在招標(biāo)采購活動中，招標(biāo)提案請求（RFP）每天在被廣泛使用。事實(shí)上，無數(shù)各種規(guī)模的企業(yè)和組織都使用RFP程序來收集和組織數(shù)據(jù)，做出戰(zhàn)略性的采購決策，并找到最好的供應(yīng)商，同時使價值最大化和風(fēng)險最小化。

為什么采用RFP？
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供應(yīng)商的伙伴關(guān)系可以使企業(yè)成功或失敗。因此，RFP有助于確保供應(yīng)商的選擇是基于數(shù)據(jù)的、戰(zhàn)略性的和深思熟慮的。這個過程會產(chǎn)生短期和長期的利益。
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-考慮到復(fù)雜的因素

當(dāng)企業(yè)需要進(jìn)行高價值采購時，有很多重要的因素。買家必須考慮到幾十個不同的因素。例如，你可能需要探索一個供應(yīng)商的經(jīng)驗(yàn)、財務(wù)、文化、技術(shù)能力、安全實(shí)踐、產(chǎn)品質(zhì)量等等。RFP將來自多個供應(yīng)商的所有這些信息集中在一個文件中。
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-鼓勵競爭性定價

RFP的采購?fù)谴蠊P投資。因此，重要的是確保你與合適的企業(yè)合作，同時盡可能地降低成本。根據(jù)定義，RFP是有競爭性的，這鼓勵每個潛在的供應(yīng)商提出他們的最佳報價。即使你與現(xiàn)有的供應(yīng)商有關(guān)系，為高風(fēng)險、高價值的項目進(jìn)行招標(biāo)也是一個好主意。
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-確保公平公正的流程

RFP流程使用數(shù)據(jù)來確?？陀^性。事實(shí)上，它允許你從所有潛在的供應(yīng)商那里收集一致的數(shù)據(jù)，避免偏袒、偏見或不公平的比較。它提供清晰、可審計的文檔，說明你是如何做出決定的。
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-減少風(fēng)險

風(fēng)險是任何供應(yīng)商關(guān)系中所固有的。幸運(yùn)的是，RFP流程的細(xì)節(jié)使企業(yè)能夠通過核實(shí)和檢查供應(yīng)商的多樣性和可持續(xù)實(shí)踐、安全政策以及法規(guī)遵從性，將供應(yīng)商風(fēng)險降到最低。這個過程在簽訂合同之前就能闡明任何潛在威脅，并使你的企業(yè)能夠作出相應(yīng)的反應(yīng)以減少風(fēng)險。

誰參與了RFP流程？

為了取得成功，RFP 需要大量的協(xié)調(diào)。不同的利益相關(guān)者必須一起工作，以確定需求、收集信息和探索解決方案。界定和記錄關(guān)鍵角色和責(zé)任可以確保企業(yè)制定有效的 RFP 流程。
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-業(yè)務(wù)利益相關(guān)者
RFP 通常從請求采購或解決方案的個人、部門或團(tuán)隊開始。來自這些利益相關(guān)者的直接輸入指導(dǎo)著項目的進(jìn)行。從定義需求到撰寫 RFP ，再到對結(jié)果進(jìn)行評分，讓利益相關(guān)者參與可以改善項目成果。此外，業(yè)務(wù)利益相關(guān)者還可以創(chuàng)建和管理 RFP。
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-采購專業(yè)人員
作為 RFP 流程的設(shè)計者和管理者，采購專業(yè)人員對成功至關(guān)重要。他們對采購請求進(jìn)行審核，促進(jìn) RFP 的創(chuàng)建、分發(fā)和評估。此外，他們在整個過程中與供應(yīng)商合作，監(jiān)控進(jìn)度，回答問題并提供反饋。采購專業(yè)人員的常見頭銜包括采購經(jīng)理、戰(zhàn)略采購經(jīng)理和其他采購角色。
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-顧問
如果企業(yè)沒有專業(yè)知識來駕馭 RFP 流程，可以雇用采購顧問。他們與客戶面談以了解需求，并利用他們的專業(yè)知識來選擇合格的供應(yīng)商，在提出建議之前管理溝通并評估結(jié)果。
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-高管、CFO和CPO
對于高成本的戰(zhàn)略采購項目，高管、CFO和CPO通常負(fù)責(zé)為采購提供最終批準(zhǔn)。他們將評估成本、預(yù)計投資回報以及與企業(yè)目標(biāo)的一致性。
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-供應(yīng)商
被邀請對招標(biāo)書作出回應(yīng)的組織被稱為供應(yīng)商。他們準(zhǔn)備一份提案，回答?RFP?的問題，突出他們的差異性，最好能說服買家他們是該項目的正確選擇。
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如何實(shí)踐RFP流程？
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企業(yè)使用端到端的電子招標(biāo)采購軟件，,例如8Manage SRM電子招標(biāo)軟件，可以減低文書工作，避免了很多錯誤和返工，集中跟蹤全部交易，亦能確保合同的建立和執(zhí)行遵從法規(guī)。
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8Manage SRM實(shí)現(xiàn)招標(biāo)啟動、專家篩選、標(biāo)書準(zhǔn)備、供應(yīng)商篩選、邀標(biāo)、發(fā)標(biāo)、問答、截標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、終選和公告流程完全自動化。系統(tǒng)支持 RFI、RFP、RFQ 和 RFT，能夠跟蹤 RFP 或 RFQ 招標(biāo)中所有的供應(yīng)商選擇、招標(biāo)響應(yīng)、價格性能比較，從而確保最佳性價比。
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采用電子招標(biāo)采購的一個重要作用是增加了招投標(biāo)過程中的透明度。為方便管理者和員工全面掌握每次招標(biāo)采購的進(jìn)展，8Manage SRM可以顯示所有相關(guān)的申請及其狀態(tài)（開放、已審批、待審批、已拒絕、已完成），已選擇/推薦的供應(yīng)商、RFI、RFP、已發(fā)送的RFQ和已生成/已發(fā)送的LPO等，從而幫助采購部門立即查看需要他們參與的內(nèi)容。
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另外，8Manage SRM與供應(yīng)商管理功能關(guān)聯(lián)在一起，有助于比較供應(yīng)商的投標(biāo)，選擇勝出的投標(biāo)書，使你更有信心管理 RFP。