隨著科技的發(fā)展，各種線下會議的創(chuàng)意層出不窮，形式多樣的發(fā)布會也讓人眼花繚亂，平均每周都會有一場新的發(fā)布會。

正因為發(fā)布會數(shù)量之多，若舉辦的發(fā)布會不能脫穎而出，令人印象深刻，就容易沉沒在眾多會議中，達(dá)不到理想的效果。

其參加和服務(wù)過數(shù)不清的發(fā)布會。所以今天，黑貓會聯(lián)合演示大師將過往的經(jīng)驗整理成發(fā)布會的知識地圖，以幫助更多人少走彎路，輕松打造令人印象深刻的發(fā)布會。

話不多說先送上完整版的[發(fā)布會知識地圖]

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本地圖的內(nèi)容“怎一個干字了得”，為了幫助大家更好的理解其中的內(nèi)容，我們將分成兩篇文章來闡述，把舉辦發(fā)布會中的每一個細(xì)節(jié)內(nèi)容都和大家講解清楚。

那話不多說，送上今日份干貨內(nèi)容。

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01發(fā)布會的定義

發(fā)布會是一個把信息公布變得有儀式感的活動，也是向外界秀肌肉，展示企業(yè)品牌價值和輸出新成果的重要窗口，更是企業(yè)在行業(yè)中增加說話分量的途徑。

而傳統(tǒng)的發(fā)布會，若能結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)營銷，不僅能打造口碑極佳的發(fā)布會，更能把產(chǎn)品/服務(wù)更好地推向市場，從而實現(xiàn)從1到100的傳播效應(yīng)。

1.發(fā)布會的類型

新品發(fā)布會：公司為宣傳新品而召開的發(fā)布會，將有關(guān)客戶或潛在客戶邀請到一起，向大家展示產(chǎn)品，更將公司實力昭告天下。這類也是我們常接觸到的發(fā)布會，比如說數(shù)碼產(chǎn)品、汽車等。

戰(zhàn)略升級/合作發(fā)布會：企業(yè)做出重大的戰(zhàn)略布局調(diào)整或品牌升級，又或是與其他企業(yè)合作，推出具有戰(zhàn)略意義的產(chǎn)品時，需要公之于眾而召開的發(fā)布會。

我們常聽的品牌發(fā)布會也屬于這個范疇，企業(yè)通過此類發(fā)布會加深大家對某品牌的認(rèn)知。

行業(yè)發(fā)布會：一般由行業(yè)協(xié)會舉辦，以促進(jìn)行業(yè)間的交流和發(fā)展，較為少見。

2.發(fā)布會的構(gòu)成

一般來說，活動大體可以分為以下四種類型：關(guān)系型、內(nèi)容型、事件型、體驗型。而發(fā)布會屬于大型活動，所以會更加復(fù)合，也融合了以上四種類型。也就說，我們可將一場發(fā)布會拆分成關(guān)系（驚喜）+體驗（加分）+內(nèi)容/事件（核心），這幾個部分。

關(guān)系：每個參與發(fā)布會的人，都渴望與他人建立鏈接。不管是組織者，觀眾，或分享嘉賓，而發(fā)布會的強社交性卻往往被忽略。

體驗：相較于干巴巴的產(chǎn)品介紹，不如直接上手來得更真實。在新品發(fā)布會中體驗環(huán)節(jié)尤為重要，這也豐富了參與者感官體驗，進(jìn)一步促進(jìn)產(chǎn)品營銷。

內(nèi)容/事件：這是整個發(fā)布會中最為核心的內(nèi)容，好的內(nèi)容能抓住用戶的心智，更利于傳播。而增加新聞性事件，則給了大家討論的話題，讓你的產(chǎn)品會說“故事”。

02前期籌備的8P模型

聊完發(fā)布會的基礎(chǔ)知識后，我們正式進(jìn)入正題，來看看如何著手籌備。籌備一個線下活動不僅頭禿爆肝想方案，還得熬夜通宵搭場地，更別提是大型的發(fā)布會了，總?cè)菀壮霈F(xiàn)遺漏，想想就頭大。

