采購(gòu)活動(dòng)可能復(fù)雜且耗時(shí)，如果沒(méi)有適當(dāng)?shù)母?，監(jiān)控支出或維持監(jiān)管合規(guī)性幾乎是不可能的。 采購(gòu)跟蹤使采購(gòu)專業(yè)人員和企業(yè)能夠確保優(yōu)化采購(gòu)和支出活動(dòng)，降低風(fēng)險(xiǎn)，并使整個(gè)采購(gòu)流程透明化。 本文將探討什么是采購(gòu)跟蹤、采購(gòu)跟蹤在企業(yè)中的重要性以及采購(gòu)跟蹤應(yīng)使用的工具，以便有效執(zhí)行。

什么是采購(gòu)跟蹤？

采購(gòu)跟蹤是對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)控和管理的過(guò)程。它涉及系統(tǒng)地跟蹤、記錄和分析與采購(gòu)活動(dòng)有關(guān)的數(shù)據(jù)或指標(biāo)，以提高效率和成本效益，遵守業(yè)務(wù)政策，并最終幫助做出重要的業(yè)務(wù)決策。

采購(gòu)跟蹤：為何重要？

為了在當(dāng)今快速發(fā)展的商業(yè)環(huán)境中保持領(lǐng)先地位，采購(gòu)跟蹤在監(jiān)控采購(gòu)流程方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。它使企業(yè)能夠跟蹤和改進(jìn)其采購(gòu)活動(dòng)，并增加其采購(gòu)流程的透明度。這有助于管理者和企業(yè)能夠最大限度地降低成本，預(yù)防和減輕風(fēng)險(xiǎn)，并在采購(gòu)過(guò)程中盡早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。

采購(gòu)跟蹤的關(guān)鍵要素

與采購(gòu)流程一樣，采購(gòu)跟蹤也涉及關(guān)鍵要素。這些要素是監(jiān)控企業(yè)采購(gòu)流程的重點(diǎn)，也是決定采購(gòu)是否高效可行的因素。其關(guān)鍵要素包括： 1. 采購(gòu)訂單 采購(gòu)訂單是對(duì)采購(gòu)訂單的創(chuàng)建和審批進(jìn)行監(jiān)控的地方。它通常會(huì)查看供應(yīng)商信息、物品描述、數(shù)量、價(jià)格或到貨日期等細(xì)節(jié)。 2. 供應(yīng)商績(jī)效 監(jiān)控供應(yīng)商的質(zhì)量、及時(shí)性和遵守合同承諾的情況。跟蹤關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo) (KPI)、進(jìn)行供應(yīng)商評(píng)估和維護(hù)供應(yīng)商記分卡都是這一流程的一部分。 3. 預(yù)算和成本控制 根據(jù)批準(zhǔn)的預(yù)算對(duì)采購(gòu)支出進(jìn)行監(jiān)控，監(jiān)測(cè)成本變化，確定節(jié)約機(jī)會(huì)，避免不必要的成本。這還能確保采購(gòu)流程與財(cái)務(wù)目標(biāo)和目的保持一致。 4. 交付和物流 對(duì)所采購(gòu)貨物和服務(wù)的狀況，如交貨時(shí)間、運(yùn)輸時(shí)間或收貨情況進(jìn)行監(jiān)測(cè)。這樣，企業(yè)就能確定并采取措施，減少供應(yīng)鏈中的延誤或障礙。 5. 合同管理 合同管理是對(duì)合同生命周期的跟蹤，包括合同創(chuàng)建、續(xù)訂和終止日期。我們應(yīng)監(jiān)督合同條款和條件的遵守情況，以及對(duì)合同義務(wù)的履行情況，與合同有關(guān)的文件也應(yīng)保管好。 6. 合規(guī)和風(fēng)險(xiǎn)管理 在整個(gè)采購(gòu)過(guò)程中，監(jiān)督適用法律和法規(guī)的遵守情況相當(dāng)重要。這包括檢查道德標(biāo)準(zhǔn)、法律要求、供應(yīng)商多樣性，以及盡量減少采購(gòu)活動(dòng)中可能出現(xiàn)的任何風(fēng)險(xiǎn)。 7. 績(jī)效指標(biāo)和報(bào)告 涉及關(guān)鍵采購(gòu)指標(biāo)的數(shù)據(jù)收集和分析，如成本節(jié)約、供應(yīng)商績(jī)效、交貨及時(shí)性或整個(gè)流程的有效性。這些數(shù)據(jù)用于編制報(bào)告和提出見(jiàn)解，以幫助確定趨勢(shì)和需要改進(jìn)的領(lǐng)域，或支持戰(zhàn)略決策。

