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本文主要介紹和演示如何使用公文處理助手的自動(dòng)腳本功能，實(shí)現(xiàn)各種Word操作、功能的一鍵自動(dòng)完成。

文章將從自動(dòng)排版、數(shù)據(jù)提取、文檔編輯三類中，每類選擇1-2個(gè)操作實(shí)例來具體說明：

自動(dòng)排版

文檔自動(dòng)排版是一個(gè)應(yīng)用廣泛，需求復(fù)雜的應(yīng)用場(chǎng)景，不同的單位、人的需求可能完全不同，要實(shí)現(xiàn)兼顧效率和實(shí)用兩個(gè)方面，最好的辦法就是模擬Word的操作，并將之標(biāo)準(zhǔn)化、模塊化，這樣即可以靈活應(yīng)用，效率也得到了保證。

下面作者按法律條款文本、公文文本、通用文本來介紹如何編寫自動(dòng)腳本。

（1）法律條款文本

法律款文本的文檔層級(jí)結(jié)構(gòu)比較清晰，一般主要包括：章、節(jié)、條三個(gè)層級(jí)，部分較長(zhǎng)的可能包括“部”層級(jí)。

據(jù)此分析排版的需要主要包括：內(nèi)容整理（刪除多余的空行、空格）、設(shè)置整體格式、設(shè)置文檔層級(jí)格式，共三個(gè)方面，根據(jù)需要可以添加制作目錄的功能，下面來實(shí)際操作編寫一個(gè)自動(dòng)腳本（在此先統(tǒng)一注明：文章中以“◆”字符開頭的均為自動(dòng)腳本的腳本代碼，包括內(nèi)置模塊名和設(shè)置參數(shù)）

首先是內(nèi)容整理，我們需要對(duì)整個(gè)文檔清除原有格式，刪除多余的空行、空格，具體流程是先全選文檔，清除格式，再用替換功能清除空行和段首段尾的空格，在自動(dòng)腳本里使用下面幾個(gè)模塊來完成：

◆全選當(dāng)前文檔

◆清除格式

◆(刪除)全文空行

◆(刪除)首尾空格

然后是設(shè)置整體格式，因?yàn)榍懊嬉呀?jīng)全選了文檔，我們直接進(jìn)行格式設(shè)置即可，需要分別設(shè)置中西文字體、字號(hào)、行距、縮進(jìn)、對(duì)齊方式，在腳本中我們直接指定的應(yīng)用樣式來完成，可以指定自定義樣式或者內(nèi)置樣式，輸入樣式名就行了。具體模塊如下：

◆應(yīng)用指定樣式：公文處理助手-正文樣式

接下來是設(shè)置文檔層級(jí)格式，如果是手動(dòng)排版，就只能用鼠標(biāo)逐個(gè)選定范圍再調(diào)整格式，當(dāng)然也可以用查找替換來進(jìn)行批量設(shè)置，只是會(huì)比較麻煩，而且效率不高。

自動(dòng)腳本里可以通過指定查找內(nèi)容來一鍵批量選中文檔或選區(qū)里的指定內(nèi)容，支持Word查找通配符和正則表達(dá)式，這樣不論是什么樣的文檔，我們可以快速的批量調(diào)整文檔內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)效率的提升。

?

操作方法：先添加“◆光標(biāo)移至文檔開頭”模塊，再添加“◆通配批量選擇”或“◆正則批量選擇”模塊，添加時(shí)設(shè)置相應(yīng)的表達(dá)式即可，另外程序提供了擴(kuò)展的選擇項(xiàng)，可以設(shè)置只選擇在段落開頭、在表格外的內(nèi)容，并且可以選擇內(nèi)容所在的段落，所以我們只需要在通配符表達(dá)式里指定層級(jí)的序號(hào)部分就可以了，這里使用Word查找通配符，添加“◆通配批量選擇”模塊，表達(dá)式為“第[一二三四五六七八九十百千零]@章”（不包括引號(hào)），在段首選項(xiàng)：是；表格外：是；選擇整段：是

◆光標(biāo)移至文檔開頭

◆通配批量選擇：第[一二三四五六七八九十百千零]@章：1：1：1

這樣就會(huì)自動(dòng)選擇文檔中的所有章層級(jí)段落，接下來就是調(diào)整格式，主要包括設(shè)置對(duì)齊方式，調(diào)整字體、字號(hào)、行距和段間距，添加相應(yīng)的模塊，按提示選擇和設(shè)置參數(shù)即可，具體模塊如下：

◆設(shè)置對(duì)齊方式：1

◆設(shè)置字體：黑體

◆設(shè)置字號(hào)：16

◆設(shè)置行距：1

◆設(shè)置段間距：1：1

以上設(shè)置了選定內(nèi)容的格式為居中對(duì)齊、黑體16磅，1.5倍行距、段間距為段前1行

?