為了更便于大家理解和記憶，我們將前期籌備所需的內(nèi)容分為8個模塊，建立了8P模型，跟著這個模型，籌備各種類型的發(fā)布會都不在話下。

1.會議定位—Position

會議的定位相當(dāng)于是整場發(fā)布會的基調(diào)，它會直接影響到整個發(fā)布會的走向和內(nèi)容。

目標(biāo)人群：要明確這次發(fā)布會是給誰看的，是面向企業(yè)用戶還是消費者（粉絲），又或者是供應(yīng)商……是哪個年齡端的用戶，他們的喜好是什么？他們希望通過這次活動收獲到什么？

活動目標(biāo)：據(jù)SMART原則，將活動的目標(biāo)再逐層拆分至可落地執(zhí)行的小目標(biāo)。營銷類比如說新品銷售、品牌推廣，合作類比如說吸引渠道商，轉(zhuǎn)化合作等等。不同的目標(biāo)適用于不同的活動內(nèi)容或形式，所以需要根據(jù)活動目標(biāo)去進(jìn)行下一步的設(shè)計。

活動目標(biāo)：多以形容詞和短語為主，較為簡短便于大眾傳播。

會議形式：包括座談會、研討會、圓桌討論等，可在分享的基礎(chǔ)上，添加上適合的會議形式，讓整場發(fā)布會的形式富有變化，增強用戶體驗。

活動風(fēng)格：取決于你想傳達(dá)怎樣的理念，這會直接影響整場活動的設(shè)計風(fēng)格。很多手機發(fā)布會都是科技感十足，從各方面都讓用戶覺得你在專業(yè)領(lǐng)域上很專業(yè)。若受眾是年輕人，則會更加貼近年輕人的審美，很酷很潮。

傳達(dá)方式：良好的傳達(dá)方式能幫助用戶更好地理解你的觀點，建立同頻鏈接。首先了解觀眾的期待，然后通過金字塔模型或黃金圈法則把想表達(dá)的內(nèi)容轉(zhuǎn)化成對方想聽的結(jié)構(gòu)化內(nèi)容。

預(yù)期效果：當(dāng)活動目標(biāo)定下來后，我們需對活動進(jìn)行有量化預(yù)測，一方面便于制定接下來具體執(zhí)行任務(wù)，另一方面也利于大家對活動預(yù)期的管理。

2.項目推進(jìn)—Propel

舉辦發(fā)布會活動會涉及到許多部門的協(xié)同合作，當(dāng)中協(xié)調(diào)和推進(jìn)各個部門的工作也是很重要的事。只有各項工作都如期交付，整個活動項目才能順利開展。為此，我們整理了項目推進(jìn)時間表和執(zhí)行實操表等，如下圖所示。

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3.人員分工—Person

定下會議的基調(diào)后，我們接下來看人員配置和工作安排。共分為內(nèi)部人員和外部人員。

①內(nèi)部人員：顧名思義，就是公司內(nèi)部負(fù)責(zé)籌備和執(zhí)行該發(fā)布會的工作人員，也可分為項目籌備和項目執(zhí)行兩個部門，籌備組主要負(fù)責(zé)活動的前期策劃、設(shè)計和規(guī)劃。

策劃：牽頭和推進(jìn)活動，確定整體流程或增添創(chuàng)意內(nèi)容。需要寫方案和（宣傳用的）文案，定場地，找資源，請嘉賓等，給發(fā)布會搭好骨架。

設(shè)計：負(fù)責(zé)視覺呈現(xiàn)，增強發(fā)布會的代入感、空間感和層次感等的視覺體驗。包括各種物料設(shè)計和媒體類設(shè)計（PPT和宣傳視頻等），協(xié)助創(chuàng)意內(nèi)容的設(shè)計，給發(fā)布會穿上華麗的禮服。

