對于自由職業(yè)者、小型企業(yè)和遠程團隊來說，時間跟蹤是必需的。了解自己在單個項目或任務上投入了多少時間，可以幫助他們有效管理資源和優(yōu)化工作流程。
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然而，在向客戶收費時，時間跟蹤多了一層復雜性：不僅需要跟蹤所花費的工作時間，還需要跟蹤哪些活動需要收費，以便準確地為客戶開具發(fā)票。
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什么是計費時間？
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在直接向客戶計費的任務上花費的時間稱為計費時間。這涉及專業(yè)人員在與項目或工作直接相關的任務上的工作，他們?yōu)榇双@得報酬。
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計費時間有多種形式，如按小時計費、特定任務或項目的固定費用，甚至是項目期間產生的費用（如差旅費和材料費）。

哪些活動可以計費？
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一些被視為計費時間的活動包括：
● 執(zhí)行與任務相關的核心任務 ?
● 為客戶項目提供直接服務
● 代表客戶或項目匯編數據和信息
● 參加對當前項目有影響的會議
● 回復與項目有關的電子郵件
● 提出與項目有關的創(chuàng)意 ?
● 根據客戶要求進行調整
● 與客戶會面，安排任務的目標和期限
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時間跟蹤使專業(yè)人士能夠準確地向客戶收費，監(jiān)控項目成本，并保證他們的工作換來公平的報酬。
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為什么要跟蹤計費時間？
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業(yè)務的成功少不了跟蹤計費時間和維護工時表。這樣做不僅能準確記錄在項目上花費的時間，還有助于確保你的努力得到適當的補償。
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1、準確開具發(fā)票
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在準備發(fā)票時，必須精確計算項目所花費的小時數，確保無遺漏。
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8Manage 這樣的工時表軟件可讓你根據跟蹤的時間輕松創(chuàng)建發(fā)票，從而快速準確地獲得報酬。
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2、確定項目可行性
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通過監(jiān)控每個項目所投入的時間，你可以深入了解其成本和盈利能力。這將使你能夠決定哪些項目值得繼續(xù)，哪些項目應該避免。
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多數情況下，特定項目的計費時間可能會高于或低于預期，這時必須評估是否應繼續(xù)執(zhí)行該項目，或者是否有必要與客戶重新談判條款。
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3、評估績效
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監(jiān)控計費工時是衡量生產力、評估團隊效率和確保遵守截止日期的有效方法。
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通過跟蹤每位團隊成員在項目上花費的計費小時數，你可以找出工作流程中的薄弱環(huán)節(jié)，并采取糾正措施來提高生產率。
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如何跟蹤計費時間？
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了解過跟蹤計費時間的優(yōu)勢后，讓我們來看看跟蹤計費時間的一些有效方法。以下是一份分步指南，供你參考。
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步驟 1：商定開票時間表
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首先，與客戶一起商議，決定何時以及多久向客戶發(fā)送一次已完成工作的發(fā)票，例如，如果客戶按小時付費，則每周或每月一次。
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步驟 2：使用時間跟蹤軟件
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時間跟蹤軟件讓監(jiān)控計費工時變得輕而易舉。通過計時器、工時表軟件等，你可以毫不費力地記錄每項任務或工作的持續(xù)時間。如8Manage 工時表軟件可幫助你將工作分為計費和不計費兩種類型，使你能一目了然地知道任何特定客戶或任務的計費時間。

● 自動時間跟蹤以準確捕獲員工的工作時間
● 項目管理，用于跟蹤任務進度、截止日期、預算和資源
● 項目進度和盈利能力的詳細報告
● 自動提醒員工提交工時表或批準工時表
● 根據準確的時間跟蹤數據按需生成發(fā)票
● 靈活的定制選項，可根據需要定制功能
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此外，工時表除了能幫你從工時信息實時追蹤到活動，再追蹤到相關項目/產品/客戶/供應商外，還能替你按活動類型實時匯總工時。這不僅能讓你了解員工的上班時間怎樣使用，還能使你了解到企業(yè)花費在每個項目/產品/客戶/供應商的時間和成本。
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步驟 3：能夠實時跟蹤
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實時跟蹤是掌握計費時間的重要工具。使用具備該功能的時間跟蹤軟件，在項目和任務發(fā)生時記錄下你的工作時間。先進的8Manage 工時表軟件既能獨立使用，又能與項目管理工具結合使用，還能實時追蹤不同類型的工作或假期，包括營銷活動、采購工作、銷售工作、變更請求等。
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這樣，你就可以快速確定在每項活動中投入了多少時間，確保你準確地向客戶開具發(fā)票，支付到期款項。
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步驟 4：跟蹤每個客戶的子任務和多個項目
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如果你為同一客戶負責多個工作，那么必須獨立監(jiān)控每個項目，監(jiān)控每項任務和分配所花費的時間和精力。此外，請確保將任務劃分為子任務，以便準確計算每項活動的時間賬單。
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步驟 5：別漏了非計費時間
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并非所有花在項目或任務上的時間都可以計費。非計費時間包括行政任務、研究、培訓、市場和銷售活動、客戶服務等；雖然這些對你的工作也很重要，但不應向客戶收取費用。
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步驟 6：編制計費任務清單
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在與客戶合作開展擴展項目時，必須制定一份全面的計費任務清單。這將確保雙方都清楚協(xié)議中包含哪些內容，不包含哪些內容，避免出現(xiàn)任何潛在的計費沖突。
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步驟 7：創(chuàng)建發(fā)票
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跟蹤完所有計費時間后，就該開具發(fā)票了。其中應包括花費的總時數和每項任務的費率。如果你與客戶簽訂了計費協(xié)議，請確保發(fā)票上也包含該協(xié)議。
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總結

作為管理者，了解如何正確跟蹤計費時間可能具有挑戰(zhàn)性，尤其是每天身兼數職的情況下。按照本文 7 步流程來跟蹤你的計費時間，相信將會增加你的利潤收入。

借助一些出色的計費時間軟件（例如?8Manage 工時表），你可以立即改進跟蹤時間的流程體驗，并確保所有辛勤工作都得到準確的核算和相應的報酬。