當(dāng)你有一個(gè)基于項(xiàng)目的工作時(shí)，實(shí)現(xiàn)最后期限是堅(jiān)持你對(duì)客戶和你的團(tuán)隊(duì)的承諾的關(guān)鍵。通過按時(shí)上交項(xiàng)目，你和你的同事可以贏得許多專業(yè)優(yōu)勢(shì)。 這里有一個(gè)指南，你可以用來按照最初的時(shí)間表提交項(xiàng)目。

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為每個(gè)目標(biāo)創(chuàng)建截止日期

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為你需要完成的所有單獨(dú)的可交付成果和目標(biāo)制定一個(gè)計(jì)劃，以完成整個(gè)項(xiàng)目，然后為每個(gè)部分創(chuàng)建一個(gè)最后期限。根據(jù)你過去完成的其他類似任務(wù)，估計(jì)你預(yù)計(jì)在項(xiàng)目的每個(gè)方面投入的時(shí)間?？紤]制作一個(gè)圖表或使用其他視覺輔助工具，看看你花在每項(xiàng)任務(wù)上的時(shí)間是如何結(jié)合起來估計(jì)項(xiàng)目的總長度的。

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預(yù)算你的資源

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為你的資源制定一個(gè)計(jì)劃，包括你的財(cái)政資源和勞動(dòng)力資源。審查你為每項(xiàng)任務(wù)計(jì)劃的時(shí)間量，然后與你團(tuán)隊(duì)中的人的可用時(shí)間進(jìn)行比較。確保你在每個(gè)人的時(shí)間表中都有足夠的時(shí)間來完成他們的工作，并根據(jù)截止日期進(jìn)行必要的調(diào)整。

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接下來，估計(jì)你的材料和其他費(fèi)用的預(yù)算。項(xiàng)目中途出現(xiàn)意外費(fèi)用會(huì)導(dǎo)致延誤，所以在項(xiàng)目早期制定詳細(xì)計(jì)劃以滿足你的最后期限是很重要的。

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確定每個(gè)目標(biāo)的優(yōu)先次序

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為你的目標(biāo)和可交付成果創(chuàng)建一個(gè)優(yōu)先級(jí)列表。你可以使用你最初的最后期限作為指導(dǎo)方針，但你可能有總體的優(yōu)先事項(xiàng)來指導(dǎo)你和你的團(tuán)隊(duì)。通過確定哪些任務(wù)是相互依賴的，來確定優(yōu)先次序。例如，如果一個(gè)作家必須在編輯審查文本并將其發(fā)送給出版商之前完成小冊(cè)子的副本，那么寫作就是項(xiàng)目的首要任務(wù)。根據(jù)你的優(yōu)先次序，調(diào)整你的初始截止日期，然后把這個(gè)信息傳達(dá)給團(tuán)隊(duì)。

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理解個(gè)人角色

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制定一個(gè)組織結(jié)構(gòu)圖，列出每個(gè)人在團(tuán)隊(duì)中的角色，他們的職責(zé)和他們?cè)陧?xiàng)目中的優(yōu)先權(quán)。每個(gè)人不僅需要知道自己的角色，還需要知道團(tuán)隊(duì)中其他人的角色。了解每個(gè)人在項(xiàng)目中的工作，可以促進(jìn)整個(gè)項(xiàng)目的公開交流，使每個(gè)人都能輕松地從項(xiàng)目發(fā)展的一個(gè)步驟進(jìn)入下一個(gè)步驟。它使人們能夠互相詢問內(nèi)部最后期限的最新情況，并在必要時(shí)請(qǐng)求對(duì)可交付成果的協(xié)助。

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建立提高效率的激勵(lì)機(jī)制

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分享對(duì)每個(gè)人按時(shí)或提前提交工作的激勵(lì)措施，可以是一個(gè)強(qiáng)大的動(dòng)力。你可以實(shí)施許多不同的激勵(lì)系統(tǒng)，從只有在某個(gè)日期前提交工作才有資格參加的抽獎(jiǎng)活動(dòng)，到為在截止日期前提交高質(zhì)量工作的人頒發(fā)獎(jiǎng)品。你也可以考慮如果整個(gè)團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)了一個(gè)重要的最后期限，就獎(jiǎng)勵(lì)整個(gè)團(tuán)隊(duì)。

