審核的有效性不等于體系運行有效性的全部，成功的審核是客觀公正地進(jìn)行審核發(fā)現(xiàn)，并有效地利用審核發(fā)現(xiàn)不斷地改進(jìn)體系和運行的績效。

一、有效開展內(nèi)審的兩個條件

1. 你對所審核領(lǐng)域的專業(yè)活動是明白的。

2. 你已是一個成熟的審核員（至少不是一個吹毛求疵的人）

說明：第1條，如果對你所審核的活動、過程、產(chǎn)品或服務(wù)一無所知，提供再詳細(xì)的檢查表也無法提高審核有效性，因為你除了照著檢查表念問題不敢有任何延伸的提問，因此合格的審核員應(yīng)對即將審核的領(lǐng)域應(yīng)熟悉了解。

第2條，不吹毛求疵絕不是說審核走過場、差不多就行了的觀點。而是要始終堅持“有效性”的審核觀念。例如，對于ISO9001的內(nèi)審，某工位未制定作業(yè)指導(dǎo)書，就以此開不符合項就有些牽強(qiáng)。應(yīng)基于風(fēng)險的思維繼續(xù)審核以確認(rèn)以下問題：①該工序是否簡單？②是否是非重要工序？③員工是否清楚如何操作？④該工序是否從未出現(xiàn)過質(zhì)量問題（可查詢制程異常清單等）。

如果以上4個問題的答案均為“是”，則不建議開不符合項。別擔(dān)心不妥，對于只有1~2個步驟的簡單工序，就算編一個文件掛在那里，也不見得能提高什么，而且還會讓被審核方認(rèn)為你是一個過于較真的人。

注：以上“作業(yè)指導(dǎo)書”的問題對于IATF16949:2016的內(nèi)審不適用，因為IATF16949:2016要求為每一個工序制定標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書，見8.5.1.2。它要求員工不僅會操作，而且要保證每一個員工在該工序的作業(yè)都是標(biāo)準(zhǔn)化、一致性的。

但對于使用”已過校準(zhǔn)有效期“的量具檢驗產(chǎn)品是一定要開不符合項的，這就存在將潛在的不合格產(chǎn)品交付給客戶的風(fēng)險。如果抽到的所有量具過期或未校準(zhǔn)，那就是嚴(yán)重的不符合項了。

二、審核的第一步你應(yīng)該先收集

• 標(biāo)準(zhǔn)的要求；

• 體系文件的要求；

• 上次審核中集中的問題點；

• 管理中的重點和難點；

• 已知該部曾發(fā)生過的管理問題。

三、而后開始相應(yīng)的策劃

• 過程的順序；

• 關(guān)鍵點的關(guān)注；

• 時間的有效分配；

• 合理的人員配置(獨立性和專業(yè)性的要求)；

• 審核時機(jī)的確定和把握。

四、應(yīng)該注意的事

• 策劃的結(jié)果事先應(yīng)通知受審核方，不要造成突然襲擊；

• 允許別人作充分的準(zhǔn)備；

• 不要嚴(yán)重干擾別人的正常業(yè)務(wù)作業(yè)，審核時間應(yīng)可以協(xié)商并可調(diào)整

五、檢查表是重要的，但不一定是詳細(xì)的

• 可以幫助你把握節(jié)奏，體現(xiàn)你的重點關(guān)注；

• 內(nèi)容表達(dá)可僅是提示性的，詳略取決于你的經(jīng)驗；

• 不能照本宣科，提問應(yīng)講究技巧；

• 內(nèi)審應(yīng)可以提前給受審核方審核檢查表（受審核方需要時）；

• 檢查表應(yīng)是審核記錄的一種。

六、構(gòu)思檢查表的三個要點

• 日常工作是如何處理的；

• 當(dāng)某些非常規(guī)的事情出現(xiàn)時/體系是否還工作；

• 當(dāng)出現(xiàn)危機(jī)時/事物是否仍在控制下。

七、進(jìn)入現(xiàn)場前內(nèi)部的充分協(xié)商是必要的

• 目的是溝通審核意圖和協(xié)調(diào)審核步驟；

• 同時進(jìn)一步明確審核中的重點關(guān)注；

• 相互提醒審核中應(yīng)特別注意的事項。

• 審核員最大的挑戰(zhàn)是與人相處；

• 因而與人打交道得十分小心；

• 不能讓對方反感而導(dǎo)致你審核的失?。?/p>

• 記?。呵f不能把審核做成是審查（找麻煩）。

八、記住樣本選擇的原則

• 為了達(dá)到目標(biāo)；

• 密切相關(guān)的；

• 有代表性；

• 樣本量：3＜n＜12

九、有效的工作方式

• 聽：聆聽、傾聽，聽你所關(guān)心的；

• 看：敏銳、敏感，絲絲縷縷中看出問題的真相；

• 查：學(xué)會抽樣查看，學(xué)會證實；

• 問：不脫離你的主題，詢問你所關(guān)心的事。

• 記錄：是不可缺少的，尤其是對問題點應(yīng)予詳細(xì)的記錄。

十、有效的審核順序

• 交談——提問

• 描述——聽取

• 文件——依據(jù)

• 證明——有效證據(jù)

