? ? ?2022 年4月，五礦財(cái)務(wù)公司員工在智能收單報(bào)銷機(jī)器人上提交了第一筆報(bào)銷單據(jù)，交由智慧單證系統(tǒng)進(jìn)行審批后，通過五礦資金管理與結(jié)算系統(tǒng)順利支付完成報(bào)銷款，這標(biāo)志著五礦財(cái)務(wù)公司智慧單證機(jī)器人和系統(tǒng)的上線工作如期交付使用。

一體化流程7 X 24 小時不間斷工作

? ? ?五礦財(cái)務(wù)公司以管理制度要求為藍(lán)本，借助先進(jìn)的機(jī)器人和人工智能技術(shù)賦能，將原先人工處理的收單、審單、退單、分揀、歸檔的全程紙質(zhì)工作全部交由機(jī)器人自動完成，讓首位財(cái)務(wù)機(jī)器人員工正式“人職”，并提供7x 24 小時服務(wù)。

? ? ?人機(jī)互動模式的實(shí)現(xiàn)，使傳統(tǒng)的人工服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芑O(shè)備應(yīng)用，創(chuàng)造性地實(shí)現(xiàn)了交單掃描OCR 識別、便捷退單、安全保管的流程一體化，極大提高了單據(jù)入賬的流程效率，讓員工足不出戶，就可以通過智能收單報(bào)銷機(jī)器人完成各類單據(jù)的快速投遞。

? ? ?從技術(shù)革新看，作為配套使用的智能收單報(bào)銷機(jī)器人擁有強(qiáng)大的功能，可以連續(xù)容納 160 多筆業(yè)務(wù)的相關(guān)單據(jù)，支持口令、刷卡、人臉識別等多種認(rèn)證模式，滿足單據(jù) OCR 影像識別。支持無人值守自助交單、智能審核、智能填報(bào)、檔案管理、自助退單，充分實(shí)現(xiàn)了報(bào)賬的自動化、數(shù)字化和智能化。人工智能賦能的一站式服務(wù)。讓員工充分體驗(yàn)到財(cái)務(wù)工作數(shù)智化變革帶來的便捷。

? ? ?從操作流程看，原先的報(bào)銷流程需要貼票、掃描、下載、上傳、再依靠人工審核發(fā)票，步驟繁瑣，費(fèi)時費(fèi)力，標(biāo)準(zhǔn)無法統(tǒng)一。使用智能收單報(bào)銷機(jī)器人后。員工只需要將單據(jù)放入收單機(jī)器人，由其內(nèi)置的 OCR 技術(shù)提取票面信息，查驗(yàn)成功的票面信息會直接回填單據(jù)。智能匹配系統(tǒng)預(yù)設(shè)規(guī)則，完成智慧審單。實(shí)際操作中，投遞一份單據(jù)全程只需要大約 1分鐘的時間就可以完成，提高了工作效率，保證了工作質(zhì)量。

? ? ?從實(shí)踐結(jié)果看，一臺智能收單報(bào)銷機(jī)器人可以替代部分會計(jì)人員完成日常核算工作，大幅提高報(bào)賬效率，同時優(yōu)化員工報(bào)賬體驗(yàn)。更重要的是整個流程全部由系統(tǒng)控制，確保了進(jìn)入財(cái)務(wù)審核流程的發(fā)票全部是已完成嚴(yán)格校驗(yàn)的合規(guī)發(fā)票，大大降低了發(fā)票多次提報(bào)的概率。

? ? ?智能收單報(bào)銷機(jī)器人是軟件技術(shù)與機(jī)械手臂技術(shù)在員工交單、影像掃描、智能審單、財(cái)務(wù)歸檔等多個環(huán)節(jié)領(lǐng)域創(chuàng)新應(yīng)用的產(chǎn)物。財(cái)務(wù)信息化、智能化的應(yīng)用，有效降低了人工和時間成本，提高了業(yè)務(wù)單據(jù)的流轉(zhuǎn)速度，提升了工作效率，不僅為會計(jì)檔案電子化管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，也為下一步財(cái)務(wù)管理的轉(zhuǎn)型升級創(chuàng)造了有利條件。

預(yù)警前置嚴(yán)控財(cái)稅風(fēng)險(xiǎn)

? ? ?智慧單證系統(tǒng)的智能收單報(bào)銷機(jī)器人是系統(tǒng)中前端的交互和交單入口，五礦財(cái)務(wù)公司在規(guī)劃之初共設(shè)計(jì)了五大功能模塊:報(bào)銷掃描、對公發(fā)票驗(yàn)真、信貸發(fā)票驗(yàn)真、員工取件和歸檔取件。

