從上到下建立不同層級的素材庫。若是企業(yè)，可以把總公司的文件歸為一類，把分公司的文件歸為一類，依次排列起來；若是黨政機(jī)關(guān)，則可以把國家級的文件歸為一類，省級的文件歸為一類，依此類推，一直到市、縣、區(qū)乃至鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）。如此，每個(gè)層級都有相應(yīng)管理目錄，從上到下的素材就顯得井井有條了。

2.橫向分塊。考慮了縱向分級后，還有個(gè)橫向的關(guān)系。比方說，在市級黨委辦公室工作的人，本級的文件資料里，除了黨群口工作外，必然還要收集人大、政協(xié)、政府、紀(jì)檢監(jiān)察等部門的資料，再細(xì)一點(diǎn)，還會涉及直屬各部委辦局、各縣市區(qū)，另外，還會借鑒一些先進(jìn)發(fā)達(dá)地區(qū)兄弟單位的經(jīng)驗(yàn)材料。這樣的情況下，要在橫向上進(jìn)行分塊，按單位、部門名稱或地名來建庫。如，“A縣領(lǐng)導(dǎo)講話”“B縣領(lǐng)導(dǎo)講話”“C縣領(lǐng)導(dǎo)講話”，“人大資料”“政協(xié)資料”“紀(jì)委資料”等。

七、從文種維度分類從文種類別的角度考慮，把素材按文種分類，建立“文種庫”。一般來說，文種可分為兩類：

1.“法定性”公文。所謂“法定性”即《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定的決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要15個(gè)文種。這類文件規(guī)范性強(qiáng)、從紙張、版面、落款、字體、字號等都有極強(qiáng)的規(guī)范性，非常講究細(xì)節(jié)，也很容易出錯(cuò)。所以有必要按文種類別收集范文來集中研究突破。

2.“事務(wù)性”公文。這類公文雖然不在15種公文之列，卻在機(jī)關(guān)公文寫作中占有很大的分量。如領(lǐng)導(dǎo)講話稿、匯報(bào)材料、信息簡報(bào)、調(diào)研報(bào)告、心得體會、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、新聞發(fā)布稿、理論文章等，如家常便飯，隨時(shí)都要寫，數(shù)量多、難度大，若不建立專門的庫來學(xué)習(xí)借鑒，很難高效快捷地完成起草任務(wù)。

八、從要素維度分類從文稿內(nèi)容的組成要素考慮，把素材細(xì)分為若干組成要素，建立“要素庫”。筆者經(jīng)驗(yàn)，不妨分為七類要素：

1.政治思想類。主要管理領(lǐng)導(dǎo)在各種場合的重要講話、工作報(bào)告、理論文章、理論書籍等資料，著重積累思想、觀點(diǎn)和言論。

2.政策文件類。主要管理各級各部門發(fā)布的規(guī)章制度、規(guī)劃文本、指導(dǎo)意見、實(shí)施方案等政策文件，著重積累政策理論水平。

3.基礎(chǔ)情況類。主要收集單位的概況、工作總結(jié)、信息簡報(bào)、工作進(jìn)展情況、工作報(bào)表等基礎(chǔ)性資料，著重積累寫作基本數(shù)據(jù)、工作措施和典型案例。

4.經(jīng)驗(yàn)做法類。主要管理本單位和外單位抓工作落實(shí)的好思路、好經(jīng)驗(yàn)、好措施、好政策，以及同行寫作的經(jīng)驗(yàn)、體會和技法，著重積累創(chuàng)新方法。

5.名言警句類。主要管理古今中外與工作有關(guān)的名言警句、詩詞歌賦、俗語、俚語，以及優(yōu)秀文稿的精彩句子、精彩標(biāo)題等，著重語言表達(dá)的技巧。