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將你的進(jìn)度可視化

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使用可視化的輔助工具來跟蹤項(xiàng)目的進(jìn)展，是確定你是否按計(jì)劃按時(shí)交付項(xiàng)目的一個(gè)好方法。你可以使用項(xiàng)目管理儀表板，讓每個(gè)人都能實(shí)時(shí)看到項(xiàng)目的整體進(jìn)展。這為團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人提供了問責(zé)和激勵(lì)。另一個(gè)選擇是使用實(shí)物圖表，張貼在公共區(qū)域，并在實(shí)現(xiàn)重要的里程碑時(shí)填寫，如提交關(guān)鍵的交付物。

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安排簡短的檢查

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協(xié)調(diào)定期會(huì)議，使整個(gè)團(tuán)隊(duì)能夠檢查項(xiàng)目的情況。這些會(huì)議可以是簡短的，允許每個(gè)人分享關(guān)于他們的進(jìn)展或任何關(guān)切的簡單更新。簽到會(huì)議是一個(gè)很好的工具，可以識(shí)別任何問題，并確保項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)凝聚力。

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盡早設(shè)定一個(gè)內(nèi)部截止日期

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按時(shí)交付項(xiàng)目的最好方法之一是建立一個(gè)比實(shí)際最后期限更早的內(nèi)部期限目標(biāo)。這可以讓你審查工作的質(zhì)量，并有額外的時(shí)間來解釋逾期工作或緊急情況。例如，如果工作要在星期五交給客戶，你可以把內(nèi)部截止日期定在前一個(gè)星期三，這樣你就有額外的兩天時(shí)間來審查工作。如果有人忘記了項(xiàng)目的某個(gè)方面，你也有額外的時(shí)間來糾正這個(gè)錯(cuò)誤，同時(shí)還能滿足客戶的期望。

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優(yōu)化版：

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如何按時(shí)交付項(xiàng)目：成功的8個(gè)策略

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當(dāng)你從事基于項(xiàng)目的工作時(shí)，按時(shí)完成任務(wù)是履行對(duì)客戶和團(tuán)隊(duì)承諾的關(guān)鍵。通過按時(shí)上交項(xiàng)目，你和你的同事可以贏得許多專業(yè)優(yōu)勢(shì)。 這里有一個(gè)指南，可以用來按照你的初始時(shí)間表提交項(xiàng)目。

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1、為每個(gè)目標(biāo)設(shè)定截止日期

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為需要完成的所有單獨(dú)可交付成果和目標(biāo)制定一個(gè)計(jì)劃，然后為每個(gè)部分設(shè)定一個(gè)最后期限，以完成整個(gè)項(xiàng)目。根據(jù)過去完成的其他類似任務(wù)，估計(jì)你預(yù)計(jì)在項(xiàng)目的每個(gè)方面投入的時(shí)間?？紤]制作一個(gè)圖表或使用其他視覺輔助工具，看看你花在每項(xiàng)任務(wù)上的時(shí)間如何組合，以估計(jì)項(xiàng)目的總時(shí)長。

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2、制定資源預(yù)算

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為你的資源制定一個(gè)計(jì)劃，包括你的財(cái)政資源和勞動(dòng)力資源。審查你為每項(xiàng)任務(wù)計(jì)劃的時(shí)間量，然后與團(tuán)隊(duì)成員的可用時(shí)間進(jìn)行比較。確保每個(gè)人的日程中都有足夠的時(shí)間讓他們完成工作，并根據(jù)截止日期進(jìn)行必要的調(diào)整。

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接下來，估計(jì)你的材料和其他費(fèi)用的預(yù)算。項(xiàng)目中途出現(xiàn)意外費(fèi)用可能會(huì)導(dǎo)致延誤，所以在項(xiàng)目早期制定詳細(xì)計(jì)劃以滿足你的最后期限是很重要的。

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3、確定每個(gè)目標(biāo)的優(yōu)先次序

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為你的目標(biāo)和可交付成果創(chuàng)建一個(gè)優(yōu)先級(jí)列表。你可以使用最初的截止日期作為指導(dǎo)方針，但可能有更重要的優(yōu)先事項(xiàng)來指導(dǎo)你和團(tuán)隊(duì)。通過確定哪些任務(wù)是相互依賴的，來確定優(yōu)先次序。根據(jù)你的優(yōu)先次序，調(diào)整初始截止日期，然后把這個(gè)信息同步傳達(dá)給團(tuán)隊(duì)。

