一個(gè)一致的、可重復(fù)的采購(gòu)訂單流程提供了一系列的好處，包括加強(qiáng)控制、可視性和效率。
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預(yù)算編制
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一致的采購(gòu)訂單流程有助于你的財(cái)務(wù)部門準(zhǔn)確核算所有相關(guān)的采購(gòu)費(fèi)用，并維持預(yù)測(cè)和預(yù)算。
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訂單管理
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一個(gè)既定的采購(gòu)訂單流程允許你同時(shí)管理許多訂單，并提供相關(guān)活動(dòng)的可見性，如運(yùn)輸和接收、庫存控制和生產(chǎn)計(jì)劃。此外，良好的采購(gòu)訂單流程應(yīng)允許整個(gè)過程中的每個(gè)接觸點(diǎn)都有透明度。
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財(cái)務(wù)責(zé)任
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一個(gè)健全的采購(gòu)訂單流程將為現(xiàn)金流創(chuàng)建書面記錄，并為沿途的貨物成本增加問責(zé)。銀行、審計(jì)師和法務(wù)部門會(huì)將此視為貴公司的資產(chǎn)。
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爭(zhēng)議解決
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在采購(gòu)訂單過程中，企業(yè)與供應(yīng)商之間創(chuàng)建法律合同有助于界定責(zé)任和解決糾紛。條款和條件清楚地說明，保證、擔(dān)保或其他政策等細(xì)節(jié)也白紙黑字寫下來。

優(yōu)化采購(gòu)訂單流程的步驟
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企業(yè)不斷發(fā)展，他們的流程需要不時(shí)地重新調(diào)整以保持高效和準(zhǔn)確。采購(gòu)訂單流程也不例外。
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一個(gè)低效或不準(zhǔn)確的采購(gòu)訂單流程造成的直接風(fēng)險(xiǎn)包括錯(cuò)誤、浪費(fèi)、超支、預(yù)算不足，以及最終的高消耗率。長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，還可能導(dǎo)致企業(yè)與供應(yīng)商的關(guān)系出現(xiàn)問題。
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準(zhǔn)備改善采購(gòu)訂單流程時(shí)應(yīng)考慮以下做法：
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● 審查分析目前的采購(gòu)訂單流程
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每個(gè)企業(yè)的每一個(gè)流程都應(yīng)該被不斷地審查和分析，以找出需要改進(jìn)的地方。確保每一個(gè)步驟規(guī)劃，確定并解決任何瓶頸問題，確定流程中需要的審批數(shù)量，并考慮可能影響預(yù)算流程的不同因素。
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你還應(yīng)該審查流程中的關(guān)鍵利益相關(guān)者，包括內(nèi)部參與者和長(zhǎng)期供應(yīng)商，以及如何整合技術(shù)以幫助協(xié)調(diào)這一流程。
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● 建立以目標(biāo)為導(dǎo)向的結(jié)果
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圍繞你的采購(gòu)訂單流程，概述并詳細(xì)說明目標(biāo)?？紤]圍繞交付速度、可靠的供應(yīng)商或減少支出的指標(biāo)。
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● 創(chuàng)建書面指南，讓每個(gè)人都能在采購(gòu)流程中使用
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書面流程是向整個(gè)企業(yè)傳達(dá)最佳做法和標(biāo)準(zhǔn)化程序的好方法。這些規(guī)則和政策應(yīng)該包括流程中每個(gè)步驟所需的必要信息、所需的批準(zhǔn)數(shù)量，以及誰是內(nèi)部審查員。
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● 制定一份首選供應(yīng)商的名單
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這份名單將幫助你的團(tuán)隊(duì)迅速?gòu)呐c企業(yè)建立了長(zhǎng)期信任關(guān)系的供應(yīng)商名單中挑選，并談判出最佳交易。
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● 創(chuàng)建預(yù)算限額和支出組
