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你需要從橫向和縱向兩個(gè)角度，來控制各種事務(wù)、項(xiàng)目和行動(dòng)。橫向控制是把你涉及的所有行動(dòng)都管理起來，保證毫無遺漏地加以執(zhí)行。相比之下，縱向控制則是對(duì)每個(gè)具體主題或項(xiàng)目進(jìn)行思考和協(xié)調(diào)，并跟蹤其進(jìn)展情況。比如：你的公司即將進(jìn)行部門重組，你和老板需要商討一些決策；從廣義上講，這就是“項(xiàng)目規(guī)劃”，它的焦點(diǎn)聚集在某一事務(wù)、狀況或某一個(gè)人身上，勾勒出執(zhí)行過程中的一切（至少對(duì)目前來說）必要想法、細(xì)節(jié)、重要環(huán)節(jié)，以及事情的先后次序。

橫向控制和縱向控制的目標(biāo)是一致的：解除你的心理負(fù)擔(dān)，并把事情做好。恰到好處的行動(dòng)管理能讓你輕松自如地游歷于廣闊的工作和生活天地中，同時(shí)，對(duì)項(xiàng)目的適度關(guān)注能讓你徹底了解和掌控項(xiàng)目所需的具體環(huán)節(jié)。

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GTD的方法論：

（1）收集引起我們注意的事務(wù)和信息；

（2）理清每個(gè)項(xiàng)目的意義和相關(guān)措施；

（3）組織整理結(jié)果，提出選項(xiàng)；（優(yōu)先級(jí)、哪些可以去掉、是否有遺漏）

（4）進(jìn)行思考回顧；

（5）選擇行動(dòng)。

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理清流程圖：

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你的日程表上應(yīng)標(biāo)注三種情況：

1.????? 需要在指定時(shí)間執(zhí)行的行動(dòng)

2.????? 需要在指定時(shí)間獲取的信息（比如有關(guān)安排約會(huì)的注意事項(xiàng)）

不再需要“每日工作清單”， 在我的做法中，只有上面那三種情況才被允許記錄在日程表中，其他的一概免談！由于會(huì)不斷出現(xiàn)新的問題需要處理，工作的重點(diǎn)也可能不斷地轉(zhuǎn)移，每天的工作安排也必將隨之做出相應(yīng)的調(diào)整，因此，人們不可能100%提前確定每日工作清單。制定一個(gè)工作清單作為工作參照自然是有益處的，但是，實(shí)際情況是這個(gè)工作清單可能不得不隨時(shí)進(jìn)行調(diào)整。如果你在日程表相應(yīng)的日期處記錄一串長長的任務(wù)，一旦無法執(zhí)行，又不得不將它們的內(nèi)容逐項(xiàng)重新抄錄到另一個(gè)日期處，這未免有些令人泄氣，同時(shí)也浪費(fèi)了寶貴的時(shí)間。我提倡使用的“下一步行動(dòng)”清單能夠容納所有行動(dòng)的提示信息，甚至是那些有嚴(yán)格時(shí)間要求的行動(dòng)。這樣就避免了每天在日程表中重復(fù)抄寫同樣的任務(wù)了。

你所有的行動(dòng)提示信息應(yīng)該記在哪里呢？答案是“下一步行動(dòng)”清單。它和日程表一起，構(gòu)成每日行動(dòng)管理組織和導(dǎo)向的核心結(jié)構(gòu)。

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成功的最關(guān)鍵因素：每周回顧? 你需要每隔一段時(shí)間，全面回顧自己的總體生活和工作情況，并對(duì)擬采取的具體行動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)檢查。對(duì)于大多數(shù)人而言，工作流程管理方法的神奇之處恰恰就是在不斷對(duì)過去進(jìn)行回顧的過程中體現(xiàn)出來的。也就是說，你至少需要每周瀏覽一次那些未完善的工作和懸而未決的問題，這非常重要。

每周回顧應(yīng)該完成以下任務(wù)：

1. 收集和加工處理所有的“材料”

2. 回顧整個(gè)系統(tǒng)

3. 更新各類清單

4. 做到徹底、清楚、實(shí)時(shí)和完整

如何確定某一時(shí)刻具體行動(dòng)，你可以按順序采用下面四個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：

自我狀態(tài)、有多少時(shí)間、有多少精力和重要性。

批注：應(yīng)永遠(yuǎn)保持良好狀態(tài)來行動(dòng)。

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每日工作，你基本就是在從事以下3種不同類型的活動(dòng)：

1. 執(zhí)行事先安排好的工作

2. 處理突發(fā)事件

3. 安排自己的工作

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人的大腦在面對(duì)任何一項(xiàng)任務(wù)的時(shí)候，都要經(jīng)過5個(gè)步驟：