后勤：看似基礎(chǔ)卻又無法或缺，協(xié)助活動順利推進(jìn)，并給予其他部門支持。包括采購物料、準(zhǔn)備服裝道具、安排晚宴，做好現(xiàn)場安保工作等，給發(fā)布會做好營養(yǎng)供給。

執(zhí)行組主要負(fù)責(zé)活動現(xiàn)場的具體執(zhí)行工作。比如說現(xiàn)場負(fù)責(zé)對接內(nèi)外部工作人員，協(xié)調(diào)各方的工作，布置場地，跟進(jìn)流程彩排和各項簽到、指引等具體的工作，讓發(fā)布會運轉(zhuǎn)起來。

②外部人員：因為有些發(fā)布會所需的專業(yè)的設(shè)備器材，價格高昂且復(fù)用率不高，很多公司都沒有，這時候就需要搬“救兵”了。

主持人：若能請到專業(yè)的主持，會讓活動增色不少，他們能充分發(fā)揮主持和組織的作用，活躍氣氛，引導(dǎo)記者和觀眾踴躍提問，并且善于巧妙地將話題引向主題，當(dāng)回憶出現(xiàn)緊張氣氛時，能及時緩和調(diào)節(jié)。

嘉賓：分享嘉賓結(jié)合行業(yè)屬性，邀請業(yè)內(nèi)優(yōu)秀的大咖前來分享，一定會成為活動的亮點。但需在前期了解清楚嘉賓的相關(guān)資料，包括特殊衣食住行的需求，這樣能給人感覺得到主辦方的充分重視，提升好感。；媒體嘉賓分為付費媒體和自有媒體，能把活動擴散出去，讓更多人知道，增加影響力和行業(yè)知名度。付費媒體一般是根據(jù)活動調(diào)性和傳播階段，通過付費或資源互換等形式，主動邀請專業(yè)垂直媒體或大眾媒體前來，可將流量引流到自己的自有渠道上。與之對應(yīng)的就是自家媒體啦，做好官宣也非常重要哦，因為只有你們自己才知道活動宣傳中想要突出的內(nèi)容和優(yōu)勢特點所在，也能引導(dǎo)外部媒體的走向。無論哪種媒體，都需要前期溝通清楚本次活動的宣傳重點，也可向付費體提供產(chǎn)品體驗和重要嘉賓的專訪機會。但別忘了提前介紹采訪嘉賓的背景資料，以及過審采訪題問題（主辦方和分享嘉賓雙方），采訪時間建議在上午10-12點或下午15-17點。

場地搭建：有一些酒店本身自帶舞臺和顯示屏或投影布，如果會場要求不高的話，可以用酒店本身的這些設(shè)備。若要求較高則可找專業(yè)場地搭建方，包括舞臺搭建，背景板布置，展板、水牌擺放，體驗區(qū)設(shè)置等。

控臺組：加強現(xiàn)場視覺效果，進(jìn)一步烘托氛圍的視頻音頻和燈光，都需要有專門的負(fù)責(zé)人跟進(jìn)和管理，以便第一時間跟進(jìn)。

攝影攝像：需要提前溝通好機位設(shè)置，以及拍攝重點，確保拍攝的內(nèi)容符合宣傳要求，且能及時拿到照片進(jìn)行直播宣傳。

速記員：速記員也是不可或缺的，可視情況請駐場的或直接錄音后遠(yuǎn)程整理稿件。有了速記稿就能第一時間給到各大媒體，整理出相關(guān)報道，抓緊黃金宣傳時間。

