不管你是已經在日本還是將來要去日本上學
你應該都知道

郵件是使用頻率非常高的溝通方式??

報告課題、詢問上課內容、包括請假你都需要用郵件和老師溝通
?

那么你還應該知道的是

日本是非常注重郵件禮儀的國家

一封郵件由很多要素構成
但這些都是表達禮貌的必要步驟?????♀?

所以一定不能省略
如果你都不知道，那請務必往下看

接下來的內容是你在日本留學過程中一定會用到的

基本郵件格式構成，以及各種主題郵件的模版

包教會！

??郵件七大要素

要學寫郵件，首先需要了解日本電子郵件的基本構成吧。雖然在日本發(fā)郵件框架和國內基本一致，但格式有一定差別。

和教授溝通的郵件一般由7個部分組成：件名、宛名、挨拶文、名乗り、本文、締めの文、署名。

?①件名?（郵件標題）

郵件標題是老師對郵件內容的第一判斷。

老師每天會收到大量的郵件，如果不寫郵件標題或者標題不夠簡潔明確，老師可能會直接不看或者當作垃圾郵件，所以一定要簡短、清晰地通過郵件標題來表達郵件內容。

常用標題示例：

◆～について

「レポートの提出について」（關于報告的提出）

「ゼミ実施時間について」（關于Seminar的舉行時間）

「資料の共有について」（關于課程資料的共享）

郵件標題中使用得最多的表達，多用于咨詢，告知。

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◆～に関するご相談

「論文に関するご相談」（與論文相關的商議）

「奨學金に関するご相談」（與獎學金相關的商議）

多用于針對某件事情需要與老師商議或者需要老師的建議時。

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?◆～のご送付

「発表資料のご送付」（發(fā)表資料的發(fā)送）

「出願書類のご送付」（出愿資料的發(fā)送）

多用于向老師提交某種資料時。（以郵件附件形式）

②宛名?（收件人稱呼）

郵件如同信件，需要在信首禮貌地稱呼對方，但日本與國內不同的是，不需要在人名前加一些“親愛的”、“敬愛的”前綴。

常用稱呼示例：

◆「XX 先生」

對于知道姓名的老師，直接使用老師的姓氏，空格再加上「先生」即可。比如「白川　先生」、「上野　先生」。

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◆「XX 様／さま」

有些老師我們可能不知道名字，或者有時候我們在給教務老師發(fā)送郵件時并不知道是哪一位老師在值班，這時我們可以稱呼其為「擔當者　様」，但切記：前面一定要加上教務老師的所屬。如果收件人不是老師，而是前輩，或者同學一類的人，我們也可以用對方的姓氏，空格再加上「様」，比如「王　様」、「道法　様」。

③挨拶文?（寒暄語句）

日語郵件中一般不會直接進入正文，而是會在這之前稍微寒暄一下。做過JLPT閱讀的同學肯定做過郵件題，一般第一段寒暄語都直接被跳過了，可以說是沒必要看但必須要寫的一part。

常用寒暄語示例：

◆「いつもお世話になっております。」

（一直以來承蒙您的照顧了。）

萬能句型，幾乎所有郵件開頭都可以使用。

?

◆「いつもご指導いただき、ありがとうございます」

（感謝您一直以來的指導。）

萬能句型，給給自己上過課的老師發(fā)郵件時都可以使用的句型。

?

◆「ご連絡、ありがとうございます?！?/p>

（感謝您的聯(lián)絡。）

一般用于回復對方的通知，告知類郵件。

?

◆「ご返信、ありがとうございます?！?/p>

（感謝您的回復。）

一般用于回復對方的回信。

?

注意??：如果是第一次聯(lián)絡教授的話以上就不適用了哦！最好用以下這些寒暄語，作為第一封郵件會更為尊敬禮貌：

「ご多忙中のところ申し訳ありませんが」「お忙しいところ恐縮ですが」「勝手なお願いで大変申し訳ありませんが」「お手數(shù)をおかけして申し訳ありませんが」「突然メールを差し上げまして、申し訳ありません」

④名乗り?（姓名）

寒暄語結束后，需要讓別人知道自己是誰，所以得寫自己的全名，另外最好寫上自己所屬的院系、學科、ゼミ名稱，如「〇〇學部　〇〇學科の田中一郎です」「〇〇研究室の田中一郎です」。

?⑤本文?（正文）

以上結束后換行進入正文，正文部分就是展示你寫這封郵件的主要目的，一定要言簡意賅，先在開頭用一句話說明郵件的目的，再展開說明具體情況。

正文示例：

【ゼミ請假】

◆先說明目的為請假

「〇月〇日のゼミを欠席する予定のため、メールいたしました。」

?

◆再解釋原因

「ゼミの開催日が、XX社の最終面接と重なってしまい、申し訳ありませんが出席ができません?！?/p>

?

?⑥締めの文?（結束語）

日語郵件在完成正文內容后，一般不會直接結束，而是再表達一遍寒暄，一般是道謝、道歉或者客氣的請求。

?

◆「どうぞよろしくお願いいたします?！?/p>

（請多多指教。）

萬能句型，基本所有郵件都可以使用。

?

◆「お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。」

（在您百忙之中真的非?；炭?，拜托您了。）

◆「勝手なお願いで大変失禮しましたが、どうぞよろしくお願いいたします。」

（這是我自己擅自的請求真的非常抱歉，拜托您了。）

◆「お手數(shù)をおかけして申し訳ございませんが、どうぞよろしくお願いいたします?！?/p>

（給您添麻煩真的非常抱歉，拜托您了。）

以上三句一般用于對對方有所請求時。

?