1. 定義目標(biāo)和原則。

2. 展望結(jié)果。

3. 頭腦風(fēng)暴/集思廣益。

4. 組織整理。

5. 明確下一步的行動(dòng)方案。

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你大可不必對(duì)清單中的內(nèi)容按照重要程度進(jìn)行排序，因?yàn)橐坏┣闆r有變，你就不得不重新排序。對(duì)于許多人的組織整理工作而言，強(qiáng)行對(duì)事情進(jìn)行排序正是導(dǎo)致挫敗感的根源。事實(shí)上，當(dāng)你看到整個(gè)清單時(shí)，完全能夠根據(jù)實(shí)際情況快速找出其中最重要的事情。清單僅僅是一個(gè)目錄，它幫助你跟蹤那些正在進(jìn)行的事情，并讓你在回顧的時(shí)候有一個(gè)依據(jù)和參照。

批注：優(yōu)先級(jí)并不是很重要，不一定要標(biāo)記上，重要的事情你本來就可以一眼看出。

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為防止整個(gè)系統(tǒng)變得“陳腐”，一旦項(xiàng)目筆記中的內(nèi)容過時(shí)或者無用了，你就應(yīng)該立刻刪除這條筆記。我發(fā)現(xiàn)捕捉這些思考成果、想法的最大益處在于促進(jìn)了我的思考過程，而不是那些記錄下的想法（其實(shí)大部分想法都沒有付諸實(shí)現(xiàn)?。Ｋ?，當(dāng)你發(fā)現(xiàn)某些想法變得無用以后就盡快刪除它們吧，以免讓這些舊的想法擾亂你的思緒。

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很多人都習(xí)慣于將可執(zhí)行的事務(wù)和大量不可執(zhí)行的事務(wù)（這些事情或資料可能是有價(jià)值的，但是不需要采取行動(dòng)）混在一起，這恰好是很多人的個(gè)人管理系統(tǒng)存在的最嚴(yán)重問題之一。

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“大局”的回顧： 在你的工作中，最重要的目標(biāo)和目的是什么？你有明確的一年或者三年規(guī)劃嗎？你的職業(yè)生涯如何規(guī)劃？目前的生活方式是否令你滿意？從長遠(yuǎn)目標(biāo)的角度來看，你是不是正在做你真正希望或者需要做的事情呢？

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創(chuàng)造性的情境分類：我會(huì)在長途旅行之前創(chuàng)建一個(gè)臨時(shí)性的“出行前”類別，將必須在出發(fā)前處理的所有行動(dòng)清單內(nèi)容納入其中。在執(zhí)行完畢之前，我需要回顧的唯一清單就是這個(gè)了。

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工作中的六個(gè)層次可以類比為高度：

5樓視野：人生

4樓視野：長期展望

3樓視野：1~2年的目標(biāo)

2樓視野：關(guān)注和責(zé)任范圍

1樓視野：當(dāng)前的工作

地面：目前的行動(dòng)。

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當(dāng)?shù)讓右呀?jīng)陷入失控狀態(tài)時(shí)，仍然自上而下地進(jìn)行管理，將有可能成為效率最為低下的方法。雖然“5樓視野”（目標(biāo)和原則）是最高的層次，但是經(jīng)驗(yàn)告訴我，只有我們充分了解和實(shí)施了其他各個(gè)層面的工作（特別是“地面”和“1樓視野”高度的事務(wù)），我們才可能獲得更大的自由度、更豐富的資源，去關(guān)注和開展那些更加重要的工作。

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多年的經(jīng)驗(yàn)告訴我，你考慮最多的事項(xiàng)就是你要處理的最重要事情。在某種具有理論意義的排序清單中，“買貓食”當(dāng)然不可能排名靠前，但如果你此時(shí)考慮最多的就是這件事，那么以某種方式進(jìn)行處理就是你的“1號(hào)任務(wù)”。一旦你處理了關(guān)注事項(xiàng)，就會(huì)感到如釋重負(fù)，從而看到你真正的關(guān)注事項(xiàng)。

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一般的自上而下系統(tǒng)無法應(yīng)付在思考和預(yù)測中出現(xiàn)的數(shù)量龐大的細(xì)節(jié)。這也就是我主張自下而上的管理方式的原因。

