3月22日，財政部、稅務(wù)總局頒布《電子發(fā)票全流程電子化管理指南》！全流程電子化的時代即將到來！如何提前防范風(fēng)險？給您分享如下

全流程電子化！

無紙化報銷、入賬、歸檔、存儲

現(xiàn)印發(fā)給你們，供各單位在電子發(fā)票開具、接收、報銷、入賬、歸檔全流程管理過程中參考。

其實除了最新頒布的《電子發(fā)票全流程電子化管理指南》，早在2022年，國務(wù)院就頒布了《進一步優(yōu)化營商環(huán)境降低市場主體制度性交易成本的意見》。在該《意見》中提到，要全面實現(xiàn)電子發(fā)票無紙化報銷、入賬、歸檔、存儲等。

根據(jù)《財政部國家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6號）第三條規(guī)定：

除法律和行政法規(guī)另有規(guī)定外，同時滿足下列條件的，單位可以僅使用電子會計憑證進行報銷入賬歸檔：

(一)接收的電子會計憑證經(jīng)查驗合法、真實；

(二)電子會計憑證的傳輸、存儲安全、可靠，對電子會計憑證的任何篡改能夠及時被發(fā)現(xiàn)；

(三)使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計憑證及其元數(shù)據(jù)，能夠按照國家統(tǒng)一的會計制度完成會計核算業(yè)務(wù)，能夠按照國家檔案行政管理部門規(guī)定格式輸出電子會計憑證及其元數(shù)據(jù)，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序，且能有效防止電子會計憑證重復(fù)入賬；

(四)電子會計憑證的歸檔及管理符合《會計檔案管理辦法》(財政部、國家檔案局第79號令)等要求。

四部門明確：開具、報銷、入賬等

最近，國家稅務(wù)總局、國家檔案局、財政部、商務(wù)部四部門聯(lián)合印發(fā)了《電子發(fā)票全流程電子化管理指南》，對電子發(fā)票開具、接收、報銷、入賬、歸檔相關(guān)管理要點進行了梳理，以供各單位參考！其中關(guān)于數(shù)電票的部分重點，整理如下：

一、數(shù)電票開具方式

1.開具數(shù)電票，不再需要領(lǐng)取稅控專用設(shè)備；

2.通過“賦碼制”取消特定發(fā)票號段申領(lǐng)，發(fā)票信息生成后，系統(tǒng)自動分配唯一的發(fā)票號碼；

3.通過“授信制”自動賦予開具金額總額度，實現(xiàn)開票“零前置”

4.試點納稅人通過實名驗證后，無需使用稅控專用設(shè)備，無需辦理發(fā)票票種核定，無需領(lǐng)用發(fā)票，使用電子發(fā)票服務(wù)平臺即可直接開票。

二、數(shù)電票交付方式

1.可通過電子發(fā)票服務(wù)平臺稅務(wù)數(shù)字賬戶自動交付；

2.也可通過電子郵件、二維碼等方式自行交付；

3.交付樣式（XML格式或PDF、OFD版式文件格式）可根據(jù)需要由交付方自行選擇；

4.銷售方開具發(fā)票后，系統(tǒng)默認將數(shù)電票文件及數(shù)據(jù)自動交付至購買方的稅務(wù)數(shù)字賬戶，購買方可在稅務(wù)數(shù)字賬戶中下載所需要的數(shù)電票文件。

三、數(shù)電票命名

納稅人下載數(shù)電票時，應(yīng)對數(shù)電票文件規(guī)范命名，便于后續(xù)處理。例如：以“dzfp_數(shù)電票號碼_下載時間”命名。

四、數(shù)電票票面內(nèi)容自查

受票方接收數(shù)電票后，應(yīng)檢查數(shù)電票開具內(nèi)容是否與實際經(jīng)濟業(yè)務(wù)相符合。如發(fā)現(xiàn)相關(guān)內(nèi)容有誤，應(yīng)及時聯(lián)系開具方重新開具發(fā)票。

票面內(nèi)容與經(jīng)濟業(yè)務(wù)相符性自查，例如檢查但不限于數(shù)電票的項目名稱、特定業(yè)務(wù)信息、發(fā)票標(biāo)簽、業(yè)務(wù)要素等。

五、數(shù)電票報銷方式

1.已建設(shè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和報銷系統(tǒng)的單位：數(shù)電票的歸集、登記、驗真、審批等可通過在線方式完成。