◆「ご検討のほど、どうぞよろしくお願いいたします。」

（請您考慮一下。）

用于提出一個需要對方來判斷，認定的申請時。如入學申請、獎學金申請、聽課申請等。

?

◆「お忙しいところ大変申し訳ございませんが、ご返信をお待ちしております?！?/p>

（在您百忙之中真的非常抱歉，期待您的回信。）

一般用于比較著急的事情，需要暗示對方迅速回信時。

?

?⑦署名?（署名）

雖然在文章的開頭可能已經說了自己是誰，但還需要在左下角署全名。一般來說信件都是在右下角署名，但郵件格式原因不好定位右下角，大家就默認在左下角署名也是可以的。

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?

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??參考模版

如果有同學看完上面還是不知道郵件具體怎么寫，這里給大家提供幾個不同郵件主題的模版，可能不能覆蓋到所有情況，但關鍵詞可以根據(jù)自己的情況進行替換，基本的框架是可以參考的～

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?①咨詢類?

件名：『成績証明書の再発行について』／『成績証明書に関する問い合わせ』

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〇〇大學〇×課（部署名）

擔當者　さま

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いつもお世話になっております。〇〇學部　〇〇學科　張三と申します。

?

成績証明書について（いくつか）伺いたいことがございます

成績証明書をなくしたら、再発行は可能でしょうか。

?

お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いします。

?

張三

?②確認信息類?

件名：『外國人留學生一般選抜入學試験の出願條件について』／『外國人留學生一般選抜入學試験の出願條件に関する問い合わせ』

?

〇〇大學〇×課（部署名）

擔當者 さま

?

いつもお世話になっております。〇〇學部　〇〇學科　李四と申します。

?

外國人留學生一般選抜入學試験の出願條件についてお伺いしたいです。

ホームページでは「日本學生支援機構（JASSO）が実施する「日本留學試験」（EJU）の『日本語』科目を受験し、その點數(shù)が280點（400點満點）[「読解」（200點）+「聴解·聴読解」（200點）]以上であること。」と書いてありますが、つまり「論述問題」の成績は必要ではないと理解してもよろしいでしょうか。

?

お忙しいところ大変申し訳ございませんが、ご返信をお待ちしております。

?

李四

?

?③回復通知類?

回復對方郵件一般不用自建標題，回復郵件時系統(tǒng)會自動生成標題，格式一般為「Re:（原郵件標題）」。

?

件名：『Re: 集合時間について』

?

白川　先生

?

ご連絡、ありがとうございます。王五です。

?

明日は午後１時に集合とのこと、承知いたしました。

?

どうぞよろしくお願いいたします。

?

王五

?

?④商議類?

件名：『論文に関するご相談』

?

上野　先生

?

いつもご指導いただき、ありがとうございます。趙六です。

?

卒業(yè)論文について、いくつか先生にご相談したいことがございますが、先生のご都合はいかがでしょうか。

?

お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。

?

趙六

?

?⑤資料發(fā)送類?

材料、作業(yè)、論文的提交基本都可以用這個模版，堪稱萬金油。
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件名：『明日の発表資料のご送付』

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白川先生、上野さん、ゼミ生のみなさま（資料發(fā)送類郵件有時會涉及多個收件人，按照身份地位高低排序。）

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いつもお世話になっております。劉七です。

?

表題の通り、明日の発表資料（本資料·補助資料の２點）をお送り致します。

お送りするのが遅くなり、申し訳ございません。

いろいろとご検討·ご指摘いただければ幸いです。

?

明日はどうぞよろしくお願い致します。

?

劉七

（不要忘記在附件中添加文件！）
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?⑥申請類?

當你不是某位老師的學生，但想去旁聽他的課時，可能需要給老師發(fā)送郵件獲得允許才能去??
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件名：『受講に関するご相談』

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上野　先生

㏄：白川先生(抄送)

?

お忙しいところ、突然にメールを差し上げる失禮をお許しください。

?

美術研究科蕓術學専攻の陳八と申します。學生番號は　G190162　です。

私はデザイン専攻の學生ではありませんが、「グラフィックデザイン」にはとても興味がありますので、差し支えなければ、先生が擔當する「グラフィックデザイン」の授業(yè)を受講させていただけないでしょうか。

?

勝手なお願いで大変失禮しました。

ご検討のほど、どうぞよろしくお願いします。

?

陳八

?

?

?⑦其他?

有時給教授發(fā)論文后，一直沒得到回復，可以用以下話術再發(fā)送一遍以確保教授確實收到了。

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件名：『卒論進捗連絡のメールに関するご確認』

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白川　先生

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いつもご指導いただき、ありがとうございます。周九です。

?

１月30日に私から卒論進捗に関するメールを送信し、ご返信をお願いしておりましたが、ご確認いただいておりますでしょうか。

念のため卒論を添付ファイルで再送いたしますので、ご確認いただけましたら幸いです。

なお、こちらの手違いでメールが屆いていないようでしたら、大変申し訳ございません。

?

いま一度、ご確認いただきますようお願いいたします。

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周九

（但是這類郵件務必小心發(fā)送，教授很可能會覺得你在催他而生氣?。?/p>

?

具體情況實在太多無法給大家一一例舉，所以按照事件性質給大家分了幾個類別提供示范。你要做的也就是將自己要跟老師溝通的事用日語準確、禮貌地表述出來，偶爾出點小錯誤其實也沒什么大不了，畢竟學會發(fā)郵件也是學習的一環(huán)嘛～

如果你在留學過程中或日語學習時遇到什么問題，也可以留言告訴我們，盡力為大家解決！

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