項(xiàng)目管理中的進(jìn)度管理是規(guī)劃、制定、控制和監(jiān)控項(xiàng)目時(shí)間表的過(guò)程，確保任務(wù)和活動(dòng)按時(shí)完成。 假設(shè)你是一名項(xiàng)目經(jīng)理，帶著團(tuán)隊(duì)組織一場(chǎng)備受矚目的音樂(lè)節(jié)。精確的時(shí)間安排是關(guān)鍵。你需要確保演出者準(zhǔn)時(shí)到達(dá)并按計(jì)劃表演，所有供應(yīng)商都準(zhǔn)備就緒，安保人員到位。你可能會(huì)遇到一些問(wèn)題，如音響設(shè)備車延誤了、某位演出者無(wú)法到場(chǎng)而你需要在最后一刻換人等等。 優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理必須隨時(shí)了解正在發(fā)生的事情。通過(guò)有效的進(jìn)度管理，你就能巧妙地駕馭這些障礙，做出必要的調(diào)整，保持順暢的音樂(lè)節(jié)體驗(yàn)，最終成功舉辦一場(chǎng)令人難忘的活動(dòng)。

如何創(chuàng)建項(xiàng)目進(jìn)度表

進(jìn)度管理的主要工具是項(xiàng)目進(jìn)度表。項(xiàng)目進(jìn)度表是一個(gè)詳細(xì)的時(shí)間表，概述了完成項(xiàng)目所需的任務(wù)、活動(dòng)和里程碑。它可以幫助你計(jì)劃、跟蹤和管理項(xiàng)目資源和活動(dòng)，確保項(xiàng)目按時(shí)完成。 1. 確定項(xiàng)目范圍 項(xiàng)目范圍是一份詳細(xì)清單，明確列出了項(xiàng)目包括的內(nèi)容（以及不包括的內(nèi)容）：所有可交付成果、任務(wù)、技術(shù)要求和客戶期望。只有準(zhǔn)確了解了項(xiàng)目的內(nèi)容，才能開始制定項(xiàng)目進(jìn)度表，從而計(jì)算出項(xiàng)目需要多長(zhǎng)時(shí)間。 2. 創(chuàng)建任務(wù)清單 接下來(lái)，你需要將項(xiàng)目分解成可以分配給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的小任務(wù)。在項(xiàng)目管理軟件中完成這項(xiàng)工作會(huì)簡(jiǎn)單得多。 3. 確定任務(wù)依賴關(guān)系 任務(wù)依賴關(guān)系是指任務(wù)之間的邏輯關(guān)系。例如，設(shè)想你正在規(guī)劃一個(gè)建筑項(xiàng)目。在澆筑地基之前，你需要挖掘需建造的場(chǎng)地。因此，"地基澆筑 "任務(wù)將取決于 "場(chǎng)地挖掘 "任務(wù)的完成。這就是任務(wù)依賴關(guān)系，在創(chuàng)建項(xiàng)目進(jìn)度表時(shí)需要考慮到這一點(diǎn)。 4. 設(shè)定項(xiàng)目里程碑 對(duì)大多數(shù)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，在最終截止日期前添加額外的檢查點(diǎn)（稱為項(xiàng)目里程碑）是很有意義的。這將有助于及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決任何延誤。 5. 分配任務(wù) 考慮每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的個(gè)人能力，在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中分配任務(wù)列表。通過(guò)8Manage PM項(xiàng)目管理軟件，你可以使用 "工作量視圖 "來(lái)關(guān)注團(tuán)隊(duì)的工作量，確保每個(gè)人都不會(huì)承擔(dān)過(guò)多的工作負(fù)荷。 6. 監(jiān)控和評(píng)估進(jìn)度表 制定好時(shí)間表后，就需要密切關(guān)注進(jìn)度。畢竟，項(xiàng)目管理最好的辦法就是防患于未然。8Manage PM軟件的實(shí)時(shí)儀表板是鳥瞰項(xiàng)目的好方法，可以確保你的項(xiàng)目正常進(jìn)行。