? ? ?報(bào)銷掃描是最核心的交單功能，報(bào)銷人僅需把發(fā)票放置到入口，機(jī)器人自動高速雙面掃描并過濾無效的空白頁，生成高精度實(shí)物影像。再運(yùn)用全票 OCR 引擎對影像進(jìn)行結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)提取，內(nèi)容涵蓋全種類發(fā)票的全部字段信息，之后進(jìn)行發(fā)票無死角校驗(yàn)，AI智審引擎會將風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警并施加強(qiáng)弱控制，從源頭上阻斷財(cái)稅風(fēng)險(xiǎn)，并生成翔實(shí)的審核報(bào)告，讓每一次交單的審核都可迫溯。之后，報(bào)銷人可以直接進(jìn)入智能填報(bào)功能，發(fā)票的影像和明細(xì)一一對應(yīng)，只需將報(bào)銷其他所需的事由、預(yù)算、項(xiàng)目進(jìn)行補(bǔ)充勾選，整個流程將員工自助交單、財(cái)務(wù)智能初審、員工自助填報(bào)共三步合成一步，創(chuàng)造了獨(dú)一無二的使用體驗(yàn)。這種一站式的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了全天候不間斷報(bào)銷，像為員工配置了專屬的報(bào)銷秘書一樣，協(xié)助財(cái)務(wù)完成審核、簽收、整理單據(jù)的工作，提升報(bào)效率。

? ? ?對公發(fā)票驗(yàn)真和信貸發(fā)票驗(yàn)真，是針對企業(yè)對公付款和財(cái)務(wù)公司信貸業(yè)務(wù)的特殊功能入口。發(fā)票驗(yàn)真功能，極大地減少了企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，降低了企業(yè)稅收風(fēng)險(xiǎn)，同時減少了財(cái)務(wù)人員的工作，將財(cái)務(wù)人員從復(fù)雜的傳統(tǒng)人工校驗(yàn)工作中解放出來，使其工作更加使捷。

? ? ?員工取件是全自動純自助取出被駁回的退單，全程由機(jī)器人管理，無需財(cái)務(wù)人員介入。歸檔取件則是財(cái)務(wù)人員全新的人機(jī)交互功能，僅需要根據(jù)需要取出分類準(zhǔn)確、排列有序且審批通過的單據(jù)。

? ? ?智能收單機(jī)器人集智能填報(bào)和智能審核服務(wù)于一體，從流程入手嚴(yán)控財(cái)稅風(fēng)險(xiǎn)，是公司在財(cái)稅、法務(wù)部門實(shí)現(xiàn)合規(guī)、高效檔案管理不可或缺的好幫手。智慧單證系統(tǒng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)的管理特點(diǎn)，定制設(shè)計(jì)了不同的報(bào)銷單據(jù)類型，實(shí)現(xiàn)員工差旅報(bào)銷、日常費(fèi)用報(bào)銷、員工借還款等各業(yè)務(wù)場景下的報(bào)銷全流程，并對各類單據(jù)提供方便快捷的邊欄展示及鏈接，如合規(guī)檢查項(xiàng)的狀態(tài)及提示預(yù)警，防范費(fèi)用超支及超標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)，輔助決策審批。確保事項(xiàng)審批流程合理合規(guī)，審批運(yùn)行準(zhǔn)確順暢;真正做到嚴(yán)把審批關(guān)口，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

? ? ?更為重要的是，系統(tǒng)還擁有強(qiáng)大的系統(tǒng)集成能力，同時系統(tǒng)支持向前端對接、抓取其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)，也支持向其他系統(tǒng)開放和推送數(shù)據(jù)。具有數(shù)據(jù)中轉(zhuǎn)和集成平臺的功能。在應(yīng)用過程中，智慧單證系統(tǒng)與預(yù)算系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)預(yù)算費(fèi)用事前控制，并與資金系統(tǒng)打通。實(shí)現(xiàn)員工費(fèi)用自動支付，在結(jié)算效率快速提升的同時又大大降低了由人工操作造成的資金支付風(fēng)險(xiǎn)。

? ? ? 對于五礦財(cái)務(wù)公司來說，智慧單證系統(tǒng)完全本地部署，信息安全可靠。公司依托自身信息安全優(yōu)勢，合理利用已有的安全設(shè)備，將服務(wù)器等合理地部署在核心內(nèi)網(wǎng)、DMZ 區(qū)、五礦財(cái)務(wù)公司內(nèi)網(wǎng)等分區(qū)，實(shí)現(xiàn)程序本地化部署，確保數(shù)據(jù)安全可控。