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這些預(yù)算限制通過自動(dòng)執(zhí)行采購(gòu)準(zhǔn)則幫助簡(jiǎn)化流程。例如，如果一家企業(yè)每月有1000元的預(yù)算分配給辦公用品，財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)就知道他們要花多少錢購(gòu)買必要的資源。
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● 指定一個(gè)內(nèi)部利益相關(guān)者來管理過程
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有一個(gè)人監(jiān)督這個(gè)過程有助于提高整個(gè)企業(yè)的采用率，并提供一個(gè)聯(lián)絡(luò)點(diǎn)來回答實(shí)施新程序時(shí)可能出現(xiàn)的問題。
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● 利用技術(shù)
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將采購(gòu)管理系統(tǒng)整合到企業(yè)的采購(gòu)訂單流程中，是使程序標(biāo)準(zhǔn)化和用自動(dòng)化取代重復(fù)的簡(jiǎn)單有效方法。
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自動(dòng)化控制采購(gòu)訂單流程
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采購(gòu)訂單跟蹤可以通過使用專業(yè)軟件進(jìn)行管理。如使用8Manage SRM這樣的端到端采購(gòu)管理軟件來管理和簡(jiǎn)化你的采購(gòu)訂單流程就是一個(gè)節(jié)省時(shí)間、金錢和壓力的簡(jiǎn)單方法。
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1-采購(gòu)計(jì)劃自動(dòng)生成采購(gòu)訂單
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8Manage采購(gòu)訂單可由采購(gòu)人員手動(dòng)添加，也可從采購(gòu)計(jì)劃直接生成。從采購(gòu)計(jì)劃生成采購(gòu)訂單時(shí)，系統(tǒng)會(huì)將數(shù)據(jù)自動(dòng)帶過來，無需進(jìn)行二次錄入。
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2-采購(gòu)訂單費(fèi)用分?jǐn)偱c付款安排
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8Manage SRM可根據(jù)預(yù)設(shè)的審批流對(duì)采購(gòu)訂單進(jìn)行分階段提交審批，它還支持將費(fèi)用分?jǐn)偟蕉喾N類型如合約、項(xiàng)目、內(nèi)部機(jī)構(gòu)，以及分?jǐn)偟谋壤?，?cái)務(wù)人員就可據(jù)此將費(fèi)用歸類；
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此外，系統(tǒng)也可對(duì)采購(gòu)訂單進(jìn)行付款的安排，設(shè)置好日期、比例，采購(gòu)人員就可以清楚地了解付款時(shí)間及付款金額。
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3-采購(gòu)訂單寄給供應(yīng)商
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當(dāng)采購(gòu)訂單通過審批后，8Manage SRM支持以PDF形式打印出來寄給供應(yīng)商。若對(duì)此供應(yīng)商還有其他采購(gòu)訂單，系統(tǒng)支持采購(gòu)員合并給該供應(yīng)商的其他采購(gòu)訂單，一并寄出給供應(yīng)商。
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4-跟蹤采購(gòu)訂單狀態(tài)
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8Manage SRM系統(tǒng)提供完整的審計(jì)跟蹤，因此用戶可以跟蹤每個(gè)采購(gòu)訂單，更新其狀態(tài)，并與相關(guān)的利益相關(guān)者實(shí)時(shí)溝通變化。
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5-分析采購(gòu)訂單數(shù)據(jù)
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8Manage SRM為企業(yè)提供了采購(gòu)過程的鳥瞰圖，能夠分析采購(gòu)趨勢(shì)和供應(yīng)商業(yè)績(jī)指標(biāo)。
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總的來說，8Manage采購(gòu)訂單支持從采購(gòu)單的申請(qǐng)到收貨、退貨、入庫與付款的整個(gè)流程一體化的管理，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程規(guī)范化與自動(dòng)化，大大提高采購(gòu)效率，并與供應(yīng)商建立更緊密、更多的合作關(guān)系。