每個項目都涉及成本。項目越大、越復雜，執(zhí)行的時間和金錢成本就越高。企業(yè)不會擁有無限的資源，所以每個項目都需要項目預算。
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但挑戰(zhàn)在于：確定項目需要多少預算并不總是那么容易。低估需求，最終會導致人手短缺，無法按時完成項目。估算太高，則面臨整個項目被廢棄的風險。
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那么如何確定正確的項目管理預算呢？讓我們看看這個過程。

制定項目預算時的注意事項
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每個項目預算計劃在開始編制之前都有一些需要考慮的事項。以下是最重要的幾項：
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1. 成本估算
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項目管理中的預算由多種類型的費用組成：直接費用和間接費用、資本支出和運營支出、與項目交付成果相關的費用等等。
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預算數(shù)字很少與實際數(shù)字一致，而且很可能隨著項目的展開而變化。因此，盡最大努力準確捕捉項目的資源需求，并盡可能切合實際地進行成本估算，而不要過于保守（以避免超出預算）。
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2. 預算應急
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項目管理預算規(guī)劃的最大挑戰(zhàn)是未知數(shù)。即使對成本和資源進行了詳細的估算，項目的意外延誤或變化也可能需要修改預算。
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因此，預留一筆應急資金以備不時之需也是一個好主意。這就是所謂的應急資金。
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由于這是為未知情況準備的資金，所以不容易估算。一個好的經(jīng)驗法則是預留預算總額的 10%作為意外開支。
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如果最終在完成項目時只需動用極少的應急儲備金，那么項目就會因低于預算而受益。
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3. 預算監(jiān)控
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就像跟蹤項目活動一樣，你需要跟蹤和監(jiān)控整個項目的支出。項目預算管理確保項目符合預算。
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在整個項目過程中定期監(jiān)控預算，你可以迅速發(fā)現(xiàn)成本是否開始超出預算，并在超出預算之前做出調(diào)整。這種監(jiān)控還能發(fā)現(xiàn)額外的預算需求，并有足夠的準備時間在項目必須停工之前獲得資金。
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如何為項目制定完整的項目預算
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項目預算的制定是項目管理過程組規(guī)劃階段的一部分。以下是制定項目預算的基本步驟。
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1、設定項目目標
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一份定義明確的項目目標清單是未來預算編制的基石。這關系到企業(yè)計劃在項目結(jié)束時實現(xiàn)什么目標，以及為什么要實現(xiàn)這些目標。對項目目標進行匹配和分析，有助于形成對未來產(chǎn)品和項目流程的共同愿景，并使每個項目階段的目標保持一致。
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2、確定項目范圍
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在計算預算之前，必須清楚地了解項目范圍、時間表和交付成果。
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理想的方法是為項目建立工作分解結(jié)構(gòu)（WBS） 。WBS允許你詳細捕獲交付項目所涉及的所有工作。評估預算的資源需求變得更加容易。
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3、確定所需資源
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列出項目范圍后，就可以確定完成項目所需的資源。
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● 人員配置
● 設備
● 銷售和營銷
● 培訓
● 其他項目（外包等）
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確定在截止日期內(nèi)成功完成項目所需的所有人員和物品。將項目所需的資源與目前已有的資源保持一致。如果有缺口，則代表需要額外支出的項目范圍。
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4、估算金額
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列出資源列表并開始評估每種資源的成本。確定金額可能既困難又耗時。因此，這就是市場調(diào)研和業(yè)務分析發(fā)揮作用的地方?？梢詮囊韵路矫嫒胧郑?br>?
● 調(diào)查類似項目的歷史預算
● 咨詢相關成本的團隊成員
● 人員薪酬市場調(diào)研
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5、評估風險和范圍外工作
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在進行風險評估時，應將意外發(fā)生的費用納入預算。與團隊一起集思廣益，評估風險領域，并嘗試預測與這些點相關的預算差異。仔細考慮適當?shù)娘L險標準，以滿足其特定需求并達到預期結(jié)果。
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6、制定預算
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當列出了項目所需的資源列表和分配的數(shù)量，就會得到一個估算。請記住將應急資金作為預算的一部分。
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接下來，在項目管理軟件或企業(yè)用于此目的的工具中編譯這些估算。
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此外，如果預算的時間跨度較大（通常超過一個月），還應包括一個時間表。這樣就可以在預算中清楚地確定經(jīng)常性費用，還能確定費用產(chǎn)生的時間。
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最后，與其他項目團隊成員一起審查預算以獲得反饋。多一雙眼睛看預算，可以發(fā)現(xiàn)遺漏的項目并確認金額的準確性，避免預算錯誤。
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7、獲得批準并實施
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當你向利益相關者，或其他必須批準項目預算的業(yè)務領導者提交項目預算時，請準備好證明項目和金額的合理性。這時需要強調(diào)關鍵假設和其他基本原理，例如人員配置模型。
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預算獲得批準后，項目經(jīng)理就有責任對其進行監(jiān)督。使用項目管理軟件來跟蹤成本是個好主意。
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用于跟蹤項目預算的工具
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通過軟件跟蹤項目預算是管理預算的理想方式。8Manage PM是一款出色的全能項目管理軟件，提供一系列功能來滿足任何項目需求，包括預算、進度、資源、質(zhì)量、風險等。
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你可以通過8Manage PM創(chuàng)建任務列表，然后使用數(shù)字欄添加估算成本和實際成本。你還可以使用軟件主項目儀表板中的自定義字段功能來構(gòu)建預算儀表板，跟蹤項目支出。
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通過其報告構(gòu)建工具，8Manage PM使用戶能夠創(chuàng)建自定義預算報告，以便分析數(shù)據(jù)。這樣你就可以迅速發(fā)現(xiàn)需要解決的問題。
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如果項目預算需要調(diào)整，在系統(tǒng)進行修改后，8Manage PM會自動監(jiān)測對整個項目預算的影響，幫助你及時清晰地報告項目成本。
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制定項目預算是任何企業(yè)都必須掌握的技能。最難做的項目預算就是你的第一份預算。當掌握了這個過程，你的規(guī)劃工作就會加速，你的項目通常也會在預算范圍內(nèi)完成。