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一位客戶——同時(shí)也是一位個(gè)人培訓(xùn)領(lǐng)域的企業(yè)家——最近告訴我，通過收集梳理自己的工作，他減少了生活中的焦慮和壓力。把一切分散注意力的事情全部放進(jìn)工作籃，這一習(xí)慣讓他有機(jī)會(huì)重新考慮哪些任務(wù)才是真正值得關(guān)注的。如果他發(fā)現(xiàn)這個(gè)事情已經(jīng)超出了自己的能力范圍，那就可以直接把它丟入垃圾桶。

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有幾位經(jīng)驗(yàn)豐富的高級(jí)主管人員曾經(jīng)告訴我，在他們的機(jī)構(gòu)把“下一步行動(dòng)是什么”作為一個(gè)行為標(biāo)準(zhǔn)而建立起來以后，很快收到了明顯的效果。這一做法對(duì)機(jī)構(gòu)的文化產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響，并對(duì)機(jī)構(gòu)的發(fā)展起到了良性推動(dòng)作用。

我經(jīng)常受邀參加各種會(huì)議，與會(huì)者希望我能幫助他們提升會(huì)議效率。而我在此過程中也學(xué)到了百試不爽的一招兒：無論會(huì)議討論進(jìn)行到什么狀況，在會(huì)議結(jié)束之前20分鐘，都提出一個(gè)問題——“那么，目前需要采取的下一步行動(dòng)是什么呢？”根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，人們往往需要花費(fèi)20分鐘進(jìn)行思考（有時(shí)甚至是痛下決心），才能對(duì)此問題給出一個(gè)答案。

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我的好友史蒂文·施耐德是大腦認(rèn)知領(lǐng)域的一位專家，他提出這樣的觀點(diǎn)——“生活中只存在兩個(gè)問題：（1）你知道你想要達(dá)到的目標(biāo)，但你不知道如何達(dá)成它；（2）你不知道你的目標(biāo)到底是什么?！比绻@種說法是正確的（我認(rèn)為是的），那么，也就只存在兩種解決方法：

1. 找到你的目標(biāo)（結(jié)果）

2. 找到具體的辦法（行動(dòng)）

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未完成任務(wù)占據(jù)了大腦空間，從而令大腦的清晰度和注意力打了折扣。

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目標(biāo)（預(yù)期結(jié)果）是一個(gè)至關(guān)重要的生活構(gòu)成部分，而GTD可以同時(shí)促進(jìn)個(gè)人目標(biāo)和職業(yè)目標(biāo)。

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多年來，我接觸過GTD方法的許多使用者，我注意到他們往往在應(yīng)用這個(gè)模式的過程中表現(xiàn)出3個(gè)階段的精通水平：

1. 采用最基本的工作流程管理；

2. 執(zhí)行一個(gè)較為高級(jí)和綜合的全方位生活管理系統(tǒng)；

3. 利用技能創(chuàng)造明確的空間，完成任務(wù)，并且使你的表現(xiàn)越來越得體。

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高級(jí)層面“搞定”精通水平的標(biāo)志是：

1. 一個(gè)完整、最新、清晰的項(xiàng)目清單；

2. 一張角色、職責(zé)、興趣（個(gè)人和職業(yè)）的地圖；

3. 一個(gè)集成化的全面生活管理系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)是基于某人的當(dāng)前需求和發(fā)展方向定制的，用于動(dòng)態(tài)監(jiān)控日常工作以外的行為；

4. 面臨的挑戰(zhàn)和意外狀況將驅(qū)使你采用（而不是棄用）這個(gè)方法。

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沿著精通此術(shù)的道路繼續(xù)前進(jìn)，你將抵達(dá)這樣一個(gè)階段：你的“項(xiàng)目”清單會(huì)變成你“下一步行動(dòng)”清單的推動(dòng)力，而不是其映射，而你的項(xiàng)目本身將真實(shí)地反映你的角色、關(guān)注領(lǐng)域和興趣。

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這里有一些推動(dòng)你實(shí)施這一方法的小提示：

1.????? 建立起用于個(gè)人組織整理的設(shè)施。

2.????? 安排整理你的工作區(qū)。

3.????? 準(zhǔn)備幾個(gè)工作籃。

4.????? 創(chuàng)建一個(gè)可行和易于訪問的個(gè)人參考系統(tǒng)（工作和家用）。

5.????? 準(zhǔn)備一個(gè)好用的計(jì)劃手冊，上面應(yīng)該有完整的管理項(xiàng)目的清單。

6.????? 允許自己做出旨在改善工作環(huán)境的任何改變。掛圖片，買鋼筆，扔?xùn)|西，重新安排你的工作區(qū)。為你重新啟程提供支持。

7.????? 預(yù)留出一些時(shí)間，讓你可以整理辦公室中某一個(gè)完整的區(qū)域，然后是家中的各個(gè)角落。把收集到的一切納入你的系統(tǒng)當(dāng)中，并采用本書介紹的方法進(jìn)行處理。