2.線下報銷方式：對于沒有應(yīng)用報銷系統(tǒng)，或是報銷系統(tǒng)尚不具備報銷審批功能的單位，數(shù)電票的報銷審批、歸集、登記等流程一般通過紙質(zhì)報銷單采用線下方式進行。

(1)數(shù)電票通過通訊軟件傳輸，先由報銷人提交審批人完成審批流程，再由會計人員在報銷時完成數(shù)電票的查重、登記。

(2)其中，數(shù)電票報銷線下審批時，可選擇打印輸出紙質(zhì)件方式或不打印輸出紙質(zhì)件方式。

? 打印輸出紙質(zhì)件方式：報銷人將數(shù)電票打印輸出紙質(zhì)件后，將其與填寫好的報銷單、其他原始憑證等一起通過線下方式進行報銷審批，同時將收票人收到的數(shù)電票電子文件原件通過電子郵箱等通信軟件傳輸至報銷審批人，再傳輸至?xí)嬋藛T。

? 不打印輸出紙質(zhì)件方式：即報銷人不打印數(shù)電票輸出紙質(zhì)件，而是直接填寫紙質(zhì)報銷單，報銷審批人僅審核紙質(zhì)報銷單。數(shù)電票的電子文件原件通過電子郵箱等通信軟件從收票人傳輸至報銷審批人，再傳輸至?xí)嬋藛T。

六、數(shù)電票登記

數(shù)電票保管人員或負責(zé)報銷的會計人員，應(yīng)建立數(shù)電票歸集文件夾，文件夾以“年份+月份”命名，妥善保管集中歸集的數(shù)電票，并建立接收的數(shù)電票臺賬。

七、數(shù)電票用途確認

試點納稅人取得數(shù)電票用于申報抵扣增值稅進項稅額或申請出口退稅、代辦退稅的，應(yīng)當(dāng)?shù)卿涬娮影l(fā)票服務(wù)平臺稅務(wù)數(shù)字賬戶，進行抵扣勾選、退稅勾選或代辦退稅勾選的用途確認。

受票方也可進行不抵扣勾選的用途確認操作。

八、數(shù)電票入賬

1.在線入賬：

(1)應(yīng)用會計核算系統(tǒng)的單位，可通過報銷系統(tǒng)或線下審批單獲取憑證數(shù)據(jù)，通過會計核算系統(tǒng)進行在線記賬。

(2)未應(yīng)用報銷系統(tǒng)但已應(yīng)用會計核算系統(tǒng)的單位，需將線下審批單數(shù)據(jù)手工錄入會計核算系統(tǒng)，記入相應(yīng)科目和借貸方向，完成記賬。

注意：會計人員完成數(shù)電票入賬后，應(yīng)及時更新數(shù)電票臺賬，在登記臺賬的“是否入賬”標(biāo)記欄上進行標(biāo)記（數(shù)電票試點納稅人可通過電子發(fā)票服務(wù)平臺稅務(wù)數(shù)字賬戶標(biāo)記發(fā)票入賬標(biāo)識）。

2.線下入賬：

未應(yīng)用會計核算系統(tǒng)的單位可以以數(shù)電票的紙質(zhì)打印件作為入賬依據(jù)，入賬方法與紙質(zhì)發(fā)票入賬方法相同，但必須同時保存該紙質(zhì)打印件的電子發(fā)票原件。

注意：會計人員完成數(shù)電票入賬后，應(yīng)及時更新數(shù)電票臺賬，在登記臺賬的“是否入賬”標(biāo)記欄上進行標(biāo)記。入賬后，稅務(wù)機關(guān)相關(guān)用票平臺未納稅人提供入賬標(biāo)識服務(wù)，可對已入賬的數(shù)電票做對應(yīng)標(biāo)記，防止重復(fù)報賬。

九、數(shù)電票收集、整理、歸檔（在線版）

第一步，電子會計憑證收集

會計核算系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)匯總整理屬于歸檔范圍的電子會計憑證（如記賬憑證、含數(shù)電票的原始憑證）及其元數(shù)據(jù)，并通過歸檔接口傳輸至電子會計檔案管理信息系統(tǒng)。