參考上面的通配符表達(dá)式，我們可以很方便的設(shè)置相似的節(jié)、條層級(jí)的格式，簡(jiǎn)單修改將章替換為節(jié)或條：

第[一二三四五六七八九十百千零]@節(jié)

第[一二三四五六七八九十百千零]@條

添加“◆光標(biāo)移至文檔開頭”模塊，再按文檔層級(jí)定義通配符表達(dá)式，添加“◆通配批量選擇”模塊，最后根據(jù)需要添加設(shè)置格式的模塊就行了。

如果不需要設(shè)置條層級(jí)加粗，可以不用選擇條層級(jí)，注意每次使用批量選擇功能前需要先定位光標(biāo)，為程序指定查找開始位置，因?yàn)槌绦蚩偸窍蚝蟛檎摇?/p>

所有文檔內(nèi)容的格式調(diào)整完成后，我們?cè)偬砑硬迦腠?yè)碼和調(diào)整頁(yè)面設(shè)置的模塊，插入頁(yè)碼是插入公文標(biāo)準(zhǔn)頁(yè)碼，調(diào)整頁(yè)面設(shè)置是根據(jù)已定義的參數(shù)來調(diào)整，也可以單獨(dú)指定邊距和頁(yè)眉頁(yè)腳。

到這里，法律條款文本的自動(dòng)排版功能就制作完成了，點(diǎn)擊執(zhí)行后，根據(jù)機(jī)器速度，30秒至1分鐘就能自動(dòng)完成約1.2萬字的法律條款文本的排版工作，而且不會(huì)出錯(cuò)，相比之下手動(dòng)處理等其它方式需要至少5分鐘的時(shí)間，而且不但受熟練度影響，還很費(fèi)眼。

（2）公文文本

上面介紹了法律條款的自動(dòng)排版腳本，下面來說說公文。

相對(duì)于法律條款，公文的文檔層級(jí)比較少，有兩級(jí)子標(biāo)題，第三級(jí)子標(biāo)題雖然有，但一般都是根據(jù)需求做加粗處理，因此相對(duì)比較簡(jiǎn)單，下面簡(jiǎn)單的介紹一下公文的腳本制作原則

此處設(shè)定公文文本為只包含標(biāo)題、正文，標(biāo)題已居中且與正文間有空行。

先說最簡(jiǎn)單的辦法

首先，我們定位好光標(biāo)：

◆光標(biāo)移至文檔開頭

接下來使用“連段選調(diào)”模塊，作用是自動(dòng)向文檔結(jié)尾方向選定一段不含圖表的文字，并自動(dòng)判斷文字的類型，調(diào)整成相應(yīng)的格式類型，可以自動(dòng)識(shí)別標(biāo)題（需要居中）、正文（含主送）、附件說明、落款和附件標(biāo)識(shí)等內(nèi)容。

添加多個(gè)“連段選調(diào)”模塊，這樣可以確保識(shí)別文檔中的所有文字塊，當(dāng)沒有內(nèi)容可選擇時(shí)，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)折疊。

接下來說下相對(duì)靈活的辦法

首先是全選文檔，應(yīng)用正文樣式

◆全選當(dāng)前文檔

◆應(yīng)用指定樣式：公文處理助手-正文樣式

然后定位光標(biāo)：

◆光標(biāo)移至文檔開頭

然后使用選擇連段功能選定不含圖表的文字：

◆向下選擇連段

?

然后根據(jù)文檔內(nèi)容來設(shè)置格式，比如中西文字體、字號(hào)、行距、縮進(jìn)、對(duì)齊方式，也可以簡(jiǎn)單的直接應(yīng)用定義好的樣式

◆應(yīng)用指定樣式：公文處理助手-標(biāo)題樣式

說明一下，公文處理助手里可以通過設(shè)置格式參數(shù)來定義你需要的自定義樣式，公文/標(biāo)書/論文的標(biāo)題、正文和各級(jí)子標(biāo)題都可以指定好參數(shù)，定義好后會(huì)自動(dòng)添加到當(dāng)前文檔中，像模板一樣方便使用，而且不受模板文件的影響。

最后定位光標(biāo)，添加調(diào)整所有層級(jí)格式，會(huì)自動(dòng)調(diào)整全文或者選區(qū)的所有公文或標(biāo)書的各級(jí)子標(biāo)題的格式。