以業(yè)財(cái)融合為核心?全程數(shù)字化費(fèi)用管理

? ? ?智慧單證系統(tǒng)以業(yè)財(cái)融合為核心，為公司提供全面的費(fèi)用管理應(yīng)用，助力公司搭建全程數(shù)字化的費(fèi)用管理體系，即實(shí)現(xiàn)從費(fèi)用的申請、審核，到預(yù)算管控、發(fā)票管理，再到資金支付的全過程管理。

? ? ?首先，獨(dú)立的后臺管理模塊，統(tǒng)一管理系統(tǒng)內(nèi)各類數(shù)據(jù)（如公司、部門、角色、用戶等），對費(fèi)用事項(xiàng)、預(yù)算指標(biāo)會計(jì)科目等統(tǒng)一進(jìn)行維護(hù)與更新；各配置表分類管理（如費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、城市等級、邊欄配置），并建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)權(quán)限隔離及管理應(yīng)用授權(quán)，系統(tǒng)內(nèi)置操作行為監(jiān)控日志和屏幕水印防泄密技術(shù)，只要是從系統(tǒng)打印或屏幕輸出的數(shù)據(jù)自帶追蹤水印，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性

? ? ?其次，智慧單證系統(tǒng)還為公司提供了多維度的費(fèi)用報(bào)表及臺賬管理，單據(jù)內(nèi)涵蓋了業(yè)務(wù)的多重屬性，如部門、人員、費(fèi)控科目等，管理人員及財(cái)務(wù)人員可根據(jù)管理需要從不同的角度分析企業(yè)內(nèi)部管理支出的構(gòu)成，明細(xì)了解各項(xiàng)目、成本中心、產(chǎn)品的費(fèi)用支出情況;費(fèi)用的使用率更加透明，方便各使用用戶統(tǒng)計(jì)查詢，并支持?jǐn)?shù)據(jù)與圖標(biāo)相結(jié)合展現(xiàn)，提供數(shù)據(jù)穿透鉆取，為企業(yè)的管理決策提供有力的數(shù)據(jù)支持。

? ? ?再次，智慧單證系統(tǒng)擁有“小而美”的資產(chǎn)管理功能，讓辦公用品可以更便捷地進(jìn)行線上管理。辦公用品管理轉(zhuǎn)到線上后，員工申領(lǐng)更方便，只需在系統(tǒng)中發(fā)起領(lǐng)用申請，極大地提高了工作效率;倉庫管理更省心，通過員工申領(lǐng)單據(jù)，可以進(jìn)行辦公用品分配，庫存不足時庫管員還能立即發(fā)起采購申請，并最終直接線上關(guān)聯(lián)報(bào)銷單;報(bào)表功能更完備，可實(shí)時查詢庫存數(shù)量，庫管可以據(jù)此及時補(bǔ)充庫存;日志功能更準(zhǔn)確，確保資產(chǎn)來源去向可追蹤，也為審計(jì)檢查提供有力依據(jù)。

? ? ?最后，智慧單證系統(tǒng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)的管理特點(diǎn)，定制設(shè)計(jì)員工報(bào)銷投遞工作流程，具備規(guī)則適配性強(qiáng)的顯著特點(diǎn)。同時做到數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，將費(fèi)用報(bào)銷全線上化處理，從報(bào)銷發(fā)起、制單、審核到支付，全流程線上處理，且支付全面接人五礦資金管理與結(jié)算系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全流程線上管理。

? ? ?作為財(cái)務(wù)工作創(chuàng)新的一項(xiàng)重要舉措，智慧單證系統(tǒng)的上線，是五礦財(cái)務(wù)公司業(yè)財(cái)融合的又一次創(chuàng)新，規(guī)范業(yè)務(wù)審批流程，提高財(cái)務(wù)核算效率，進(jìn)一步簡化財(cái)務(wù)報(bào)銷風(fēng)險(xiǎn)管理。下一步，五礦財(cái)務(wù)公司將繼續(xù)積極創(chuàng)新。在財(cái)務(wù)管理發(fā)展道路上持續(xù)探索。

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作者：王濤

作者單位：五礦集團(tuán)財(cái)務(wù)有限責(zé)任公司

發(fā)表單位：蘇州單多啦科技有限公司

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