電子文檔管理系統(tǒng)（EDMS）在使與文檔管理相關(guān)的任務(wù)變得快速、簡單和高效方面發(fā)揮著不可或缺的作用。大多數(shù)企業(yè)使用EDMS的原因有很多，其中一些原因包括：

1、消除數(shù)字混亂
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電子文檔管理系統(tǒng)可以讓你擺脫在不知不覺中造成的大量數(shù)字混亂。我們習(xí)慣將文檔散落在筆記本電腦、移動(dòng)設(shè)備、云存儲(chǔ)、電子郵件附件等，要找到特定的文檔變得非常困難。
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電子文檔管理系統(tǒng)允許你在一個(gè)中央位置存儲(chǔ)和搜索文檔。優(yōu)秀的文檔管理系統(tǒng)還可以幫助你創(chuàng)建數(shù)字文檔。
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擁有一體化的解決方案，例如8Manage EDMS，可以幫助你創(chuàng)建一個(gè)現(xiàn)有內(nèi)容的中央存儲(chǔ)庫，并與你的團(tuán)隊(duì)合作開發(fā)新內(nèi)容。這樣你就不必依賴使用Word或其他文檔編輯器來創(chuàng)建數(shù)字文檔，然后將內(nèi)容存儲(chǔ)在其他地方。
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2、減少對紙張的依賴
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如果企業(yè)仍在使用紙質(zhì)文檔，切換到一個(gè)電子文檔管理系統(tǒng)可以幫助減少對紙張的依賴，并節(jié)省打印、存儲(chǔ)、維護(hù)、歸檔等的額外費(fèi)用。
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另外，基于歸檔和檢索的效率，消除錯(cuò)誤歸檔和工作流程的效率，還可以節(jié)省20%的時(shí)間。
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3、提高整體辦公效率
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當(dāng)你的競爭對手已經(jīng)在使用文檔管理系統(tǒng)時(shí)，你不應(yīng)該在處理你的數(shù)字文檔上繼續(xù)浪費(fèi)時(shí)間和精力。
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當(dāng)你花大量時(shí)間在各種平臺(tái)和設(shè)備上尋找文檔時(shí)，真正工作的時(shí)間就被占用了，最終會(huì)對你的工作效率產(chǎn)生負(fù)面影響。
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釋放工作時(shí)間的一個(gè)好方法是使用電子文檔管理系統(tǒng)，以方便創(chuàng)建、歸檔、編輯、團(tuán)隊(duì)協(xié)作和批準(zhǔn)文檔。
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4、使信息訪問變得容易
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大多數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者不知道僅僅因?yàn)閱T工找不到他們需要的信息或內(nèi)容而浪費(fèi)了多少生產(chǎn)力時(shí)間。
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文檔管理系統(tǒng)的最大好處之一是可以快速訪問基本信息。8Manage文檔管理系統(tǒng)允許用戶將所有文件、網(wǎng)絡(luò)鏈接和文檔存儲(chǔ)在一個(gè)中央數(shù)據(jù)庫。這使得團(tuán)隊(duì)成員無論身在何處，都可以通過任何設(shè)備快速訪問信息。
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5、安全和保障
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保護(hù)你的重要業(yè)務(wù)文檔安全的最佳方法是將它們以數(shù)字形式存儲(chǔ)在文檔管理系統(tǒng)中。這樣就不必?fù)?dān)心數(shù)據(jù)所在的數(shù)百個(gè)應(yīng)用程序的安全能力，也不必記住每個(gè)應(yīng)用程序的登錄信息。
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8Manage電子文檔管理系統(tǒng)帶有諸如文檔訪問控制、文檔跟蹤、密碼保護(hù)、版本控制、實(shí)時(shí)協(xié)作、實(shí)時(shí)通知等功能。將文檔存儲(chǔ)在云端有助于確保你的公司文檔不會(huì)被放錯(cuò)地方，并易于訪問。
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6、可擴(kuò)展性
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隨著業(yè)務(wù)增長，文檔數(shù)量也會(huì)隨著時(shí)間的推移而增加。更多的文檔將意味著更多混亂：瀏覽更多文檔夾、搜索更多云存儲(chǔ)服務(wù)、查找更多電子郵件附件……
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8Manage EDMS易于擴(kuò)展，你可以隨時(shí)設(shè)置或購買更多的云存儲(chǔ)功能，并確保你的工作流程不會(huì)因?yàn)闃I(yè)務(wù)成功而受到干擾。
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7、快速搜索
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沒有適當(dāng)?shù)奈臋n管理系統(tǒng)，將更難在需要時(shí)找到正確的文檔。找到正確的桌面文檔夾或電子郵件可能需要數(shù)小時(shí)。因此，文檔管理系統(tǒng)的快速搜索能力是其最重要的好處之一。
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8Manage EDMS具有出色的搜索和索引能力，可以準(zhǔn)確地找到文檔、文檔標(biāo)題和文檔中的內(nèi)容。
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8、更高的準(zhǔn)確度
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由于能夠在文檔創(chuàng)建過程中進(jìn)行編輯和協(xié)作，數(shù)字文檔必然會(huì)更加準(zhǔn)確。8Manage電子文檔管理系統(tǒng)包含創(chuàng)建和編輯所需的所有工具，有助于提高質(zhì)量和準(zhǔn)確性。
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9、減少存儲(chǔ)和供應(yīng)成本
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缺乏文檔管理系統(tǒng)會(huì)導(dǎo)致創(chuàng)建和管理文檔的成本很高。辦公空間、印刷、雇用員工和存儲(chǔ)設(shè)施的成本會(huì)迅速增加。即使將所有文檔存儲(chǔ)在數(shù)字平臺(tái)上，云存儲(chǔ)服務(wù)的成本也可能很高。
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通過使用8Manage文檔管理系統(tǒng)，你將擺脫紙質(zhì)文件，獲得更多空間，并節(jié)省大量紙張、打印、墨水和其他文具用品的費(fèi)用
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10、提供競爭優(yōu)勢
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與將所有文檔放在硬盤、桌面文件夾和云存儲(chǔ)的企業(yè)相比，使用文檔管理系統(tǒng)的企業(yè)更具有競爭優(yōu)勢。從長遠(yuǎn)來看，員工將節(jié)省很多時(shí)間，他們將有機(jī)會(huì)專注于真正重要的事情，從而促進(jìn)業(yè)務(wù)成功。
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8Manage EDMS是一個(gè)新時(shí)代的電子文檔管理系統(tǒng)，幫助團(tuán)隊(duì)在同一平臺(tái)上協(xié)作、共享、跟蹤和管理所有公司文檔、文件和其他內(nèi)容，并提供一個(gè)安全可靠的地方來存儲(chǔ)這些文檔。
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為了提高企業(yè)的生產(chǎn)力和績效，是時(shí)候考慮使用電子文檔管理系統(tǒng)了。