采購流程是指價格討論、談判、市場調(diào)查，直到實際貨物交付的整個過程。 擁有一個簡單而高效的采購流程不僅可以節(jié)省你的時間和精力，還可以節(jié)省資源。節(jié)省下來的時間可以花在其他重要任務(wù)上，例如為其他供應(yīng)商采購、尋找其他解決方案等。

采購流程的5個理想步驟

第1步 - 市場調(diào)查
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購買商品或服務(wù)的任務(wù)可以來自企業(yè)、經(jīng)理或采購經(jīng)理本身。 關(guān)于這一點，在第2步中會有更多介紹，但在采購經(jīng)理開始采購物資之前，首先必須有對上述物資的需求。
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因此，采購經(jīng)理的責(zé)任是認識到對供應(yīng)品的需求，并為上述供應(yīng)品開展市場調(diào)查。市場調(diào)查將幫助采購經(jīng)理確定所需供應(yīng)品的數(shù)量。
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市場調(diào)查還應(yīng)包括尋找新的可用供應(yīng)商。采購專家可以幫助采購經(jīng)理確定新的供應(yīng)來源。
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最后，市場研究有助于確定下一步所需的關(guān)鍵信息。每次供應(yīng)定價和品牌質(zhì)量等信息很重要，應(yīng)包含在研究中。
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第2步 - RFI（信息要求）
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這一步驟不僅要向供應(yīng)商索取信息，還要向需要物資的部門或分支機構(gòu)的負責(zé)人詢問。因為在創(chuàng)建采購訂單之前，你需要確定所需物資的確切數(shù)量。
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一旦采購經(jīng)理有了足夠的數(shù)據(jù)，就會將采購請求發(fā)送給更高的管理層以供預(yù)算批準。企業(yè)管理層將根據(jù)最初的市場調(diào)查提供的數(shù)據(jù)，決定向采購經(jīng)理提供多少預(yù)算。
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RFI 可以被視為流程的一部分，你可以在該流程中向分支機構(gòu)經(jīng)理、采購專家和其他相關(guān)人員索取更多信息。
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第3步 - RFQ (詢價)
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報價請求是采購過程的一部分，在此過程中，你向供應(yīng)商詢問所需物資的初始價格。通常是通過信件進行，采購經(jīng)理發(fā)出請求，而供應(yīng)商通過給出供應(yīng)品的初始價格做出回應(yīng)。
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收到供應(yīng)商的 RFQ 回復(fù)或報價請求后，采購經(jīng)理應(yīng)召開會議討論給出的報價。對每個定價進行詳細分析，而最初的市場調(diào)查將使采購經(jīng)理了解每個供應(yīng)在市場水平上的定價。
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第4步 - 談判階段
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談判階段是采購經(jīng)理試圖以合理的價格或數(shù)量獲得或采購供應(yīng)品的階段。
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談判也可以延伸到采購經(jīng)理向供應(yīng)商做出讓步，希望在未來做更多的生意。
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在談判階段，談判者應(yīng)考慮提出以下問題：
● 是否有充足的訂單供應(yīng)量？
● 是否有談判者可以利用的特殊折扣？
● 供應(yīng)商和公司的聯(lián)系人是誰？
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在談判階段，一定要注意準備好你在市場調(diào)查階段收集的信息。
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第5步 - 簽約階段
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作為采購流程的最后一步，簽約階段是采購經(jīng)理處理所有合同、發(fā)票、收據(jù)以及在整個采購過程期間、之前和之后需要簽署的文件。
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在簽約階段，只涉及幾個問題，但為了使這個過程順利進行，采購經(jīng)理應(yīng)檢查以下幾個方面：
● 供應(yīng)品是否在良好的條件下交付？
● 交付時是否有任何延誤？
● 供應(yīng)商今后如何避免延誤（如果發(fā)生）？
● 是否與供應(yīng)商結(jié)算了付款？
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簽約階段很重要，因為如果需要從同一個供應(yīng)商那里采購更多的物資，所有的合同、文件和收據(jù)都可以再一次用于市場調(diào)查。
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改善你的采購管理流程
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大多數(shù)企業(yè)采用采購軟件來保存所有重要的數(shù)據(jù)和文件的數(shù)字存儲。對于更傳統(tǒng)的企業(yè)來說，采購經(jīng)理必須跟蹤所有的收據(jù)，并且必須儲存這些收據(jù)以便將來參考。
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8Manage SRM采購管理系統(tǒng)自動化、智能化和卓越的數(shù)據(jù)分析可幫助你全面控制采購和一般業(yè)務(wù)流程，以期在效率、合規(guī)性和節(jié)約成本等方面達到更高的水平。
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系統(tǒng)通過提供簡化和自動化許多采購任務(wù)的功能，幫助企業(yè)改善其采購流程。8Manage
SRM采購管理系統(tǒng)的一些好處包括：
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-簡化采購工作流程
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系統(tǒng)可以使許多采購任務(wù)自動化，如創(chuàng)建采購請求，發(fā)送招標書（RFP），以及管理合同。這有助于減少完成這些任務(wù)所需的時間和精力，使采購人員騰出時間專注于更具戰(zhàn)略性的任務(wù)。
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-加強跨部門協(xié)作
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8Manage SRM為采購人員和其他部門（如財務(wù)和運營）之間的協(xié)作提供了一個平臺。這可以改善溝通，減少錯誤，并確保所有利益相關(guān)者在采購目標上保持一致。
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-增強采購?fù)该鞫?br>?
從最初的采購請求到最后的付款結(jié)算，8Manage SRM提供了所有采購活動的可見性。這使企業(yè)能夠更好地跟蹤支出，確定節(jié)約成本或改進流程的領(lǐng)域，并確保遵守采購政策。
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-改善供應(yīng)商管理
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8Manage SRM可以幫助企業(yè)管理他們與供應(yīng)商的關(guān)系，包括供應(yīng)商的選擇、績效指標和合同管理。這有助于確保企業(yè)與最好的供應(yīng)商合作，獲得最好的價格，并減少風(fēng)險。
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采購過程比看起來要復(fù)雜得多，有很多因素需要考慮。一個可靠的采購管理系統(tǒng)可以簡化雜亂的采購流程并保持透明，減輕所有利益相關(guān)者的工作量。