◎徐默凡

PPT的特點(diǎn)是提供視覺符號信息，可以呈現(xiàn)形象化、系統(tǒng)性的信息，從而有效彌補(bǔ)口頭表達(dá)線性、瞬時性的缺陷。因此，適合PPT呈現(xiàn)的內(nèi)容主要有多媒體信息、關(guān)鍵性文字、可視化圖表等。

口說無憑，眼見為實(shí)，PPT可以呈現(xiàn)圖片、視頻、動畫等視覺媒體信息，這是眾所周知的常識。但PPT其實(shí)也可以呈現(xiàn)聽覺通道的多媒體信息，比如配樂朗誦可以提高藝術(shù)效果，名人原聲可以還原歷史情境，真人證言可以增強(qiáng)論證力量。為了避免版權(quán)問題，多媒體材料最好自己拍攝、制作、剪輯。如果自己制作的材料里涉及對方的肖像、聲音、家庭情況等隱私，那么必須獲得對方的授權(quán)。

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PPT上當(dāng)然也要呈現(xiàn)文字，但表達(dá)一定要簡練，主要顯示核心觀點(diǎn)和關(guān)鍵概念。核心觀點(diǎn)應(yīng)該簡潔有力，不宜采取長篇大論的形式。更不能大段大段照抄論據(jù)和論證過程，論據(jù)和論證過程應(yīng)該是口頭表達(dá)中加以說明的。為了加強(qiáng)聚焦，主要觀點(diǎn)可以配上相關(guān)圖片后獨(dú)占一頁。關(guān)鍵概念則力求細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)，文字可以多一點(diǎn)，需要用周密的長句完整表達(dá)。在完整呈現(xiàn)定義之后，還可以再提煉出幾個關(guān)鍵詞進(jìn)行詳細(xì)分說。

每一頁P(yáng)PT的文字含量不宜過多，不超過百字最佳，濃縮的才是精華。如果能做到圖文并茂就更好了，圖片可以是文字內(nèi)容的補(bǔ)充、強(qiáng)調(diào)或者延伸。有時候?yàn)榱嗣阑媸?、活躍氣氛，哪怕放幾個表情包圖片也是好的。

PPT的優(yōu)勢還在于可視化圖表。人的短時記憶容量有限，在聽取口頭信息時，往往顧此失彼，較難形成整體性信息結(jié)構(gòu)。此時PPT就可以發(fā)揮自己的視覺形象優(yōu)勢，用表格、比例圖等概括數(shù)據(jù)的全貌，用流程圖、思維導(dǎo)圖等歸納論證的完整過程。這種可視化信息還能調(diào)動聽眾的形象思維，幫助建構(gòu)整體性的框架和圖式。

多媒體信息、關(guān)鍵性文字、可視化圖表等呈現(xiàn)內(nèi)容還需要進(jìn)行有機(jī)組合，使PPT成為一個整體性文本。PPT開頭可以設(shè)置一頁目錄，目錄里顯示若干大標(biāo)題，幫助聽眾掌握整體架構(gòu)。這些大標(biāo)題呈現(xiàn)的是演講的主體框架，所以語言要精心設(shè)計，要言不煩。PPT依據(jù)大標(biāo)題分解為若干部分，每一部分開始的時候最好用大標(biāo)題單獨(dú)成頁來統(tǒng)攝，以達(dá)到提綱挈領(lǐng)的效果。根據(jù)內(nèi)容的復(fù)雜程度，可以在一級標(biāo)題下設(shè)計次級小標(biāo)題，但標(biāo)題最多三級，太繁復(fù)則無法幫助聽眾理清思路。PPT結(jié)尾部分可以對全部內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)，再次強(qiáng)調(diào)自己的主要觀點(diǎn)，從而給人留下有頭有尾的完滿印象。如果有將來的活動預(yù)告或者提請大家繼續(xù)思考的問題，也可作為結(jié)尾制作專頁。最后不要忘記設(shè)置一個“感謝頁”，表達(dá)對聽眾的謝意，還可以留下自己的聯(lián)系方式以供后續(xù)交流討論。

順便要提醒一句的是，用“感謝聆聽”這個感謝語作為結(jié)束頁目前很流行，但不一定得體。因?yàn)椤案兄x聆聽”字面上的意思是“感謝你認(rèn)真聽我的講話”，無形中有抬高自己講話價值的嫌疑，這就顯得不是很謙虛。中國傳統(tǒng)文化更習(xí)慣的是用“卑之無甚高論”之類客套話來貶低自己，以此獲得禮貌效果，所以用“敬請指正”“歡迎批評”之類作為感謝語可能更得體一點(diǎn)。

（本文刊于《咬文嚼字》2023年第2期《社交新風(fēng)》欄目。）