實(shí)施有效的采購(gòu)跟蹤

要充分發(fā)揮采購(gòu)追蹤的效益和潛力，企業(yè)應(yīng)考慮以下關(guān)鍵步驟： 1. 確定明確的目標(biāo) 為了與企業(yè)的整體采購(gòu)戰(zhàn)略保持一致，應(yīng)明確確定采購(gòu)監(jiān)控的目標(biāo)和指標(biāo)。其中包括確定要監(jiān)控和分析的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)和衡量標(biāo)準(zhǔn)。 2. 投資于技術(shù) 利用采購(gòu)管理軟件提供強(qiáng)大的跟蹤和報(bào)告功能。這些工具可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，與供應(yīng)商集成，并可隨時(shí)查看采購(gòu)數(shù)據(jù)。 3. 建立數(shù)據(jù)管理 為保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，應(yīng)建立數(shù)據(jù)管理框架。明確數(shù)據(jù)所有權(quán)，制定數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行數(shù)據(jù)收集、存儲(chǔ)和訪問(wèn)的政策和程序。 4. 定期監(jiān)測(cè)和分析 為了發(fā)現(xiàn)趨勢(shì)和需要改進(jìn)的地方，需要對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行持續(xù)監(jiān)測(cè)和分析。為了監(jiān)控目標(biāo)績(jī)效并在必要時(shí)采取糾正措施，應(yīng)定期審查關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)和衡量標(biāo)準(zhǔn)。

采購(gòu)跟蹤軟件

通過(guò)手動(dòng)方式跟蹤采購(gòu)活動(dòng)是一種考驗(yàn)。手動(dòng)跟蹤不僅占用資源、容易出錯(cuò)、耗時(shí)，而且無(wú)法保證成功率。因此，更為有效的解決方案是使用采購(gòu)管理軟件。 市面上有多種采購(gòu)跟蹤軟件，具備執(zhí)行采購(gòu)跟蹤關(guān)鍵要素所必需的功能，可為有效管理采購(gòu)流程提供極大幫助。8Manage SRM是其中受青睞的

采購(gòu)管理軟件

之一。 8Manage SRM提供端到端采購(gòu)解決方案來(lái)幫助你完成采購(gòu)流程，實(shí)現(xiàn)從申購(gòu)、采購(gòu)到接收貨物和服務(wù)以及處理付款的采購(gòu)流程的自動(dòng)化和集中化。該軟件能將所有供應(yīng)商和供應(yīng)商數(shù)據(jù)收集到一個(gè)平臺(tái)中，因此它還有助于改善供應(yīng)商關(guān)系。 8Manage SRM受歡迎的功能還包括： ● 實(shí)時(shí)協(xié)作 ● 集中存儲(chǔ) ● 數(shù)字化管理文檔 ● 隨時(shí)隨地審計(jì)追蹤 ● 主動(dòng)支出分析 ● 自動(dòng)通知預(yù)警 ● 與會(huì)計(jì)工具無(wú)縫整合 ● 精確的三向匹配 借助8Manage SRM，所有數(shù)據(jù)井井有條且易于訪問(wèn)，企業(yè)將能順利簡(jiǎn)化采購(gòu)流程并充分利用所花費(fèi)的每一分錢(qián)。

結(jié)論

采購(gòu)是任何企業(yè)的重要組成部分，跟蹤采購(gòu)活動(dòng)將有助于確保以合適的價(jià)格獲得合適的產(chǎn)品。通過(guò)跟蹤過(guò)去的采購(gòu)情況，你可以發(fā)現(xiàn)采購(gòu)過(guò)程中的任何問(wèn)題或差異。這些信息將幫助你在未來(lái)做出更好的決策，避免代價(jià)高昂的錯(cuò)誤。