我們知道微軟有兩款經(jīng)典的數(shù)據(jù)處理軟件：Excel和Access。

由于在運(yùn)行大量數(shù)據(jù)時，Excel會卡得讓你懷疑人生，Access卻輕松運(yùn)轉(zhuǎn)。所以很多人說他倆的時候，大都總結(jié)：

“小規(guī)模數(shù)據(jù)用Excel，大規(guī)模數(shù)據(jù)用Access?！?/p>

看上去很有道理，但并不準(zhǔn)確。

Access數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)由數(shù)據(jù)庫中的六大數(shù)據(jù)對象構(gòu)成， 分別是表、 查詢、窗體、報表、宏和模塊。今天將對數(shù)據(jù)庫的這六大對象進(jìn)行介紹。

1）表

在Access數(shù)據(jù)庫中， 表是不可缺少的最基本的對象， 是數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)倉庫， 所有收集的數(shù)據(jù)都存儲在表中。

在 Access 的對象中， 表處于核心地位， 是其他對象進(jìn)行操作的前提。表中的每一行稱為一條記錄。記錄用來存儲一個個相互關(guān)聯(lián)完整的信息。每一條記錄包含一個或多個字段。字段對應(yīng)表中的列。

例如， 用戶可能有一個名為“產(chǎn)品信息”的表， 其中每一條記錄（行） 都包含有關(guān)不同產(chǎn)品的完整信息， 每一字段（列） 都包含不同類型的信息（如產(chǎn)品名稱、 規(guī)格型號、 計量單位、 單價等）。必須將字段指定為某一數(shù)據(jù)類型， 可以是文本、 日期或時間、 數(shù)字或其他類型，如下圖所示：

2）查詢

查詢是數(shù)據(jù)庫的核心功能，用戶可以根據(jù)指定的條件從數(shù)據(jù)表或其他查詢中篩選出符合條件的記錄，還可以對記錄進(jìn)行修改、刪除、添加等操作。查詢通常是在設(shè)計視圖中創(chuàng)建的，如下圖所示。

創(chuàng)建查詢后，查詢結(jié)果則以數(shù)據(jù)表的形式顯示，如下圖所示：

3）窗體

一個好的數(shù)據(jù)庫不但需要高質(zhì)量的數(shù)據(jù)管理，高效率的數(shù)據(jù)查詢，而且還需要有一個美觀的用戶操作界面。精美的用戶操作界面不但給用戶帶來舒適的視覺效果，而且還有效地引導(dǎo)用戶對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行正確的操作。

使用窗體可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的輸入和顯示，還可以查看或更新數(shù)據(jù)表中的記錄，如下如所示：

用戶還可以使用窗體來控制應(yīng)用程序的流程，在窗體中添加各種控件后，只需要單擊窗體上的各個控件按鈕，就可以進(jìn)入不同的程序模塊，調(diào)用不同的程序，如下圖所示：

4）報表

報表主要用來顯示并打印數(shù)據(jù)。利用報表可以整理和計算基本表中的數(shù)據(jù)，報表的數(shù)據(jù)源大多來自于表、查詢或SQL語句，與窗體不同，在報表組用戶不能輸入數(shù)據(jù)。

報表可以用來顯示和打印一個數(shù)據(jù)表，或者查詢中的信息，如下圖所示：

創(chuàng)建標(biāo)簽報表，還可以制作標(biāo)簽，將標(biāo)簽打印后，裁剪成一個個的小標(biāo)簽，可以粘貼在產(chǎn)品的包裝上，用來對物品進(jìn)行標(biāo)識，如下圖所示：

5）宏

在數(shù)據(jù)庫中，各對象不能獨(dú)立存在，只有將各種對象有機(jī)地組織起來，才能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的復(fù)雜管理功能。使用宏對象是實(shí)現(xiàn)各對象協(xié)調(diào)工作的方法之一。

同樣也可以將Access中的宏看作是一種簡化的編程語言，可用于向數(shù)據(jù)庫中添加功能。

例如，可將一個宏附加到窗體上的某一命令按鈕，這樣每次單擊該按鈕時，所附加的宏就會運(yùn)行。

宏包括可執(zhí)行任務(wù)的操作， 如打開報表、 運(yùn)行查詢或者關(guān)閉數(shù)據(jù)庫。大多數(shù)手動執(zhí)行的數(shù)據(jù)庫操作都可以利用宏自動執(zhí)行， 因此宏是非常省時的方法。

宏的設(shè)計是在【宏生成器】 中完成的， 單擊【添加新操作】 下拉按鈕， 在彈出的下拉列表框中即可選擇相應(yīng)的操作命令創(chuàng)建宏，如下圖所示：

6）模塊

和宏一樣， 模塊是可用于向數(shù)據(jù)庫中添加功能的對象。盡管用戶可以通過宏操作在列表中進(jìn)行選擇，從而在 Access 中創(chuàng)建宏， 但是用戶還可以用 Visual Basic for Applications (VBA)編程語言編寫模塊。

模塊是聲明、 語句和過程的集合， 它們作為一個單元存儲在一起。模塊通常分為類模塊和標(biāo)準(zhǔn)模塊。類模塊中包含各種事件過程， 它與某個窗體或報表對象相關(guān)聯(lián)。而標(biāo)準(zhǔn)模塊包含與任何其他特定對象無關(guān)的通用過程。