6.事例典故類。主要管理具有啟發(fā)意義的歷史人物、歷史現(xiàn)象、歷史規(guī)律，歷史故事等，著重積累典型案例。

7.科學(xué)理論類。主要管理與工作相關(guān)的科學(xué)原理、研究成果、學(xué)術(shù)觀點(diǎn)等，著重積累說理的依據(jù)。最后，筆者再強(qiáng)調(diào)幾點(diǎn)，以便大家更好掌握這種方法。

第一，規(guī)劃為先。在我看來，管理素材還管理一個(gè)公司是一樣的，首先得有科學(xué)合理的體制機(jī)制，否則一但運(yùn)作起來就會有“路徑依賴”，尾大不掉，想改都改不了，“改革”成本是很高的。我們農(nóng)村有句俗話叫：先分水果后裝框。這對于素材管理很有借鑒意義，建議大家在收集素材之前，先規(guī)劃設(shè)計(jì)好素材的管理體制，這叫“以規(guī)劃為龍頭”。對于當(dāng)前在電腦中存儲電子資料而言，就是先在硬盤里建好管理目錄，像軍隊(duì)建制一樣，縱向分幾個(gè)層次，每層橫向又分為幾個(gè)板塊，給后期管理提供一個(gè)“思維導(dǎo)圖”、“虛擬書架”。目錄建起了后，當(dāng)素材到手，你才知道該去哪兒，時(shí)間長了，你也不會再有“素材，都去哪兒了？”的煩惱了。

第二，靈活搭配。運(yùn)用之妙，在于一心。上面雖然講了八個(gè)維度，但在運(yùn)用過程中可以根據(jù)自己的需要和習(xí)慣來選擇，可在同一個(gè)素材庫的不同層級，不同維度搭配起來用，譬如第一層按領(lǐng)導(dǎo)姓名來建庫，下面可按資料形成時(shí)間來細(xì)分，或按文種類別來分。

第三，同層一致。不同的層級可用不同維度，但同一層級內(nèi)選擇的維度確實(shí)要一致，否則就會亂。比方說，一個(gè)目錄下面同時(shí)出現(xiàn)“2018文件”“市政府文件”，這就不行，因?yàn)槎邉澐值木S度不同，2018年文件里可以包括市政府文件，同理，市政府文件里同樣有2018年文件，邏輯上就混淆了，不容易區(qū)分。最好的做法，要么全部按時(shí)間來分，要么全部按單位名稱來分，這叫同層一致。

第四，不重不漏。這是麥肯錫公司所謂的“MECE法則”（Mutually Exclusive Collectively Exhaustive）中文意思是“相互獨(dú)立，完全窮盡”。所謂“不重”，就是同一層級的目錄劃分邊界要清楚，不能有交叉，不能出現(xiàn)“你中有我，我中有你”的情況。如“辦文”“辦會”“辦事”“文稿”這四個(gè)目錄就有問題，第一個(gè)和第四個(gè)概念有交叉，文稿明顯屬于辦文范疇，你說一份文件到到手后，你放哪里好呢？哪里都行，到用時(shí)你就迷糊了，大概率搞不清到底放那個(gè)文件里了。所謂“不漏”，是指子目錄劃分時(shí)，要盡量窮盡完整。舉個(gè)例子說，搞黨建的同志管理素材，理論上講，在“黨的建設(shè)”這個(gè)主題下，應(yīng)該有“政治建設(shè)”“思想建設(shè)”“組織建設(shè)”“作風(fēng)建設(shè)”“紀(jì)律建設(shè)”“制度建設(shè)”這幾個(gè)目錄，這樣才符合十九大報(bào)告對黨建工作的要求，考慮了這六點(diǎn)，就不會把某個(gè)部分給遺漏了，寫起來的時(shí)候資料也更系統(tǒng)?？偟恼f來，以上八個(gè)維度只是最常用的幾個(gè)，鼓勵大家用自己喜歡的維度來分，只要能提高效率的方法，都可以嘗試，關(guān)鍵是長期堅(jiān)持，形成固定體系，讓習(xí)慣成自然。