最后還有化妝師、禮儀組和志愿者等共同協(xié)助發(fā)布會順利開展，全方位向用戶傳達(dá)我們的專業(yè)。

4.物料清單—Put

到了最繁瑣，最易出錯的物料環(huán)節(jié)，我們需要將活動中所有對外視覺宣傳要用到的東西進(jìn)行匯總，便于前期準(zhǔn)備，及時發(fā)現(xiàn)遺漏的地方。這也和預(yù)算管理有著直接的關(guān)系，要根據(jù)預(yù)算盡可能想周全，部分物料若能復(fù)用，也能減少下次活動籌備時的成本。針對不同類型的發(fā)布會，所需物料不會全都一樣，我們整理出基本適用于大部分發(fā)布會的通用清單，分為線上和線下兩部分。

①線上物料：主要用于活動宣傳。包括介紹活動用的宣傳海報、嘉賓海報（個人或金句）以及宣傳H5/視頻等，甚至包括媒體渠道的廣告位設(shè)置和各種新媒體（公眾號）宣傳所需的物料，以及活動開始前一周用來渲染氣氛的倒計時海報。

還有就是電子邀請函，這類物料主要用于邀請嘉賓，同時也帶有宣傳作用。所以設(shè)計上需要注意：

1.被邀請人作為主體，應(yīng)放頁面中心位突出其榮耀，容易讓人產(chǎn)生轉(zhuǎn)發(fā)的欲望；
2.提煉活動的重要信息，以簡約的形式放在醒目的位置，既方便被邀請人獲取相關(guān)信息，也方便其他感興趣的伙伴能聯(lián)系上主辦方。

②線下物料：就是需打印出來的物料。設(shè)計稿需注意轉(zhuǎn)曲和預(yù)留出血位，并注意制作周期，提前打樣對比確定后再走量。所有物料按區(qū)域分類并打印好相應(yīng)的物料清單，交給相應(yīng)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一管理，便于前期清點布置和后期回收整理核對。

5.場地安排—Place

合適的場地能給活動帶來意想不到的驚喜，而其中有很多細(xì)節(jié)常被我們忽略，這會導(dǎo)致活動現(xiàn)場，從開始搭建到活動后期會造成一定的影響，甚至影響到活動的進(jìn)行和參會人員的體驗。

①場地選擇：但可以承辦活動的地方太多了，可以從以下幾個維度綜合考慮，找到適合自己活動的場地。

交通：盡量在市中心，且交通便利的地方，離地鐵站或公交站的距離，停車是否方便（酒店是否有停車位、停車位滿了后附近是否有其他可停車的位置）

檔次檔期：根據(jù)發(fā)布會類型不同來選擇不同檔次的場地酒店，讓用戶踏足酒店的那刻就覺得值回票價，檔次偏高了沒預(yù)算，檔次偏低了用戶體驗不好。所以需要根據(jù)預(yù)算和活動類型來選擇酒店；另外就是酒店的檔期，不同酒店在旺季和淡季收費也有不同，需要根據(jù)檔期報價綜合考量。

容納人數(shù)：根據(jù)活動預(yù)期的參與人數(shù)與酒店方匹配場地大小是否合適，但也要注意會場中央不要有影響聽眾視線的柱子或其它障礙物。這里和大家分享一個小米打造爆款發(fā)布會的玩法，可借鑒一下，比如現(xiàn)場能裝100人，但只放80張凳子，后排就是站著，以此給人營造出人滿為患的感覺。

壞境：場地的外部環(huán)境也需要考量，若酒店附近都在修路或環(huán)境欠佳（老舊或有荒廢的工廠等），自然會讓人引起不適，也對主辦方的專業(yè)度心生疑惑。

設(shè)備：若酒店自身就帶有所需的舞臺或屏幕等內(nèi)容，就方便前期的場地搭建工作，自然也性價比更高；

住宿：一是看酒店的住宿條件，二是看連通場地一起定能否有優(yōu)惠。提前給分享嘉賓安排好住宿，方便當(dāng)天直接來會場；也協(xié)助外地來的觀眾找好住宿，免去后顧之憂。