第二步，電子會計憑證整理

收集完成后，應(yīng)及時對電子會計憑證進行分類、組件、組卷、編號等整理操作。

分類：推薦采用會計資料形式-會計年度-保管期限分類法，并劃定“門類號”為會計類（KU）、“形式”為憑證（PZ）、保管期限為30年；

組件：按記賬憑證號進行組件，以電子記賬憑證為主件，電子記賬憑證、電子報賬單、電子發(fā)票、其他電子原始憑證等組成一件；件內(nèi)按電子記賬憑證、電子報賬單、電子發(fā)票、其他電子原始憑證的順序排列；

組卷：按適當(dāng)?shù)臅r間周期對已組件的電子會計憑證進行組卷，卷內(nèi)按記賬憑證號先后順序排列；案卷按卷號先后順序排列。實行憑證分類管理的單位，可按類型結(jié)合時間進行組卷，一般同類型的電子會計憑證組成一卷；

編號：推薦采用全宗號-門類號（KU）-形式（PZ）-年度-案卷號-件號（卷內(nèi)序號）的結(jié)構(gòu)編制檔號，案卷號和件號可由4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足4位的，前面用0補足。

第三步，電子會計憑證歸檔

經(jīng)整理的電子會計憑證在會計年度終了后，可由單位會計管理機構(gòu)臨時保管1年，再移交單位檔案管理機構(gòu)保管。

注意：電子會計憑證檔案應(yīng)同時實施在線和離線存儲。

十、數(shù)電票收集、整理、歸檔（線下版）

采用線下方式報銷入賬的單位，記賬憑證、原始憑證及數(shù)電票的打印件等一般采用紙質(zhì)方式收集、整理、歸檔，數(shù)電票應(yīng)按以下方法進行收集、整理、歸檔：

第一步，建立文件夾

根據(jù)紙質(zhì)載體會計憑證卷（冊）情況，在磁盤、U盤等存儲載體上建立相應(yīng)文件夾。一般一個月為一卷（冊）建立一個文件夾；

第二步，拷貝數(shù)電票

將數(shù)電票按其關(guān)聯(lián)的記賬憑證所屬卷（冊）拷貝至相應(yīng)文件夾；

第三步，填寫相關(guān)信息

將相應(yīng)紙質(zhì)載體會計憑證的檔號、保管期限等信息填入報銷入賬過程中形成的電子發(fā)票臺賬中；

第四步，編寫說明文件

將數(shù)電票的會計期間、數(shù)量、移交人、其他需要說明的情況（如非通用格式文件說明）等編制成TXT文件；

例如：2020年1-12月數(shù)電票，共555件，張三移交，并按照以下所示結(jié)構(gòu)圖存儲于數(shù)電票文件夾中。

第五步，移交檔案

將電子會計檔案登記表及其紙質(zhì)文件、數(shù)電票、說明文件和其他紙質(zhì)檔案在規(guī)定時限內(nèi)移交檔案人員。

警惕！數(shù)電發(fā)票風(fēng)險提前防范！

截至目前，全國范圍內(nèi)均可以接收數(shù)電發(fā)票，數(shù)電發(fā)票無紙化進程飛速推進，以下風(fēng)險企業(yè)一定要規(guī)避，否則將產(chǎn)生極大稅收風(fēng)險！

NO.1 避免受票方重復(fù)報銷

重復(fù)報銷是電子發(fā)票的一大通病。而很多企業(yè)會購買一些發(fā)票管理軟件，或者直接通過發(fā)票號碼來登記備查簿。

但其實數(shù)電發(fā)票其實也自帶一種可以查重的小標(biāo)記：

我們在下載數(shù)電發(fā)票的時候，可以看見【下載次數(shù)】。一般來說，如果下載次數(shù)是1的話，那么說明這個發(fā)票沒有重復(fù)入賬，但是如果下載次數(shù)大于1，就需要引起關(guān)注了。

但是，這種方式也不絕對，耐不住有心人會PS下載次數(shù)。所以，大家要特別注意！

其實，全電發(fā)票增加了確認入賬功能，納稅人可以利用這個功能對收到的全電發(fā)票進行入賬確認。

入賬確認后的發(fā)票你就不能再次做入賬確認了，那么你自然就能有效規(guī)避重復(fù)入賬的問題了。

大家還可以通過Excel表格做臺賬。把所有的電子發(fā)票，發(fā)票編碼統(tǒng)一在Excel表格中，從中篩選排除相同的發(fā)票編碼，可防范電子發(fā)票重復(fù)報銷。

