檔案數(shù)字化是一種綜合性的信息記錄技術(shù)，是檔案數(shù)字化機(jī)構(gòu)利用數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描來(lái)記錄信息的一種技術(shù)手段。將紙質(zhì)文件檔案，以及聲音圖像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案，轉(zhuǎn)化成有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)在電腦上儲(chǔ)存。

檔案數(shù)字化機(jī)構(gòu)會(huì)協(xié)助企事業(yè)單位將員工、干部的紙質(zhì)檔案，通過(guò)掃描儀或者數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化加工。將檔案整理及數(shù)字化之后，可以起到有效保護(hù)檔案實(shí)體、方便檔案借閱查詢的作用。電子文件能夠節(jié)省存儲(chǔ)空間，緩解企業(yè)庫(kù)房緊張的壓力。并且傳統(tǒng)的檔案信息經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理后，能夠大大提高檢索速度，減少檔案原件，特別是珍貴檔案由于頻繁使用而造成的磨損。企業(yè)還可以通過(guò)檔案管理軟件，提高檔案信息資源的開發(fā)與利用，為開展檔案特色服務(wù)創(chuàng)造條件。

檔案管理轉(zhuǎn)型數(shù)字化管理是一種趨勢(shì)，順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)潮流和時(shí)代發(fā)展的要求。很多企業(yè)會(huì)把檔案數(shù)字化工作外包給檔案數(shù)字化機(jī)構(gòu)，由專業(yè)的人員和設(shè)備來(lái)操作，為企業(yè)省時(shí)省力省成本。