03?“套磁”前的準(zhǔn)備

A準(zhǔn)備郵件附件

a) CV

郵件中正文一般僅簡(jiǎn)單地介紹自己，而自己的詳細(xì)情況則一般體現(xiàn)在你的個(gè)人簡(jiǎn)歷CV (Curriculum Vitae)中。CV的準(zhǔn)備詳見留學(xué)碎碎念：手把手教你準(zhǔn)備申請(qǐng)材料。

b) 其它材料

建議在發(fā)送郵件前到老師的官方主頁(yè)看清楚老師的要求，有的老師會(huì)要求有興趣申請(qǐng)的學(xué)生發(fā)送郵件時(shí)附上成績(jī)單(transcript)或研究計(jì)劃(Research Proposal)之類的內(nèi)容，如果沒(méi)有要求，可以選擇不進(jìn)行這一步。材料準(zhǔn)備見留學(xué)碎碎念：手把手教你準(zhǔn)備申請(qǐng)材料。

如果遇到教授需要你準(zhǔn)備額外的材料作為附件時(shí)也不要覺得慌張和麻煩，這些材料在最終進(jìn)行申請(qǐng)時(shí)候也是需要提交到系統(tǒng)的，提早準(zhǔn)備也能讓后期輕松一些。

B郵件注意事項(xiàng)

郵件在國(guó)外是最有效最直接的方式，這是95%以上老師的首選。即便是中國(guó)老師也不要和人家發(fā)中文，甚至問(wèn)能不能加微信，是非常不禮貌不專業(yè)的。發(fā)套磁郵件有以下注意事項(xiàng)：

a）注意郵件的稱呼

Dear Prof. First name Last name，千萬(wàn)不要用Dear Sir or Madam這種敷衍的稱呼。

b) ?注意發(fā)郵件時(shí)間

建議按照郵件接收對(duì)象的時(shí)區(qū)換算，盡量在工作日（尤其是周二到周四）的工作時(shí)間內(nèi)發(fā)送郵件，當(dāng)然最好的時(shí)間是對(duì)方時(shí)區(qū)上午九十點(diǎn)，這樣老師早上開始工作時(shí)一打開郵箱就能看到你的郵件?；蛘呦挛鐑扇c(diǎn)，這個(gè)時(shí)候老師一般處理完了上午的郵件，也有更高的幾率看到你的郵件。

c）每次發(fā)郵件前都要認(rèn)真檢查郵件內(nèi)容

切記不要將同一內(nèi)容郵件復(fù)制粘貼，甚至連教授昵稱都不改就發(fā)送出去，這樣是對(duì)教授的極不尊重，因此每次發(fā)送前都要仔細(xì)檢查一遍內(nèi)容再進(jìn)行發(fā)送，避免這類“致命”錯(cuò)誤。

C郵件內(nèi)容

郵件的內(nèi)容要簡(jiǎn)明扼要，教授日常事務(wù)繁忙，因此避免長(zhǎng)篇大論，盡量在3~4句話說(shuō)完，其它的內(nèi)容可以展現(xiàn)在附件當(dāng)中。第一句話：介紹你是誰(shuí)，現(xiàn)在就讀于什么學(xué)校，什么專業(yè)的；第二句話：表明來(lái)件的目的（讀研/讀博），禮貌詢問(wèn)教授是否有招生名額；第三句話：簡(jiǎn)單地用一兩句表明對(duì)老師研究的工作感興趣；第四句話：并在附件上附上了自己的CV，希望老師能給機(jī)會(huì)自己展現(xiàn)。其中第三句話可以根據(jù)不同老師研究方向適當(dāng)改動(dòng)和刪減。

D后續(xù)

在一波“套磁”郵件發(fā)出后，要時(shí)常注意看你的郵件，是否有教授給你回復(fù)，回復(fù)內(nèi)容通常有以下幾類：

a)沒(méi)有回復(fù)

a.?查看是否因?yàn)榘l(fā)送外部郵箱而被系統(tǒng)攔截，如果是，可以嘗試重新發(fā)送或者換一個(gè)郵箱發(fā)送。

b.?郵箱發(fā)送成功但還是沒(méi)有回復(fù)，在1~2周過(guò)后，可以再發(fā)一次，畢竟教授的郵箱肯定有大量的郵件，可能只是恰巧忽略了你的郵件，因此可以重新再發(fā)一次。

b)拒絕/婉拒

直接拒絕：Unfortunately, I don’t have any open position this time.

雖然被拒絕了，但是最好還是給老師回郵件表示感謝。

回復(fù)模板：

In the XX, you need to first apply to XXX department. I take students every year but you need to gain admission to the university. Here is the application website www.xxx.com.

這種情況說(shuō)明老師已經(jīng)有別的人選或者你是處于較后位置的候選人，如果后面正式申請(qǐng)時(shí)還是想申這個(gè)學(xué)校和老師的話可以嘗試再與老師聯(lián)系。

c)正面回復(fù)?回復(fù)你并詢問(wèn)你的相關(guān)考試（托福/雅思和GRE）是否已通過(guò)，或詢問(wèn)是否有申請(qǐng)CSC或其它資金資助的計(jì)劃。