其中， 過程是模塊中最主要的組成部分， 能夠完成某項(xiàng)特定功能的VBA 代碼段（如下圖所示） 是一個能顯示出庫的 Sub 過程。

Access定位于數(shù)據(jù)管理，更規(guī)范

作為一個關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，Access結(jié)合SQL可以幫你儲存大量數(shù)據(jù)，而且Access各個對象之間可以建立關(guān)聯(lián)，方便用戶快速查詢與調(diào)用數(shù)據(jù)。

因此Access常被用來搭建管理應(yīng)用，如庫存管理、檔案管理等。

管理員可將搭建好的應(yīng)用共享給企業(yè)內(nèi)部同事，其他同事也可同時錄入、查詢數(shù)據(jù)。從企業(yè)長遠(yuǎn)管理來看，用Access搭建一個管理應(yīng)用比Excel高效得多。

但隨著信息化趨勢，我們接觸的數(shù)據(jù)量只會越來越多，按理來說access應(yīng)該早就火了起來。

可惜從學(xué)習(xí)資料、關(guān)注度等各方面來看，Access遠(yuǎn)沒有Excel被大眾喜聞樂見——很多人甚至用Excel做管理軟件、搞數(shù)據(jù)庫，搶Access的飯碗。

不過要說明的是——Excel的確可以解決很多簡單的數(shù)據(jù)庫問題，但從企業(yè)長遠(yuǎn)的數(shù)據(jù)管理角度來看，Excel并非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，它在數(shù)據(jù)的存儲、共享協(xié)作、數(shù)據(jù)查詢、報告生成上，都遠(yuǎn)不及Access。

Excel定位于數(shù)據(jù)分析，更自由

Excel作為一款門檻相對較低的數(shù)據(jù)分析展現(xiàn)工具，經(jīng)過簡單的學(xué)習(xí)后，就能可以快速做出統(tǒng)計表格和分析圖表。

軟件內(nèi)光函數(shù)就有兩百多種，養(yǎng)出的上下游插件廠商也不計其數(shù)，最為常見的excel插件就有：

方方格子?—— 作者：方方格子工作室

適用版本：Excel 2007~2016

方方格子除了常見的Excel工具箱外，在公式/審計/財務(wù)/圖片/郵件等領(lǐng)域還有一些付費(fèi)插件。

Excel必備工具箱?—— 作者：新浪博主ahzll

適用版本： EXCEL2007/2010/2013/2016

慧辦公?—— 作者：慧辦公工作室

適用版本：Office2003/2007/2010/2013/2016/365等、WPS013/2016等

……等等。

但弊端也是很明顯的：

（1）雖然Excel可以在Windows、Mac、Android、IOS等系統(tǒng)中打開，但在移動端的體驗(yàn)屬實(shí)不太美妙（當(dāng)然隨著迭代，現(xiàn)在可能好了一些，但槽點(diǎn)還是很多）

（2）受到電腦性能影響很大：不同的電腦配置，用excel絲滑體驗(yàn)也大不相同；盡管如此，在運(yùn)行大量數(shù)據(jù)時，卡頓/閃退問題，還是難以避免的反復(fù)出現(xiàn)。

（3）Excel很容易形成數(shù)據(jù)孤島：正因?yàn)閷儆诒镜剀浖?/strong>Excel文件之間的關(guān)系常常是孤立的，實(shí)屬單機(jī)軟件。

所以當(dāng)你面臨需要與他人共享Excel數(shù)據(jù)時，相信一定都是打開微信、打開郵箱、打開內(nèi)網(wǎng)……導(dǎo)致需要進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計時，限制巨大、累死累活。

因此Excel是很不適合數(shù)據(jù)搜集和大量數(shù)據(jù)的管理的。

這就引出一個現(xiàn)實(shí)問題：

為什么access遠(yuǎn)沒有excel普及化？

這是因?yàn)?，雖然access能彌補(bǔ)excel不足，但它的代價是非常明顯的：

• 不能用于互聯(lián)網(wǎng)：使用Access制作好的管理軟件，訪問頁只能在局域網(wǎng)中使用；

• 只能在Windows上運(yùn)行：Access僅支持windows的運(yùn)行環(huán)境，不能在Mac 、 iPhone、 android 系統(tǒng)和其他手機(jī)平臺使用；

• 軟件門檻依然略高：相較其他大多軟件開發(fā)平臺，Access準(zhǔn)入門檻相對較低，最早用Access制作管理軟件的往往是業(yè)務(wù)部門。但想要搭建一個好應(yīng)用，業(yè)務(wù)員還需要學(xué)習(xí)VBA、SQL，最后無論是代碼編輯出錯、還是Access系統(tǒng)升級導(dǎo)致部署困難、亦或是數(shù)據(jù)丟失等問題，業(yè)務(wù)員大多缺乏維護(hù)能力，最后不得不求助IT部門。

隨著在線化、信息化、數(shù)字化的趨勢加深，SaaS、低代碼/零代碼平臺的沖擊，access的優(yōu)勢只會逐漸縮小、劣勢也愈發(fā)明顯。

Gartner做過預(yù)測：

到2025年，企業(yè)70%的新應(yīng)用將會通過低代碼或者無代碼技術(shù)開發(fā)，到2024年，至少有75％的低代碼應(yīng)用程序開發(fā)工作將限于支持非關(guān)鍵任務(wù)工作負(fù)載的中小型項(xiàng)目。

的確，越來越多的人傾向于通過在線軟件搭建應(yīng)用、管理數(shù)據(jù)：

越來越多的小伙伴也因此打開了“程序猿”世界的大門……