確定項(xiàng)目里程碑和截止日期

在整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程中設(shè)定多個(gè)里程碑和截止如期是個(gè)好主意，這樣可以確保你的進(jìn)度不偏離計(jì)劃基線太多。 里程碑是項(xiàng)目中的重要時(shí)刻，比如，你的團(tuán)隊(duì)完成了一組可交付成果。設(shè)定里程碑有助于將復(fù)雜的項(xiàng)目分解成易于管理的部分。 截止日期則是必須完成某些任務(wù)或里程碑的具體日期，可以營(yíng)造緊迫感和責(zé)任感。 你應(yīng)該在項(xiàng)目進(jìn)度表中記錄這些里程碑和截止日期，這樣就可以輕松監(jiān)控自己是否跟上了進(jìn)度。

監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度

進(jìn)度管理不是一勞永逸的事情。 如果你想讓團(tuán)隊(duì)按部就班地開展工作，就需要對(duì)照基線持續(xù)跟蹤項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度，找出任何偏差。 定期更新和狀態(tài)報(bào)告可以幫助整個(gè)團(tuán)隊(duì)隨時(shí)了解項(xiàng)目的健康狀況，發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)或延誤，并做出明智的決策，使項(xiàng)目按計(jì)劃進(jìn)行。 密切關(guān)注進(jìn)度表不僅有助于按時(shí)完成項(xiàng)目，還提供了優(yōu)化資源分配的機(jī)會(huì)。例如，如果你發(fā)現(xiàn)一名團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)度落后，不妨將他的部分任務(wù)重新分配給其他同事，這樣團(tuán)隊(duì)就能趕上整體進(jìn)度。

處理進(jìn)度延誤和變更

作為項(xiàng)目經(jīng)理，要做好進(jìn)度管理，就必須在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)做出有效反應(yīng)。如果發(fā)現(xiàn)自己已經(jīng)偏離了進(jìn)度基線，該怎么做呢？ ① 找出根本原因：首先找出造成延誤的原因，防止以后再次出現(xiàn)同樣的問(wèn)題。 ② 評(píng)估影響：這次延誤的影響有多大？有些延誤會(huì)對(duì)里程碑和截止日期的實(shí)現(xiàn)產(chǎn)生重大影響，有些則不會(huì)有太大影響。 ③ 保持透明：變化是正常的，隱瞞延誤只會(huì)讓事情變得更糟。相反，讓所有利益相關(guān)者了解延誤，讓他們可以相應(yīng)地調(diào)整計(jì)劃。 ④ 更新進(jìn)度表：與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)溝通，根據(jù)新信息制定新的更新計(jì)劃。是否需要跳過(guò)特定任務(wù)？是否需要更多資源？現(xiàn)在你有機(jī)會(huì)讓一切回到正軌。 ⑤ 記錄變更和決定：記錄發(fā)生了什么、為什么發(fā)生以及如何應(yīng)對(duì)。這對(duì)未來(lái)的項(xiàng)目很有幫助，也能讓每個(gè)人都負(fù)起責(zé)任。 ⑥ 從錯(cuò)誤中吸取教訓(xùn)：對(duì)延遲做出了應(yīng)對(duì)后，一定要與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)討論清楚，以便下次可以做得更好。

使用什么軟件來(lái)監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度？

幾年前，項(xiàng)目經(jīng)理依靠 Excel 工作表和甘特圖等工具來(lái)管理項(xiàng)目進(jìn)度。但這些工具現(xiàn)在看來(lái)已經(jīng)過(guò)時(shí)了。首先，它們不太適合與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)溝通。其次，如果某些事情發(fā)生延遲，必須手動(dòng)通知所有相關(guān)人員。 如今，有一種更好、更智能的方法——借助項(xiàng)目管理軟件解決方案。通過(guò)結(jié)合協(xié)作功能和經(jīng)過(guò)驗(yàn)證的流程，8Manage PM項(xiàng)目管理軟件可以使規(guī)劃和跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目安排工作變得更容易。