預(yù)約時間：一般需提前2個多月預(yù)約場地，部分熱門場地或許還需提前半年或以上。

說完條件了，那去哪找呢？除了自己挨個實地考察外，也可以在活動平臺（會小二、Y空間等）上找，把你的具體訴求告訴他們，讓他們幫忙篩選出合適的場地。

②場地布置：在這里，我將場地布置分為指引系統(tǒng)+會場布置。

指引系統(tǒng)：幫助引導(dǎo)用戶從出發(fā)點最快速進(jìn)入到會場中，需要考慮到采用各種交通工具的引導(dǎo)路線。而從最近的地鐵站/公交站/停車場開始，到酒店門口，需設(shè)置好指引，比如穿著醒目的志愿者協(xié)助引路，在每個轉(zhuǎn)角位都有醒目的水牌或易拉寶引導(dǎo)。進(jìn)酒店大門后，則需引導(dǎo)觀眾找到去會場最短的路，也需跟酒店大堂的工作人員溝通，讓他們協(xié)助引導(dǎo)，分散工作壓力。包括設(shè)置好酒店的電子廣告牌，電梯或轉(zhuǎn)角位置等都設(shè)有醒目的標(biāo)識。

會場布置：分為展示區(qū)、舞臺和內(nèi)場的規(guī)劃，甚至包括晚宴的布置和座位設(shè)置。具體要看不同體量和不同類型的發(fā)布會，讓活動策劃公司設(shè)計好，再進(jìn)行場地搭建即可。屏幕的位置也視場地而定，根據(jù)現(xiàn)場效果以制定分屏方案，比如說16：9雙屏，左側(cè)播放PPT，右側(cè)呈現(xiàn)主畫面；或中間16：9，兩側(cè)演講者的返送畫面。

6.流程設(shè)置—Process

對整場活動要做到心中有數(shù)，一共有多少個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)大概多長時間，什么時候休息，什么時候與用戶互動……這些都需要提前設(shè)置好，以便提前通知下一個環(huán)節(jié)的工作人員提前就位。

燒腦的干貨內(nèi)容和輕松的娛樂環(huán)節(jié)相互交錯，隨時調(diào)動大家的注意力。當(dāng)然也要想要其他應(yīng)急措施，比如說萬一嘉賓分享超時了怎么辦，該如何提醒。

活動中一定要設(shè)置一個能讓用戶高潮的環(huán)節(jié)，并應(yīng)用峰終定律，在關(guān)鍵體驗環(huán)節(jié)上，創(chuàng)造出更多、更高的峰值體驗，以加深他們的印象，利于傳播。

7.宣傳報道—Publicize

“酒香也怕巷深”，好的活動更需要一個合適的推手讓更多人知道，特別是在產(chǎn)品推廣的初期，需要有一個機會和媒介讓大家接觸并了解“ta”。

而發(fā)布會就是起這樣的作用，吸引到第一批種子用戶后才能逐步擴大影響力。所以宣傳報道也是很重要的環(huán)節(jié)，分為預(yù)熱期和舉辦期兩個階段。

①預(yù)熱期：簡單來說，就是吸引大家來參加活動，包括各種視覺層面的內(nèi)容，具體見下圖。

還有對活動內(nèi)容的預(yù)告和透露，讓大家?guī)е闷鎭淼浆F(xiàn)場；若大家對分享嘉賓不熟悉的，也可以在宣傳時適當(dāng)分享一些嘉賓的干貨實力，也能吸引大家前來。

若經(jīng)濟實力允許的話，能找到大V幫忙轉(zhuǎn)發(fā)宣傳，或者在目標(biāo)人群較常出現(xiàn)的地方，地鐵或電梯等地方適當(dāng)張貼廣告也能刷存在感，進(jìn)一步促進(jìn)轉(zhuǎn)化。

②舉辦期：活動舉辦中的宣傳可進(jìn)一步擴大影響，讓參與者自發(fā)幫你宣傳，告訴身邊的朋友這個活（公）動（司）有多棒（專業(yè)）。但這一塊的宣傳容易被忽略，因為大家可能都習(xí)慣性把重心都放在舞臺上，而忽略了一些細(xì)節(jié)的體驗。

