只要你在一個(gè)組織內(nèi)，就離不開會(huì)議。會(huì)議的目的有四：

①內(nèi)部溝通。

②統(tǒng)一思想。

③解決問題。

④分配任務(wù)。

很多企業(yè)/管理者不會(huì)組織會(huì)議，領(lǐng)導(dǎo)心血來潮的召集，大家稀里糊涂的參加，會(huì)上不著邊際的討論，最后一頭霧水的結(jié)束。這樣的會(huì)議純屬浪費(fèi)時(shí)間！

網(wǎng)上看過一個(gè)萬達(dá)公司會(huì)議的小視頻，非常令人震撼。上百人的會(huì)議，幾分鐘內(nèi)全部就位，會(huì)議結(jié)束后幾分鐘內(nèi)又迅速離場(chǎng)。會(huì)議前，連擺放礦泉水的位置都用繩子定位校準(zhǔn)，一條直線，整齊劃一。董事長(zhǎng)王健林時(shí)間觀念跟強(qiáng)，說一個(gè)小時(shí)就一個(gè)小時(shí)，時(shí)到即止，絕無拖延。

那么，如何組織會(huì)議，才能做到簡(jiǎn)潔高效呢？

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高效會(huì)議的三大核心詞

1、時(shí)間。會(huì)議是有時(shí)間成本的。要抓住四個(gè)方面的時(shí)間。

①召開時(shí)間

②嚴(yán)格守時(shí)

③發(fā)言時(shí)間

④會(huì)議時(shí)長(zhǎng)。

2、準(zhǔn)備。軍事上，不打無準(zhǔn)備之仗，否則必然失敗。管理上，不開無準(zhǔn)備之會(huì)，否則必然無效。

3、結(jié)果。會(huì)議的目的是解決問題，所以不能議而不決，所以，必須有決議、有追蹤、有結(jié)果、有考核。

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高效會(huì)議的“三個(gè)零”思維

1、只開會(huì)+無決議=0。核心是“議要要決”，會(huì)上明確誰來干、什么時(shí)間完成。

2、有決議+不執(zhí)行=0。核心是“決而要行”，責(zé)任單位要制定實(shí)施計(jì)劃并落實(shí)。

3、有執(zhí)行+無跟蹤=0。核心是“行而要果”，按時(shí)間節(jié)點(diǎn)跟蹤，并驗(yàn)證和反饋結(jié)果。

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高效會(huì)議的四個(gè)支柱

1、制度。必要時(shí)，可以制定會(huì)議管理的制度，明確公司會(huì)議的類型、頻次、紀(jì)律和要求。這是基本保障。

2、規(guī)則。會(huì)議是為了議事，所以要有議事的規(guī)則。比如限時(shí)、圍繞主題、爭(zhēng)議解決等等。這是效率保障。

3、閉環(huán)。會(huì)議決議事項(xiàng)必須按照PDCA循環(huán)要求形成閉環(huán)。這是結(jié)果保障。

4、培訓(xùn)。為了提高會(huì)議效率，需對(duì)員工進(jìn)行“會(huì)議訓(xùn)練”，比如，如何開會(huì)、主持、匯報(bào)、記錄、跟蹤等。這是技能保障。

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高效會(huì)議的10大要點(diǎn)

1、提前會(huì)議通知。會(huì)議一定要提前通知，方式可以是電話、文字、短信、郵件等方式。會(huì)議通知要明確時(shí)間、地點(diǎn)、人員、主持人、議題、議程、注意事項(xiàng)等要求。

2、確定會(huì)議議題。會(huì)議就是為了解決問題，所以一定要明確會(huì)議的議題。大家都不知道開什么會(huì)，到了會(huì)議室再開始思考，這樣的會(huì)議絕對(duì)沒有效果。

3、明確會(huì)議議程。議程，就是會(huì)議的流程。誰來匯報(bào)、誰來發(fā)言、誰來總結(jié)都要明確下來。職責(zé)明確、流程清楚，大家就不是“聽會(huì)”，而是“議會(huì)”，會(huì)議效率會(huì)大大提升。

4、準(zhǔn)備會(huì)議資料。會(huì)議之前，一定要將與會(huì)議議題有關(guān)的背景資料準(zhǔn)備好，并發(fā)放到有關(guān)與會(huì)人員。一般與會(huì)議通知一起下發(fā)。這樣，會(huì)議才能有的放矢、保證效果。

5、準(zhǔn)備情況確認(rèn)。為保證會(huì)議效率，會(huì)議組織人員要提前對(duì)會(huì)議室裝備、與會(huì)人員進(jìn)行確認(rèn)，確保人員按時(shí)出席、設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)正常。如有異常，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

6、申明會(huì)議紀(jì)律。我在國(guó)企的時(shí)候，有一次生產(chǎn)副總主持會(huì)議，一個(gè)車間主任遲到，副總馬上讓他出去罰站十分鐘。會(huì)議紀(jì)律非常重要，這是高效會(huì)議的最基本要求。

7、掌握會(huì)議節(jié)奏。會(huì)議為什么開不好？主要是主持人掌握不好會(huì)議節(jié)奏，讓會(huì)議偏離了主題。要在明確會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，限定發(fā)言時(shí)間，提醒圍繞主題，解決觀點(diǎn)沖突等方面下文章。

8、形成會(huì)議決議。會(huì)議的“癌癥”就是議而不決。這是會(huì)議主持人需要特別注意的。應(yīng)根據(jù)討論的結(jié)果，最后拍板形成會(huì)議決議。明確問題解決的責(zé)任、時(shí)間和方法。

9、整理會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議一定要形成會(huì)議紀(jì)要，并最晚于會(huì)議結(jié)束后第二天，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核無誤后下發(fā)相關(guān)參會(huì)人員。會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議決議事項(xiàng)跟蹤檢查的依據(jù)。

10、決議事項(xiàng)跟蹤。為確保會(huì)議決定事項(xiàng)落到實(shí)處，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)指定專人（比如秘書）進(jìn)行跟蹤、檢查和驗(yàn)證。周期性的會(huì)議（如周例會(huì)），應(yīng)通報(bào)跟蹤結(jié)果。

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