◆光標(biāo)移至文檔開頭

◆調(diào)整所有層級(jí)格式

以上就完成了公文主體的調(diào)整，剩下的可以根據(jù)需要添加版頭、落款和版記。

（3）通用文本

我們同樣定義通用文本與公文文本類似，包含標(biāo)題、正文，標(biāo)題已居中且與正文間有空行，包含5項(xiàng)左右的嵌入圖片或表格。

關(guān)于通用文本的自動(dòng)排版，主要的思路是逐個(gè)選擇文字連段，設(shè)置為自動(dòng)正文格式（應(yīng)用正文樣式同時(shí)自動(dòng)調(diào)整子標(biāo)題的格式），直到文檔結(jié)束，同時(shí)可以在開始調(diào)整前加入各種內(nèi)容修正功能，比如刪除空格或空行、數(shù)字符號(hào)糾錯(cuò)、編號(hào)轉(zhuǎn)文本、取消超級(jí)鏈接、中文雙引號(hào)修復(fù)，以及修改頁(yè)面設(shè)置和插入頁(yè)碼等等，下面是具體方案：

◆調(diào)整當(dāng)前節(jié)頁(yè)面設(shè)置
◆當(dāng)前節(jié)插入頁(yè)碼(連續(xù))
◆(刪除)首尾空格
◆光標(biāo)移至文檔開頭
◆向下選擇連段
◆應(yīng)用自動(dòng)正文
......
自行添加需要的數(shù)量
......
◆向下選擇連段
◆應(yīng)用自動(dòng)正文

數(shù)據(jù)提取

接下來是另一個(gè)比較廣泛的應(yīng)用場(chǎng)景：提取文檔內(nèi)容

在這里我們針對(duì)兩個(gè)比較典型的需求，來說下如何編寫腳本，分別是一鍵提取當(dāng)前文檔的大綱文字、下劃線文字內(nèi)容。

（1）提取大綱文字

大綱文字可以用來創(chuàng)建思維導(dǎo)圖和制作PPT，雖然公文處理助手的組織結(jié)構(gòu)圖功能可以實(shí)現(xiàn)一鍵提取，不過靈活性和便捷程度還是比不上腳本。下面是具體操作：

要實(shí)現(xiàn)提取文檔文字內(nèi)容，主要圍繞腳本的“標(biāo)記查找結(jié)果”模塊來實(shí)現(xiàn)的，這個(gè)模塊功能上與“通配批量選擇”模塊類似，通過設(shè)置查找內(nèi)容，標(biāo)記所有的查找結(jié)果，再通過“選定標(biāo)記內(nèi)容”模塊，一鍵選定所有被標(biāo)記的文字，隨后就能隨意復(fù)制所需要的內(nèi)容。下面是具體的方案：

首先是標(biāo)記要提取的各層級(jí)內(nèi)容，通過指定在段首、表格外、選擇整段三個(gè)選項(xiàng)，可以更方便進(jìn)行的結(jié)果分類，這里我們以提取公文大綱文字為例，依次使用以前表達(dá)式添加模塊并設(shè)置參數(shù)如下：

一級(jí)子標(biāo)題，表達(dá)式：“[一二三四五六七八九十]@、”，在段首：是；表格外；是；選擇整段：是

二級(jí)子標(biāo)題，表達(dá)式：“[（(][一二三四五六七八九十]@[)）]”，在段首：是；表格外；是；選擇整段：是

三級(jí)子標(biāo)題，表達(dá)式：“[0-9]@[.、．]”，在段首：是；表格外；是；選擇整段：是

?具體添加模塊如下：

◆標(biāo)記查找結(jié)果：[一二三四五六七八九十]@、：1：1：1

◆標(biāo)記查找結(jié)果：[（(][一二三四五六七八九十]@[)）]：1：1：1

◆標(biāo)記查找結(jié)果：[0-9]@[.、．]：1：1：1

最后添加選定標(biāo)記內(nèi)容和復(fù)制模塊即可：

◆選定標(biāo)記內(nèi)容

◆復(fù)制

?

保存好腳本方案，點(diǎn)擊執(zhí)行，一鍵復(fù)制當(dāng)前文檔公文三級(jí)子標(biāo)題內(nèi)容到剪貼板

（2）提取下劃線文字

這個(gè)功能主要的應(yīng)用場(chǎng)景是合同信息提取，因?yàn)楹贤械拇蟛糠株P(guān)鍵信息都是有添加下劃線，用來匯總合同信息很方便。

具體只需要添加兩個(gè)模塊：按格式選擇、復(fù)制。

按格式選擇：可以選擇選區(qū)或整個(gè)文檔中具有指定格式的內(nèi)容，包括設(shè)置了下劃線、刪除線、著重號(hào)、標(biāo)紅、加粗、突出顯示格式或包含指定的中文字體和指定樣式。

?