可以通過打造“五感”體驗，以增強品牌認(rèn)同感。

五感包括形、聲、聞、味、觸，也即人的五種感覺器官：視覺、聽覺、嗅覺、味覺、觸覺。對應(yīng)到活動中，則是處處出現(xiàn)品牌，增強記憶。

視覺：進(jìn)入會場后，肉眼所見處均保持統(tǒng)一的風(fēng)格和配色，所有對外的物料，最好把標(biāo)簽撕掉，并貼上公司的logo保持風(fēng)格統(tǒng)一。甚至包括不同分享者所用到的PPT，都需要保持一致的風(fēng)格。像在小米的發(fā)布會，把PPT做好是無比重要的事之一。發(fā)布會的核心是產(chǎn)品，當(dāng)然它的表現(xiàn)形式是PPT 。一方面是獲得現(xiàn)場觀眾的認(rèn)可；一方面是吸引場外人的關(guān)注，因為不少觀眾會拍照發(fā)朋友圈，所以也要考慮拍照的效果。

現(xiàn)場照片或直播的傳播，也能照顧到場外的伙伴，能第一時間感受到發(fā)布會的氣氛。像大咖站臺（不一定是分享嘉賓）的照片，本身就能帶來流量，增強權(quán)威性。

聽覺：包括主持人和分享嘉賓的聲調(diào)語氣，現(xiàn)場播放的音效音樂等。比如活動開場前，配合燈光變暗并加上溫柔地語音提醒大家把手機調(diào)為靜音，并將除舞臺外的聲音提前調(diào)小。在活動中場休息快結(jié)束時，主持人催場可加上公司（品牌）名，比如說“演示大師（公司名）提醒你，5分鐘后將繼續(xù)精彩的分享，請調(diào)整狀態(tài)，入座等候?！?/p>

觸覺：包括場地的實體物料，禮物，公司畫冊等宣傳資料。若有新品發(fā)布會，設(shè)置產(chǎn)品體驗區(qū)則能增強用戶的觸覺體驗。

味覺：包括茶歇、晚宴等，抓住用戶的胃，有助于抓住ta的心。若是服務(wù)行業(yè)，這方面的體驗?zāi)芙o用戶留下不錯的印象。也可在茶歇時間可觀眾交流互動，看是否達(dá)到預(yù)期。

嗅覺：這屬于錦上添花的內(nèi)容，配合上讓人感覺舒適的香氣，能讓用戶進(jìn)入會場后放下戒備。再配合不同主題增添氣味的體驗，讓觀眾的體驗更加立體，仿佛置身其中。

另外我們需要在過程中刻意去引導(dǎo)大家轉(zhuǎn)發(fā)，比如說轉(zhuǎn)發(fā)朋友圈領(lǐng)行業(yè)干貨，抽獎領(lǐng)分享嘉賓的簽名書等。前提是禮物是大家想要的，而且轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容不要太強廣告性易引起反感。

8.預(yù)算花銷—Price

成本控制是策劃過程中的重頭，它決定著整個活動能怎么辦。你的目標(biāo)是創(chuàng)造一個令人難忘的活動，并使開支不超過預(yù)算。所以需要確保采取所有可能的措施，來達(dá)到這個目標(biāo)，而不要等到活動結(jié)束時才發(fā)現(xiàn)已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了預(yù)算。

這就需要把活動中所有涉及費用的模塊，事無巨細(xì)地羅列出來。并且根據(jù)項目的添加和刪除情況，不斷地更新你的預(yù)算。我們整理出常規(guī)的花銷內(nèi)容（見下圖），可以在此基礎(chǔ)上根據(jù)具體的活動內(nèi)容再進(jìn)行調(diào)整。

其中的每一個條目都要記錄下報價和付款憑證，留下來發(fā)票，方便之后核算和報銷。

福利時間

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