當(dāng)你收到這樣的郵件時(shí)，恰好你又有教授所提到的考試成績(jī)，那么恭喜你，你有很大的機(jī)會(huì)參加教授的面試。當(dāng)然，如果你還沒(méi)有或者你有其它等量的成績(jī)?nèi)鏘ELTS的成績(jī)，可以詢問(wèn)老師是否可以用該成績(jī)來(lái)替換，而對(duì)于GRE成績(jī)，大多數(shù)學(xué)校的申請(qǐng)是不需要申請(qǐng)了，具體情況可以查看官網(wǎng)要求后繼續(xù)跟老師溝通，并盡快通過(guò)考試再與老師聯(lián)系，由此看來(lái)，語(yǔ)言成績(jī)是越早準(zhǔn)備好越有優(yōu)勢(shì)。

當(dāng)然也可能是這樣的回復(fù)，如果你剛好也有申請(qǐng)CSC的打算，那么恭喜你，同樣有很大可能獲得面試機(jī)會(huì)。如果沒(méi)有打算的話，也按照你的想法禮貌地回復(fù)老師即可。

d)積極回復(fù)

老師表示你的背景符合，并直接預(yù)約面試。

這是最好的回復(fù)，老師覺得你的背景符合他的科研布局，接下來(lái)跟老師保持聯(lián)系并預(yù)約面試時(shí)間，然后專心準(zhǔn)備你的面試內(nèi)容即可。

SUMMARY

大家選擇申請(qǐng)海外高校繼續(xù)進(jìn)行深造，相信大家都是很優(yōu)秀的申請(qǐng)者，在這個(gè)過(guò)程中，即使被教授拒絕，也不要否定自己，因?yàn)楹艽蟾怕适且驗(yàn)槟愕谋尘皼](méi)有符合教授的方向以及他的戰(zhàn)略安排而被拒絕。另外，即使被拒絕也要保持禮貌地給教授回復(fù)感謝。

04?“套磁”后持續(xù)的跟進(jìn)

十二月中下旬申請(qǐng)材料交完了，就這樣躺著等offer了嘛？那你就太年輕了。申請(qǐng)遞交后的套磁有以下注意事項(xiàng)：

(a)?申請(qǐng)投遞之后第一時(shí)間通知潛在導(dǎo)師，尤其是那些給了你面試甚至給過(guò)你回復(fù)的導(dǎo)師。然后最好同時(shí)再附上一份更新的簡(jiǎn)歷，讓老師們想得起來(lái)你是誰(shuí)。

Dear Prof. XXX,

I’ve just submitted my application. My CV is attached. Hope you can review my package soon.

Best

(b)?咱們的春節(jié)一般都卡在了美國(guó)春季學(xué)期的開端，這個(gè)時(shí)候正式各個(gè)高校審核材料的時(shí)候，切記在一月初和一月底跟進(jìn)一次材料審核進(jìn)度，問(wèn)詢老師是否還需要進(jìn)一步面試。

Dear Prof. XXX

I hope you had a great holiday break. I wonder whether you have reviewed my application on your side. Is there anything you would like to discuss with me? Feel free to schedule a Zoom meeting. Thanks.

(c)?二月中下旬之后，陸續(xù)進(jìn)入老師們做決定的高峰，建議每2-3周跟進(jìn)一次，問(wèn)問(wèn)老師的進(jìn)度？如果老師很早就給了正面答復(fù)，有時(shí)他/她比你還積極，甚至還會(huì)郵件提醒你要提交相關(guān)材料。

Dear Prof. XXX

I hope this email finds you well. Have you chosen your candidate in the application pool? If not, may I ask about the timeline at your school? I appreciate that!

(d)?三月中下旬，如果拿到拒信之后，千萬(wàn)不要?dú)怵H，一定要繼續(xù)跟進(jìn)其他老師，甚至還有些學(xué)校沒(méi)有申請(qǐng)ddl，你的某個(gè)意向老師也可能沒(méi)有收到合適的學(xué)生或者被放了鴿子，一定要跟進(jìn)跟進(jìn)再跟進(jìn)。當(dāng)然這些只是簡(jiǎn)單的模板，大家要根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整。但一定要記住，郵件要短，不要過(guò)于頻繁，老師們也是人，他希望自己未來(lái)的學(xué)生能夠有很好的溝通能力，這些在你的郵件中，做的簡(jiǎn)歷的規(guī)范性等等方面都能有所體現(xiàn)。

胡老師寫在最后

我過(guò)去常常七月初開始就收到很多郵件，平均每?jī)商煲环?，高峰時(shí)期甚至一天兩封。這種情況下脫穎而出的一定是那些不但簡(jiǎn)歷出彩，同時(shí)郵件表達(dá)到位的學(xué)生，在給與面試后，往往很快就會(huì)做決定。看似是發(fā)郵件“套磁”，其實(shí)就是在考驗(yàn)?zāi)愕慕涣髂芰Α⒈磉_(dá)能力、邏輯能力、以及隨情況而變的適應(yīng)能力。這個(gè)時(shí)候，你真要變成時(shí)間管理大師，因?yàn)槟憧赡芤M(jìn)5-10個(gè)老師。不要忽略這些跟進(jìn)的小細(xì)節(jié)，我們多數(shù)人都不是天才，沒(méi)有一個(gè)好機(jī)會(huì)從天而降，都是靠自己不斷爭(zhēng)取的。即便你是天才，你忽略了這些細(xì)節(jié)，可能機(jī)會(huì)也會(huì)被那些不懈努力的同學(xué)搶走。因此，希望大家平日里就多注重自己的交流表達(dá)能力，郵件能寫，面試能說(shuō)，等走出國(guó)門的那一天，也就不會(huì)害怕。

祝大家好運(yùn)！

來(lái)源于多樣化結(jié)構(gòu)實(shí)驗(yàn)室

排版?| 朱? ?璐

審核?| 胡? ?楠