如何創(chuàng)建項(xiàng)目管理計(jì)劃？項(xiàng)目管理計(jì)劃不僅定義了項(xiàng)目的交付時(shí)間，還定義了交付方式。如果一個(gè)文件只包含將要做什么和何時(shí)完成，那么它就不是一個(gè)真正的項(xiàng)目管理計(jì)劃。

這可能會令人困惑，因?yàn)橛性S多解釋者關(guān)于如何創(chuàng)建項(xiàng)目管理計(jì)劃或遺漏關(guān)鍵組件的項(xiàng)目計(jì)劃。完整的項(xiàng)目管理計(jì)劃必須包括有關(guān)如何執(zhí)行、監(jiān)控和控制項(xiàng)目的指南。根據(jù)項(xiàng)目管理協(xié)會的說法，它應(yīng)該回答下面列出的所有問題：
1、什么是要做？
2、什么時(shí)候會發(fā)生？
3、它要花多少錢？
4、誰來做？
5、作為努力的結(jié)果，將交付哪些產(chǎn)品或服務(wù)？
6、開發(fā)者和用戶的責(zé)任是什么？
7、誰負(fù)責(zé)驗(yàn)收完成的產(chǎn)品？
8、什么決定了任務(wù)的完成？
9、將采用什么機(jī)制來正式處理機(jī)制？
10、如何衡量實(shí)際進(jìn)展？

一、如何編寫項(xiàng)目管理計(jì)劃

您的計(jì)劃的創(chuàng)建應(yīng)該從項(xiàng)目管理計(jì)劃模板開始。計(jì)劃中包含的長度和詳細(xì)程度取決于您的組織和項(xiàng)目。許多公司已經(jīng)有一個(gè)他們喜歡使用的內(nèi)部模板，它概述了他們需要的信息級別。計(jì)劃應(yīng)始終以標(biāo)題頁、版本歷史和目錄開頭。一個(gè)強(qiáng)有力的項(xiàng)目管理計(jì)劃將包括以下所有信息：
1、項(xiàng)目范圍基線和范圍管理計(jì)劃
2、項(xiàng)目進(jìn)度基準(zhǔn)和進(jìn)度管理計(jì)劃
3、項(xiàng)目成本基準(zhǔn)和成本管理計(jì)劃
4、人力資源管理計(jì)劃
5、通訊管理計(jì)劃
6、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃

根據(jù)項(xiàng)目的不同，還可能有額外的補(bǔ)充計(jì)劃，例如：

1、問題管理計(jì)劃
2、質(zhì)量管理計(jì)劃
3、采購管理計(jì)劃
4、需求管理計(jì)劃
5、配置管理計(jì)劃
6、過程管理計(jì)劃
7、變更管理計(jì)劃
8、利益相關(guān)者管理計(jì)劃
9、培訓(xùn)計(jì)劃

該計(jì)劃的附錄還可能包括：

1、計(jì)劃的批準(zhǔn)商業(yè)案例
2、批準(zhǔn)的項(xiàng)目章程
3、關(guān)鍵術(shù)語和首字母縮略詞
4、任何其他相關(guān)信息，例如：
5、工作陳述
6、客戶需求文檔
7、RACI（責(zé)任矩陣）
8、利益相關(guān)者管理計(jì)劃

二、如何制定項(xiàng)目管理計(jì)劃

顯然，很多信息都用于創(chuàng)建項(xiàng)目管理計(jì)劃。有理由想知道項(xiàng)目經(jīng)理是如何將這一切整合在一起的。首先，您應(yīng)該知道項(xiàng)目計(jì)劃通常被認(rèn)為是“活的”文件。這意味著隨著項(xiàng)目的成熟和/或您發(fā)現(xiàn)需要更改計(jì)劃的新信息，預(yù)計(jì)它們將被更新和更改。其次，制定一個(gè)可靠的項(xiàng)目管理計(jì)劃需要時(shí)間和精力。您可以按照以下步驟盡可能高效地執(zhí)行此操作：

第1步：與項(xiàng)目利益相關(guān)者會面

即使項(xiàng)目利益相關(guān)者已經(jīng)在其他文檔中確定，例如商業(yè)案例或項(xiàng)目章程，檢查列表并確保其仍然準(zhǔn)確也很重要。然后，與所有項(xiàng)目利益相關(guān)者會面，討論項(xiàng)目目標(biāo)和范圍。這可以確保每個(gè)人都在同一頁面上，尤其是在假設(shè)、約束和預(yù)期結(jié)果方面。與利益相關(guān)者討論規(guī)劃過程，并確保他們承諾幫助該過程。

第2步：定義關(guān)鍵項(xiàng)目角色

應(yīng)要求所有關(guān)鍵利益相關(guān)者為與他們相關(guān)的項(xiàng)目部分提供輸入。為了處理這個(gè)問題，重要的是定義哪些利益相關(guān)者參與了項(xiàng)目的每個(gè)領(lǐng)域。這通常是利益相關(guān)者管理計(jì)劃的一部分，甚至是溝通管理計(jì)劃的一部分。相關(guān)利益相關(guān)者包括項(xiàng)目發(fā)起人、團(tuán)隊(duì)成員、最終用戶和任何其他直接參與的人員，例如業(yè)務(wù)專家、審計(jì)員或質(zhì)量測試員。

第3步：召開啟動會議

啟動會議將利益相關(guān)者聚集在一起討論項(xiàng)目并啟動規(guī)劃。在啟動會議期間通常討論的一些主題是：
1、項(xiàng)目的商業(yè)案例
2、項(xiàng)目的預(yù)期成果和收益
3、利益相關(guān)者的角色和責(zé)任
4、溝通和報(bào)告信息（項(xiàng)目會議的頻率等）
5、完成項(xiàng)目計(jì)劃的時(shí)間表和流程

第4步：制定項(xiàng)目基線

此時(shí)，您應(yīng)該準(zhǔn)備好制定基線范圍、時(shí)間表和預(yù)算。通常最容易從范圍開始，然后完成計(jì)劃，最后以預(yù)算基準(zhǔn)結(jié)束。但是，這三者是相互依賴的，因此請注意，對其中一個(gè)的任何更改都可能會影響另外兩個(gè)。

第5步：創(chuàng)建基線管理計(jì)劃

創(chuàng)建基線后，您需要制定管理它們的計(jì)劃。這包括針對它們進(jìn)行報(bào)告、監(jiān)控和管理差異，以及概述需要更新基線的情況。

第6步：創(chuàng)建其他管理計(jì)劃

如您所知，計(jì)劃是項(xiàng)目經(jīng)理角色的重要組成部分。你的計(jì)劃越強(qiáng)，你的項(xiàng)目就越有可能成功。因此，僅僅計(jì)劃如何管理基線是不夠的。還應(yīng)制定計(jì)劃來管理項(xiàng)目的所有其他重要方面或輸入。如前所述，管理計(jì)劃的范圍可能很廣，但最低限度應(yīng)包括資源管理、風(fēng)險(xiǎn)管理和溝通管理。