十一、現(xiàn)場審核中導(dǎo)致失敗的情況

• 同仁面前舉止過于刻板，讓人不自在；

• 沒有以平常心進(jìn)行有效溝通，以為高人一等；

• 提問缺乏技巧，讓人可用簡單的YES或NO回答之；

• 缺乏自信心，不能涉及別人工作的核心問題；

• 不能有效用全“聽、看、查、問”的審核方法，一味只查資料做記錄；

• 不能用足夠的智慧去化解審核中的障礙；

• 做和事佬去介入別人的事務(wù)紛爭；

• 滔滔不絕說教，讓人家以為你是一名牧師；

• 審核組內(nèi)不能按分工有效協(xié)調(diào)，各行其是。

十二、高層審核是個難題

• 職位上本身就高過你，你有一種敬畏的感覺；

• 知識水平上可能比你高；

• 看問題的層次和深度可能和你不一樣；

• 但也不排除有低水平、低認(rèn)識的人。

十三、但它卻是關(guān)鍵的一步，需要你

• 事先做充分的準(zhǔn)備；

• 標(biāo)準(zhǔn)和文件是你的依據(jù)；

• 應(yīng)該溝通一些管理者感興趣又不脫離主題的話題；

• 學(xué)會用經(jīng)濟(jì)語言，而避免用生硬的名詞、術(shù)語；

• 必須讓管理者體會到這樣的審核對推動體系確實有益；

• 你需要是會溝通又有一定知識面的人

十四、同級溝通也不輕松

• 坦誠心打動人，千萬別讓人感覺來攪渾；

• 是完善體系，而不是給別人難看，所以應(yīng)換位思考，體諒別人的難處；

• 對發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)幫助分析原因，根本目的在于挖掉冰山；

• 以事論事，別扯入人際關(guān)系；

• 失誤人人都有，千萬不要落井下石，更不可打小報告穿小鞋；

• 當(dāng)你犯錯時，道歉是必須的；

• 總之，友好的氣氛是成功審核的基礎(chǔ)。

十五、與作業(yè)層人員溝通應(yīng)注意

• 禮貌待人更顯需要；

• 現(xiàn)場中作業(yè)人員是忙碌的，應(yīng)而不宜花很長的時間；

• 要用聽得懂的語言；

• 不能要求工人背出文件要求；

• 對操作過程的觀察可代替詢問工人對文件的理解；

• 交談時避免打斷說話或反駁，對誤解要有耐心；

• 不能當(dāng)著工人面前做記錄。

十六、現(xiàn)場審核中要有深度

• 前后左右審核思路應(yīng)能貫穿；

• 抽查可以某個產(chǎn)品形成的個案層層展開（從訂單-設(shè)計-采購-生產(chǎn)-包裝-交付-服務(wù)）；

• 必須關(guān)注產(chǎn)品形成過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，并以足夠的專業(yè)能力作支持；

• 法律、法規(guī)有規(guī)定的應(yīng)予重點關(guān)注；

• 體系的信心支撐來自于自我完善，這一點各部門均予以強(qiáng)化關(guān)注；

• 對組織內(nèi)已知的問題點應(yīng)予以重點審核；

• 管理中的難點、重點，應(yīng)有足夠的經(jīng)驗去識別和判斷；

• 對發(fā)現(xiàn)的冰山一角要有能探究其根基深度、廣度的能力。

十七、證實是重要的一環(huán)

• 不能道聽途說；

• 無錯聲明應(yīng)進(jìn)一步確認(rèn)；

• 責(zé)任范圍內(nèi)的有錯聲明是證據(jù)。

十八、審核發(fā)現(xiàn)的形成應(yīng)抓大放小

• 不要吹毛求疵，應(yīng)該懂得持續(xù)改進(jìn)，小事以提醒的方式告之；

• 要抓住體系中的大缺失，以幫助別人能改進(jìn)后有所提高；

• 對重復(fù)性發(fā)生的小問題，應(yīng)該當(dāng)作系統(tǒng)問題提出，這不能因小而放。

十九、審核發(fā)現(xiàn)記錄和報告

• 記錄應(yīng)該是可追溯即可重查；

• 報告不能有數(shù)量限制，否則不能對體系做完整判斷；

• 不要害怕讓審核機(jī)構(gòu)發(fā)現(xiàn)內(nèi)審的全部，糾正措施才是至關(guān)重要的；

• 形成的報告因得到受審核部門的確認(rèn)。

二十、不合格報告三要素

• 標(biāo)準(zhǔn)的要求；

• 體系文件的要求；

• 上次審核中集中的問題點；

• 管理中的重點和難點；

• 已知該部曾發(fā)生過的管理問題。

二一、審核的第一步你應(yīng)該先收集

二二、不合格報告撰寫要求

• 正確性；

• 完整性；

• 清楚；

• 簡潔。

二三、糾正措施內(nèi)審的根本落腳點

• 原因分析很重要，根本原因須找到；

• 分清糾正和糾正措施的區(qū)別；

• 受審方是糾正措施的主導(dǎo)者，但內(nèi)審員應(yīng)該是輔導(dǎo)員；

• 限時檢查（驗證）是關(guān)鍵。

二四、評價審核能力和績效很必須

• 為下次審核提供改進(jìn)的基礎(chǔ)；

• 促使內(nèi)審員不斷地提高水平練內(nèi)功；

• 使受審核方有一個良好的感受，提高對內(nèi)審的內(nèi)心贊成度；

• 體系審核真正做到審核增值。

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