正確分配時間是企業(yè)管理員工的必要條件，這意味著了解并了解如何管理計費時間和非計費時間。更重要的是，需要能夠在兩者之間找到適當(dāng)?shù)钠胶?，這樣才能最大限度地提高生產(chǎn)力、消除業(yè)務(wù)中的低效率并提高利潤。

什么是計費時間和非計費時間？
?
聽說過這些術(shù)語，但不太清楚它們的含義？我們先來給它們下個定義。
?
計費時間
?
計費時間是指與項目直接相關(guān)的工時。顧名思義，就是在部分或全部工作完成后，你向客戶開具賬單或發(fā)票的工時。計費時間的工作包括：
?
● 進行研究和收集背景資料
● 制定項目計劃和時間表
● 完成你受雇完成的工作
● 參加會議和訪談
● 執(zhí)行客戶要求的變更
?
如果你是一名網(wǎng)站開發(fā)人員，你的計費時間將包括規(guī)劃、設(shè)計和編碼網(wǎng)站所花費的時間。如果你是一名會計師，你將為分析客戶財務(wù)狀況、審計客戶賬目并提出建議所花費的時間收費。
?
非計費時間
?
非計費時間是指花在與工作相關(guān)的任務(wù)上的時間，但無法向客戶收取費用。他們?nèi)匀辉诠ぷ鳎贿m合將這些時間列為發(fā)票上的細(xì)列項目。這些工作包括：
?
● 制定建議和推介
● 親自或在線營銷你的業(yè)務(wù)
● 參加培訓(xùn)課程或活動，以提高你的技能或知識水平
● 報價、開具發(fā)票、處理付款和其他行政任務(wù)
● 修正客戶不負(fù)責(zé)的錯誤
● 超出項目范圍的工作
?
如何記錄計費時間
?
理想情況下，一個員工的利用率應(yīng)在 60% 至 80% 之間。這意味著一個員工最多有 80% 的時間用于計費工作（對于許多人來說，這可能是一個很難實現(xiàn)的目標(biāo)）。剩下的 20% 左右可以、甚至應(yīng)該是非計費時間。
?
但如何真正知道自己的計費工作時數(shù)呢？
?
只是靠猜測嗎？試著回憶一下過去做類似項目花了多長時間，然后據(jù)此報價并開具發(fā)票？這當(dāng)然是一種方法，但可能不是最好的方法。你很可能最終低估了自己的時間，最終造成損失。
?
更準(zhǔn)確的方法是使用工時表軟件來跟蹤你的時間。與記憶或手動 Excel 電子表格相比，一款實時運行的工時表軟件（如8Manage工時表）能更可靠地告訴你某項任務(wù)花費了多長時間。有了可靠的信息，你就能保證你的報價和發(fā)票對客戶和你都是公平的。
?
如何減少非計費時間
?
要保持較高的計費時間，就必須合理減少非計費時間。以下是一些計費時間最佳實踐，可幫助你減少非計費工作時間。或者，更好的做法是，將其納入你的計費時間中。
?
1. 決定哪些是計費時間，哪些是非計費時間
?
計費時間與非計費時間之間的區(qū)別并不總是一目了然。比如，開車去見客戶算計費時間嗎？簡短的電話呢？如果客戶取消預(yù)定的會議令你遭受損失又該如何計費？
?
這些沒有統(tǒng)一的答案。收取什么費用取決于你，以道德且真實、客戶能接受的以及你所在行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)為指導(dǎo)。律師和咨詢師在項目上花費的每一分鐘都要收費，有些企業(yè)在每張發(fā)票上都加收固定的管理費，這些都是出了名的。這并不是說你應(yīng)該照搬這些做法，而是要注意不要讓計費時間從你身邊溜走。
?
不過，如果你要對取消的會議收費，請確保事先與客戶溝通清楚，并在合同中注明。意想不到的費用會破壞已建立的關(guān)系。
?
2. 使用自動時間跟蹤軟件
?
跟蹤自己的時間是牢牢掌握計費時間的最佳方法之一，可以幫助你了解自己有多少時間花在了沒有報酬的工作上。
?
那些來回發(fā)送的電子郵件，那些 "只需要一分鐘 "的任務(wù)……這些瑣碎事情加起來有可能是幾個小時的工作量。如果沒有自動化軟件，就不可能準(zhǔn)確了解每一分鐘的去向。先進的8Manage工時表軟件可以幫助你捕捉每一個細(xì)節(jié)，讓員工承擔(dān)責(zé)任并捍衛(wèi)你的業(yè)務(wù)：
?
● 跟蹤每位員工在特定工作、任務(wù)或項目上花費的時間。
● 查明諸如走更長的路線、延長休息時間或在特定站點花費可疑時間等行為。
● 有效管理你的員工隊伍
?
8Manage 支持定義項目和非項目的工作類型（例如假期，招聘，系統(tǒng)支持等），并根據(jù)不同的工作類型、項目、工作、員工級別或個人來跟蹤員工的時間。同時，8Manage 可追蹤員工的上班閑置時間與使用率，幫助管理者快速有效地作出準(zhǔn)確的決策。
?
3. 依靠報告
?
時間跟蹤報告是非常有價值的工具。它能讓你以可操作的方式深入了解你是如何花費時間的、如何計費的，以及是否盈利。它還能幫助你發(fā)現(xiàn)錯失的機會，如是否忽略了應(yīng)獲得報酬的計費時間。
?
每周或每月（最好是在開具發(fā)票之前），確保報告中的工作時間總量與你的計費時間總量相等。還要查找尚未分配給項目的活動和任務(wù)。這些活動是否仍然可以向客戶收費？如果可以，就添加上去。如果不能，請記得定期查看報告。糾正這一點有助于提高你的計費工時，并確保你獲得公平的報酬。
?
8Manage 工時表軟件提供的交互式實時報表生成功能，可幫助管理者更準(zhǔn)確更高效地分析資源的時間使用情況，從而使企業(yè)更好地管理其寶貴資源。
?
從現(xiàn)在開始記錄并跟蹤工時
?
牢牢掌握計費和非計費時間有助于企業(yè)提高工作效率、正確開具發(fā)票并確保業(yè)務(wù)成功。
?
雖然有很多方法可以在兩者之間找到平衡，但首先都要準(zhǔn)確了解員工的時間都花在哪里。掌握了這些信息后，你就可以開始采取措施，確保工作盡可能有效并盡可能多地計費。?