8.????? 同別人分享你從書中獲得的知識(shí)、你的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)以及感受（這是最快的學(xué)習(xí)方法）。

9.????? 3~6個(gè)月后，再回顧本書的內(nèi)容，你會(huì)發(fā)現(xiàn)很多第一次閱讀時(shí)漏掉的東西。只要你認(rèn)真閱讀，你的收獲會(huì)比第一次更多。

10.?? 與推廣和使用本書方法的人保持聯(lián)系，參與他們的討論和實(shí)踐

總結(jié)

總體來看，這本書干貨挺多，雖然啰嗦點(diǎn)，但給了我不少啟發(fā)。我從很早就開始實(shí)踐自我管理，GTD的理念、方法論我也早就在其它地方學(xué)過，如今閱讀這本書依然有很多啟發(fā)，這本書的理論必然能夠跨越時(shí)間長河，即使過二三十年也不會(huì)過時(shí)，這本書是自我管理類書籍里特別經(jīng)典的一本。

事實(shí)上，自我管理這門課題，相比起理論，更重要的是實(shí)踐，學(xué)會(huì)了理論是一回事，能不能實(shí)踐是另外一回事。在如今這個(gè)時(shí)代，其實(shí)我早就建立了我的一套自我管理體系，我采用的是滴答清單來承載GTD系統(tǒng)的大部分，再專門用有道云筆記來實(shí)現(xiàn)自我管理的知識(shí)沉淀及總結(jié)，再加上我自己寫代碼做了一套人生記錄體系，整個(gè)自我管理系統(tǒng)很易用。

在我看來自我管理包含很多多個(gè)部分，執(zhí)行力是其中最重要的，而注意力則是一切的開始，注意力被別的東西吸引了自我管理就無從開始，自控能力的本質(zhì)是控制注意力，目標(biāo)管理是自我管理的重要工具，最重要的是學(xué)會(huì)分解目標(biāo)以及管理時(shí)間。

自我管理是一種技能，理論不重要，實(shí)踐才是最重要的。

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應(yīng)該自下而上的自我管理，而不是自上而下的管理，也就是說應(yīng)該先從行動(dòng)開始管理，而不是一開始就從人生愿景這種宏大的課題開始。優(yōu)先關(guān)注行動(dòng)而不是人生的宏大愿景。

“下一步行動(dòng)是什么”這個(gè)問題應(yīng)該多問，這是最關(guān)鍵的問題。

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三個(gè)關(guān)鍵原則：

1.????? 養(yǎng)成收集的習(xí)慣

2.????? 多對(duì)目標(biāo)問“下一步行動(dòng)是什么”，做目標(biāo)分解

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少使用今日工作清單，多使用下一步行動(dòng)清單。因?yàn)樘鄷r(shí)間限制類的任務(wù)會(huì)干擾人的注意力而且今日做不完又要對(duì)這條任務(wù)重新歸類。

少使用優(yōu)先級(jí)，重要的任務(wù)你會(huì)一眼看出來。因?yàn)樯羁傆型话l(fā)情況，優(yōu)先級(jí)變化很快，重新整理會(huì)讓人很有挫敗感。

斷舍離，沒用的任務(wù)及時(shí)清理，記錄只是為了更好的執(zhí)行，而不是為了記錄而記錄。

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GTD或者說自我管理本身其實(shí)是一種技能，就像彈吉他，并不會(huì)影響到你本身是一個(gè)怎樣的人，一個(gè)隨性的人并不會(huì)因?yàn)樽晕夜芾矶淖冃愿?。GTD是需要磨練一生的技能，現(xiàn)代社會(huì)商家用了大量的心理學(xué)手段來影響、控制人們，而自我管理可以讓我們聽到內(nèi)心本來的聲音。自我管理的本質(zhì)是：隨心而動(dòng)，掌控自己進(jìn)而掌控生活。自我管理會(huì)讓你內(nèi)心平靜，可以讓你富有成效的生活，讓你事半功倍，減少你精神上的壓力。自我管理不是成功學(xué)。

自我管理不能沒有信念，一定要有掌控自我的信念。

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PS：閱讀這本書花了6個(gè)小時(shí)，西方的社科書籍總是寫得有點(diǎn)啰嗦，嚴(yán)重懷疑這種出版書籍是按字?jǐn)?shù)付費(fèi)，這種書籍就不應(yīng)該細(xì)細(xì)的讀，看不懂的地方跳過即可，因?yàn)榭床欢牡胤酵亲髡咴谒謹(jǐn)?shù)或者作者沒寫好。