近些年，隨著電子發(fā)票的快速發(fā)展，國家對會計電子檔案政策的不斷推進(jìn)，出現(xiàn)了以電子發(fā)票為代表的電子類會計憑證。目前，“全電票”受票試點(diǎn)覆蓋全國，組織隨時隨地都可能接收到“全電票”。

紙質(zhì)發(fā)票、電子發(fā)票、全電發(fā)票共存的當(dāng)下，組織面臨著諸多的管理變化與創(chuàng)新，該如何有效開票、用票與管票？

“傳統(tǒng)電子發(fā)票”和“全電票”二者雖然同屬電子類發(fā)票，但從開具端、票面樣式及防偽應(yīng)用上都有著明顯的差異。

全電發(fā)票與傳統(tǒng)電子發(fā)票同屬于電子會計憑證范疇，其報銷、入賬、歸檔也會依據(jù)財會[2020]6號中相關(guān)規(guī)定進(jìn)行執(zhí)行。涉及增值稅電子普通發(fā)票、增值稅電子專用發(fā)票、鐵路電子客票、航空運(yùn)輸電子客票行程單、銀行電子回單、銀行電子對賬單、電子非稅收入一般繳款書等七類電子憑證的開具及接收。

試點(diǎn)推行后，組織將會面臨更多電子憑證的驗(yàn)簽、解析、報銷、入賬、歸檔等自動化處理能力的考驗(yàn)。

針對組織的業(yè)務(wù)需求，泛微齊業(yè)成提出了業(yè)務(wù)、檔案一體化方案，實(shí)現(xiàn)“票”“單”“證”“賬”“表”全量會計資料的應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。

通過系統(tǒng)集成，自動采集散落在前端信息化系統(tǒng)內(nèi)的會計類資料，經(jīng)過質(zhì)檢、編目等多個作業(yè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)全量會計資料的最終歸檔。

例如，組織會計核算系統(tǒng)內(nèi)的總賬、明細(xì)賬、會計月報/年報、記賬憑證等；費(fèi)用報銷系統(tǒng)內(nèi)的電子發(fā)票、費(fèi)用報銷單等；資金及銀企互聯(lián)系統(tǒng)內(nèi)的銀行回單、銀行對賬單等全部會計資料。

檔案系統(tǒng)根據(jù)會計資料間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，進(jìn)行自動組件、立卷成冊、裝盒上架，實(shí)現(xiàn)會計檔案的應(yīng)歸盡歸。

業(yè)財檔一體化

組織常用場景指南

一、【費(fèi)用到報銷】場景

員工在齊業(yè)成費(fèi)控系統(tǒng)發(fā)起報銷單填寫，在填單時同步進(jìn)行電子發(fā)票原件和紙質(zhì)發(fā)票影像件采集，并對發(fā)票進(jìn)行OCR識別、真?zhèn)尾轵?yàn)、重復(fù)報銷查驗(yàn)及其他多項合法合規(guī)性校驗(yàn)，OCR識別出全票面的發(fā)票數(shù)據(jù)，自動回填報銷單，完成單據(jù)提交。

通過對報銷真實(shí)性、合規(guī)性、預(yù)算控制等進(jìn)行審核。財務(wù)出納在銀企直聯(lián)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)在線支付并獲取相關(guān)的支付憑證。后續(xù)由財務(wù)核算系統(tǒng)生成記賬憑證。

整個報銷業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過程，能夠從費(fèi)控報銷系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)、財務(wù)核算系統(tǒng)等多套業(yè)務(wù)系統(tǒng)中抽取記賬憑證、相關(guān)報銷單、電子發(fā)票、銀行回單等會計資料的電子文件、元數(shù)據(jù)和結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，進(jìn)行統(tǒng)一打包歸檔，并在電子會計檔案系統(tǒng)自動進(jìn)行關(guān)聯(lián)和組件。

二、【采購到付款】場景

組織在線發(fā)起采購申請，審批通過后形成采購合同及采購訂單，當(dāng)采購到貨及發(fā)票到票之后進(jìn)行供應(yīng)鏈端的三單匹配。

在采購入庫單、采購訂單及發(fā)票匹配完成之后下推財務(wù)應(yīng)付，進(jìn)行資金付款和生成記賬憑證。

在整個采購到付款業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過程中，齊業(yè)成智能從采購管理系統(tǒng)、財務(wù)應(yīng)付系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、核算系統(tǒng)等多套業(yè)務(wù)信息化系統(tǒng)中抽取記賬憑證、相關(guān)采購合同和采購訂單、采購發(fā)票、銀行回單等會計資料的電子文件、元數(shù)據(jù)及結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，進(jìn)行統(tǒng)一打包歸檔，并在檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)穿透聯(lián)查。

三、【銷售到收款】場景

通過采購系統(tǒng)發(fā)起銷售合同及銷售訂單，發(fā)貨出庫之后確認(rèn)應(yīng)收并完成發(fā)票開具和郵寄，后續(xù)收到購貨方付款之后在核算系統(tǒng)生成記賬憑證。

與銷售業(yè)務(wù)相關(guān)的銷售訂單、銷售出庫單、銷售發(fā)票，與財務(wù)會計相關(guān)的記賬憑證、銀行回單、總分賬、明細(xì)賬等都可以全量歸檔進(jìn)入電子會計檔案系統(tǒng)。

四、【電子會計檔案】場景

針對組織全量的“會計資料”需要實(shí)現(xiàn)會計檔案的全生命周期閉環(huán)管理。通過自動收集、快速整理和自動歸檔，完成電子會計檔案的保管、統(tǒng)計、檢索、借閱、鑒定、處置等。

同時為了確保會計檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性，系統(tǒng)需要對移交進(jìn)入電子會計檔案系統(tǒng)的會計資料進(jìn)行“四性檢測”，檢測完成后會自動生成檢測報告，反饋質(zhì)檢結(jié)果，同時檢測報告也支持下載和打印。

總結(jié)

泛微齊業(yè)成全程數(shù)字化的費(fèi)控管理平臺幫助組織實(shí)現(xiàn)了從發(fā)票、報銷、支付、記賬、歸檔以及集成的全程數(shù)字化管控，并自動生成電子會計檔案，為組織打造一個業(yè)財票稅檔一體化的大協(xié)同平臺，最終助力組織業(yè)務(wù)成功。