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4、理解每個(gè)人的角色

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制定一個(gè)組織結(jié)構(gòu)圖，列出每個(gè)人在團(tuán)隊(duì)中的角色、他們的職責(zé)和他們?cè)陧?xiàng)目中的優(yōu)先權(quán)。每個(gè)人不僅需要知道自己的角色，還需要知道團(tuán)隊(duì)中其他人的角色。了解每個(gè)人在項(xiàng)目中的工作，可以促進(jìn)整個(gè)項(xiàng)目的開放交流，使每個(gè)人都能輕松地從項(xiàng)目發(fā)展的一個(gè)步驟進(jìn)入下一個(gè)步驟，并在必要時(shí)請(qǐng)求對(duì)可交付成果的協(xié)助。

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5、建立效率激勵(lì)機(jī)制

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分享激勵(lì)按時(shí)或提前提交工作的措施是一個(gè)強(qiáng)大的動(dòng)力。你可以實(shí)施許多不同的激勵(lì)系統(tǒng)，比如只有在某個(gè)日期前提交工作才有資格參加的抽獎(jiǎng)活動(dòng)；在截止日期前提交高質(zhì)量工作的人可獲獎(jiǎng)品。如果整個(gè)團(tuán)隊(duì)完成了一個(gè)重要的截止日期，你也可以考慮獎(jiǎng)勵(lì)整個(gè)團(tuán)隊(duì)。

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6、將你的進(jìn)度可視化

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使用可視化的輔助工具來跟蹤項(xiàng)目的進(jìn)展，是確定是否按計(jì)劃按時(shí)交付項(xiàng)目的一個(gè)好方法。你可以使用項(xiàng)目管理儀表板，讓每個(gè)人都能實(shí)時(shí)看到項(xiàng)目的整體進(jìn)展。這為團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人提供了問責(zé)和激勵(lì)。另一個(gè)選擇是使用實(shí)物圖表，張貼在公共區(qū)域，并在實(shí)現(xiàn)重要的里程碑時(shí)填寫，如提交關(guān)鍵的交付物。

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7、安排簡短的檢查

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協(xié)調(diào)定期會(huì)議，使整個(gè)團(tuán)隊(duì)能夠檢查項(xiàng)目的情況。這些會(huì)議可以是簡短的，允許每個(gè)人分享關(guān)于他們的進(jìn)展或任何問題的簡單更新。檢查會(huì)議是一個(gè)很好的工具，可以識(shí)別任何問題，并確保項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)凝聚力。

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8、盡早設(shè)定一個(gè)內(nèi)部截止日期

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按時(shí)交付項(xiàng)目的最好方法之一是建立一個(gè)比實(shí)際截止日期更早的內(nèi)部期限目標(biāo)。這可以讓你審查工作的質(zhì)量，并有額外的時(shí)間來考慮后期工作或緊急情況。例如，如果工作要在星期五交給客戶，你可以把內(nèi)部截止日期定在星期三，這樣你就有兩天的額外時(shí)間來審查工作。如果有人忘記了項(xiàng)目的某個(gè)方面，你也有額外的時(shí)間來糾正這個(gè)錯(cuò)誤，同時(shí)還能滿足客戶的期望。

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除了上述的8個(gè)策略外，8Manage PM作為基于 Web 的項(xiàng)目管理軟件非常適合團(tuán)隊(duì)協(xié)作并使你的項(xiàng)目取得成功。

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8Manage PM提供了許多高級(jí)功能，例如工作流自動(dòng)化、任務(wù)管理、甘特圖、實(shí)時(shí)審計(jì)跟蹤等等，不僅有助于跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度，并通過強(qiáng)大的報(bào)告功能展示關(guān)鍵數(shù)據(jù)以提高工作成本計(jì)算、資源管理和輸出質(zhì)量。

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在8Manage，你可以對(duì)任務(wù)進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序，以推動(dòng)關(guān)鍵任務(wù)向前推進(jìn)并確保按時(shí)完成。該軟件還提供共享視圖、詳細(xì)歷史記錄、活動(dòng)日志、自動(dòng)警報(bào)、提醒和狀態(tài)報(bào)告，以使團(tuán)隊(duì)每個(gè)人保持一致并了解最新情況。其關(guān)鍵路徑功能突出顯示直接影響項(xiàng)目完成日期的所有任務(wù)，以密切關(guān)注重要的里程碑。

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通過使用8Manage PM項(xiàng)目管理軟件，你將擁有更好的項(xiàng)目范圍和時(shí)間把控，始終牢記項(xiàng)目目標(biāo)，滿足利益相關(guān)者的具體期望并按時(shí)完成。最終，你的項(xiàng)目成功率將會(huì)提高。