鄰家小 P?的公司沒(méi)有信息發(fā)布平臺(tái)，無(wú)法快速發(fā)送日?qǐng)?bào)。

我們來(lái)幫他解決這個(gè)問(wèn)題！

小 E 在原數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行一些調(diào)整，讓日?qǐng)?bào)可以通過(guò)郵件形式，一次性發(fā)送出去。

是的，一次發(fā)送 100 份定制化郵件，不用 10 小時(shí)，只需 10 分鐘就能搞定！

下面，我們就來(lái)看下如何操作~

01?數(shù)據(jù)源調(diào)整

首先，我們要對(duì)數(shù)據(jù)源進(jìn)行調(diào)整。

上一次，我們的數(shù)據(jù)源，是有合并單元格標(biāo)題的。

在郵件合并的處理中，數(shù)據(jù)源表的首行，應(yīng)該設(shè)置為字段列表。

即改成下圖所示：

然后，我們需要設(shè)置四個(gè)輔助列：日?qǐng)?bào)日期、姓氏、完成率（文本）、郵箱。

其中，日?qǐng)?bào)日期、姓氏、完成率（文本）是日?qǐng)?bào)的正文中所需要的。

我們需要分別在第二行設(shè)置公式。

◆?日?qǐng)?bào)日期?◆

我們都知道，TODAY()?函數(shù)，可以直接返回當(dāng)前日期，而且是日期格式。

而我們的日?qǐng)?bào)，是當(dāng)日通報(bào)前一日的業(yè)績(jī)，因此日期可以用 TODAY()-1 進(jìn)行設(shè)置。

由于日期是特殊格式的數(shù)值，需要用 TEXT 文本函數(shù)進(jìn)行轉(zhuǎn)化處理。

TEXT 函數(shù)，可以將數(shù)值轉(zhuǎn)換為，按指定數(shù)字格式表示的文本。

其語(yǔ)法為：

=TEXT(value, format_text )

可以理解為：

=TEXT(值，希望顯示的格式）

我們要把日期轉(zhuǎn)化為 YYYY 年 MM 月 DD 日的文本格式。

G2 中輸入公式：

=TEXT(TODAY()-1,"YYYY年MM月DD日")

◆?姓氏?◆

由于原數(shù)據(jù)中沒(méi)有復(fù)姓，我們從【名字】中，提取第一個(gè)字即可。

LEFT 函數(shù)，用于從一個(gè)文本字符串的第一個(gè)字符開(kāi)始，返回指定個(gè)數(shù)的字符。

其語(yǔ)法為：

=LEFT(text, [num_chars])

可以理解為：

=LEFT(要截取的文本，從左邊開(kāi)始截取幾個(gè)字符）

因此我們從名字中提取姓氏，在 H2 輸入公式：

=LEFT(B2,1)

◆?完成率（文本）?◆

由于百分比也是特殊格式的數(shù)值，因此也需要用 TEXT 文本進(jìn)行轉(zhuǎn)化處理。

由此我們可以在 I2 中輸入公式：

=TEXT(E2,"0.00%")




還記得我們上回說(shuō)過(guò)，為什么日?qǐng)?bào)日期和完成率，要強(qiáng)制轉(zhuǎn)化為文本嗎？

如果沒(méi)有強(qiáng)制轉(zhuǎn)化為文本，我們后面發(fā)出去的郵件中，日期和百分比會(huì)自動(dòng)地轉(zhuǎn)化為常規(guī)格式：

日期變成短日期；完成率會(huì)變成小數(shù)點(diǎn)后 15 位的浮點(diǎn)數(shù)字。

如下圖所示：

這樣無(wú)法體現(xiàn)日?qǐng)?bào)的專業(yè)性，BOSS 肯定無(wú)法接受！

◆?郵箱?◆

按實(shí)際情況填入，本例采用虛擬郵箱。

不過(guò)，大家用來(lái)練習(xí)是完全沒(méi)有問(wèn)題噠~

設(shè)置完畢后，向下填充到 101 行，整個(gè)數(shù)據(jù)源表如圖所示：

設(shè)置完畢后，我們保存、關(guān)閉表格，打開(kāi) Word 進(jìn)行日?qǐng)?bào)模板的編輯。

02?郵件合并操作

◆?建立日?qǐng)?bào)正文模板◆

新建一個(gè) Word 文檔，然后編輯文本如下。

以下涂藍(lán)色的文字，就是我們需要定制的郵件內(nèi)容。

PS：此處的藍(lán)色高亮文字，只是為了突出說(shuō)明，大家在實(shí)際的操作中，可以不用修改文字顏色~

◆?設(shè)置動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)源?◆

? 點(diǎn)擊【郵件】——【開(kāi)始郵件合并】——【郵件合并分步向?qū)А浚?/p>

? 設(shè)置向?qū)В?/p>

在右邊彈出郵件合并向?qū)У牟藛危x擇【電子郵件】；點(diǎn)擊【下一步：開(kāi)始文檔】：

默認(rèn)選擇【使用當(dāng)前文檔】，點(diǎn)擊【下一步：選擇收件人】：

◆?選擇數(shù)據(jù)源?◆

點(diǎn)擊【使用現(xiàn)有列表】后，點(diǎn)擊【瀏覽】（注意此處可不是點(diǎn)擊下一步哦）。

然后，選擇我們剛才建立的 Excel 數(shù)據(jù)源文件。

此處我們選擇【日?qǐng)?bào)數(shù)據(jù)$】即可。

最后，回到郵件合并主菜單，選擇【下一步：撰寫電子郵件】。

◆?設(shè)置動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)源?◆

將光標(biāo)選中【史】字，然后選擇【其他項(xiàng)目】，插入【姓氏】域。

如下圖所示，然后關(guān)閉【插入合并域】菜單。

用同樣的方法，設(shè)置分公司、指標(biāo)、日?qǐng)?bào)日期、業(yè)績(jī)、完成率（文本）、排名域。

設(shè)置完畢后如下圖所示：

接著，在郵件合并菜單，點(diǎn)擊【下一步：預(yù)覽電子郵件】：

再點(diǎn)擊【下一步：完成合并】：

03?發(fā)送郵件

點(diǎn)擊郵件合并下的【電子郵件】，在收件人一欄選擇郵箱。

然后設(shè)置郵件的主題，點(diǎn)擊【確定】：

到此為止，100 封郵件已經(jīng)全部發(fā)出了！

不相信？趕緊試試吧！

別忘了關(guān)注轉(zhuǎn)發(fā)點(diǎn)贊三連喲~