NO.2 避免開票方惡意紅沖

受票方未做用途確認及入賬確認的，開票方填開《紅字發(fā)票信息確認單》后全額開具紅字“全電”發(fā)票或紅字紙質(zhì)發(fā)票，無需受票方確認，這可能導(dǎo)致兩種后果：

1.如果受票方未做入賬確認的，開票方可以自行開具紅字發(fā)票；

2.全電發(fā)票未確認用途及未入賬的，開票方發(fā)起紅沖流程后，對應(yīng)的全電發(fā)票將被鎖定，不允許受票方再進行發(fā)票用途確認操作。

但是，如果全電發(fā)票未確認用途已入賬的，若開票方部分開具紅字發(fā)票后，允許受票方對該全電發(fā)票未沖紅的部分進行抵扣勾選；若開票方全額開具紅字發(fā)票，則不允許繼續(xù)抵扣勾選。

因此，為了避免受票方取得發(fā)票入賬后，開票方誤開紅字發(fā)票沖銷，建議受票公司在入賬時應(yīng)當(dāng)進行入賬確認標(biāo)識。

數(shù)電發(fā)票常見問題匯總

一、是否可以用截圖或發(fā)票照片作為增值稅電子發(fā)票原件入賬或保存？

答：不可以，截圖或拍照不屬于電子發(fā)票原件不能作為合法有效憑證在所得稅前扣除憑證。需要下載OFD版式或PDF版式的電子專用發(fā)票作為發(fā)票原件入賬并保存。

二、電子專用發(fā)票不會涉及假發(fā)票？

答：涉及。為防止不法分子篡改票面信息，需要下載OFD增值稅電子發(fā)票版式閱讀器，查閱電子專票并驗證電子簽名有效性，確認無誤后直接打印該發(fā)票。

下載路徑：登錄全國增值稅發(fā)票查驗平臺（
https://inv-veri.chinatax.gov.cn）下載增值稅電子發(fā)票版式文件閱讀器查閱。

注：通過增值稅電子發(fā)票公共服務(wù)平臺開具發(fā)票，在核驗發(fā)票時右擊電子發(fā)票上的稅務(wù)監(jiān)制章，選擇“驗證”確定該簽章有效性。

特別提示：避免登錄虛假增值稅發(fā)票查驗平臺，一定要登錄官方提供的發(fā)票查驗平臺網(wǎng)址，切記！

三、選擇增值稅電子專用發(fā)票試點單位，只能選擇開具電子專用發(fā)票？

答：可以選擇開具電子專用發(fā)票也可以選擇紙質(zhì)增值稅專用發(fā)票。受票方索取紙質(zhì)專用發(fā)票的，試點納稅人應(yīng)提供紙質(zhì)專用發(fā)票。

四、增值稅電子專用發(fā)票開具錯誤可以作廢？

答：不可以作廢。試點納稅人開具電子專票后，發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止、銷售折讓等情形，應(yīng)當(dāng)憑增值稅發(fā)票管理系統(tǒng)校驗通過的《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》開具紅字電子專票。這也要求開票人員在開票前一定要確定好相關(guān)信息后再開具發(fā)票。

注：增值稅電子普通發(fā)票也不可以作廢，但可直接開具紅字發(fā)票。為防止開票方惡意紅沖，造成受票方不必要損失，在簽訂合同時，要列明因開票方原因造成受票方相關(guān)損失由開票方承擔(dān)。

五、丟失或毀損電子專用（普通）發(fā)票紙質(zhì)原件不能重復(fù)取得？

答：可以的。兩種途徑：一種在全國增值稅發(fā)票查驗平臺（
https://inv-veri.chinatax.gov.cn）進行查驗，通過后下載原電子專票。另一種向開票方重新索取原電子專票。

六、電子發(fā)票是否可以享受售后服務(wù)？

答：可以的。電子發(fā)票和紙質(zhì)發(fā)票具有相同的法律效力，可以作為售后、維權(quán)的憑據(jù)。用戶可憑電子發(fā)票要求商家和廠家進行維修。

七、電子發(fā)票如何驗舊、繳銷？

答：適用增值稅電子普通發(fā)票的納稅人仍然按照“驗舊領(lǐng)新”的原則驗舊發(fā)票，只是驗舊時不需要提供已經(jīng)開具的紙質(zhì)發(fā)票，只需要保證開具的發(fā)票數(shù)據(jù)已上傳至稅務(wù)機關(guān)即可。

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