具體腳本只有兩項(xiàng)：

◆按格式選擇：1

◆復(fù)制

以上就是簡(jiǎn)單的文檔數(shù)據(jù)提取腳本的編寫方法了。

文檔編輯

文檔修正的應(yīng)用場(chǎng)景是編輯和審校，主要是針對(duì)特定內(nèi)容、格式的修改和替換，在腳本中通過組合不同類別的模塊，完成各類個(gè)性化的一鍵編輯需求，實(shí)現(xiàn)常用編輯功能的自動(dòng)化。

下面列舉一些應(yīng)用場(chǎng)景和實(shí)現(xiàn)路徑

應(yīng)用場(chǎng)景和實(shí)現(xiàn)路徑：

★文檔中的文字錯(cuò)誤，可以通過“替換”模塊，進(jìn)行批量自動(dòng)修正，例如實(shí)現(xiàn)特殊自定義的數(shù)字符號(hào)糾錯(cuò)功能；

★使用“(刪除)全文空格、(刪除)全文空行、(刪除)首尾空格”模塊自動(dòng)處理空格、空行；

★使用“編號(hào)轉(zhuǎn)文本”模塊來固定段落編號(hào)信息，以避免意外丟失段落編號(hào)

★使用“查找選定、通配批量選擇”模塊批量選擇內(nèi)容，結(jié)合相關(guān)的格式設(shè)置模塊修改格式，實(shí)現(xiàn)一鍵加粗任意關(guān)鍵字；

★針對(duì)文檔中的表格、圖片、公式、題/腳/尾/批注、鏈接、域等，先使用“分類選擇”模塊批量選擇需要操作的選區(qū)范圍，再配合格式類模塊，實(shí)現(xiàn)一鍵編輯，也可以使用“刪除指定內(nèi)容”模塊來批量刪除相應(yīng)的內(nèi)容；

★用選區(qū)類模塊結(jié)合格式設(shè)置模塊，實(shí)現(xiàn)批量調(diào)整單元格格式；

★用圖表類模塊來批量設(shè)置表格各列等寬、各行等高和居中和批量設(shè)置圖片尺寸及比例；

★使用目錄類模塊來一鍵自動(dòng)生成標(biāo)準(zhǔn)公文、標(biāo)書、論文文檔的目錄，也可以先使用“通配批量選擇”模塊選擇文檔層級(jí)，再使用“設(shè)置段落大綱級(jí)別”模塊來指定選區(qū)大綱級(jí)別，最后使用相應(yīng)的插入目錄類模塊，來完成任何文檔的一鍵插入、更新目錄功能；

★使用“引用文檔內(nèi)容”模塊，配合定義好書簽，可以一鍵引用文檔內(nèi)容，再結(jié)合光標(biāo)定位類模塊，從而實(shí)現(xiàn)一鍵插入固定文檔元素的功能；

★使用“返回文檔查找結(jié)果”模塊，隨時(shí)引用文檔內(nèi)容和數(shù)據(jù)

★使用“復(fù)制公文元素”模塊結(jié)合“記錄剪切板文本”和文檔循環(huán)模塊，批量提取文檔公文元素，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)生成發(fā)文目錄

★使用文檔循環(huán)模塊及打印、PDF相關(guān)模塊，批量打印、轉(zhuǎn)換文檔

★應(yīng)用“備份到指定位置”，實(shí)現(xiàn)文檔一鍵自動(dòng)備份歸檔到多個(gè)目錄

★使用“查找選定”模塊結(jié)合替換、備份相關(guān)模塊，實(shí)現(xiàn)文檔一鍵自動(dòng)脫敏

★未完待續(xù)，以上場(chǎng)景和實(shí)現(xiàn)路徑將不定時(shí)更新。。。

以上簡(jiǎn)單列舉了自動(dòng)腳本的應(yīng)用場(chǎng)景和實(shí)現(xiàn)方法，大家可以根據(jù)自己的實(shí)際情況自由發(fā)揮，組合腳本模塊，創(chuàng)建便于提高效率的自動(dòng)化功能。

另外，歡迎大家在評(píng)論區(qū)留言討論自動(dòng)腳本功能的應(yīng)用場(chǎng)景，也可提出需求由作者幫助編寫自動(dòng)腳本方案。

最后，自動(dòng)腳本功能是使用UTF8編碼TXT文件保存的，腳本方案可以在安裝了最新版本公文處理助手插件的電腦上兼容使用。