每年因?yàn)橛≌鹿芾韱栴}衍生出來的事件五花八門，但是仔細(xì)觀察你會(huì)發(fā)現(xiàn)基本情況不外乎這幾種：

私蓋印章

私刻蘿卜章

印章丟了

印章被搶

印章控制人權(quán)力過大、濫用印章

各類印章的管理員是同一個(gè)人

沒有按照印章制度用章、制章、銷毀印章

…

這些常見印章問題為什么總是防不??？根本原因還是“印章制度沒落實(shí)、管理員權(quán)限缺乏監(jiān)督、操作缺乏審批把控、人為干預(yù)因素多、過程沒有記錄”。

契約鎖如何幫您一一防范常見印章問題？

契約鎖印章管控平臺(tái)可以為您提供管章、用章一體化服務(wù)，幫您全生命周期管理印章，智能監(jiān)控印章狀態(tài)、構(gòu)建流程化印章操作體系、自動(dòng)生成印章操作記錄、確保印章管理和使用權(quán)限分離，落實(shí)用章管理制度，幫您防范99%的印章問題。

1 印章管理員權(quán)力過大、缺乏監(jiān)督，亂用印章

過去，大部分公司采用專人管理印章，有時(shí)印章管理員可能還同時(shí)擔(dān)任總經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人等要職，一個(gè)人管理幾十甚至上百枚印章。但是由于線下很難進(jìn)行監(jiān)督，印章管理員權(quán)力過大，可能會(huì)出現(xiàn)私蓋印章的風(fēng)險(xiǎn)。

現(xiàn)在，契約鎖數(shù)字化印章管控平臺(tái)執(zhí)行嚴(yán)格的權(quán)限管控體系，實(shí)現(xiàn)印章管理權(quán)、使用權(quán)、系統(tǒng)運(yùn)維權(quán)三權(quán)分立，同時(shí)設(shè)有獨(dú)立的審計(jì)角色，可以隨時(shí)監(jiān)督管理員權(quán)限，確保擁有各類權(quán)限的人員各司其職，印章管理員無法使用印章，防止因權(quán)力集中、權(quán)力大缺乏監(jiān)督而產(chǎn)生的用印風(fēng)險(xiǎn)。

2 印章管理和使用不規(guī)范，私蓋、盜用印章

過去，很多公司印章管理和使用沒有一套標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行規(guī)范，導(dǎo)致內(nèi)部印章管理和使用混亂，時(shí)?？赡艹霈F(xiàn)高級(jí)管理人員私自蓋章、偽造業(yè)務(wù)材料；員工利用職務(wù)之便盜用印章等風(fēng)險(xiǎn)。

但是在不少實(shí)際法院判例中，考慮到公司內(nèi)部缺乏印章管理制度，常常無法證明私蓋、盜用印章等行為，公司只能承擔(dān)損失。

現(xiàn)在，契約鎖可以幫您打造一套印章管理和使用流程體系，結(jié)合靈活的授權(quán)體系，實(shí)現(xiàn)用印根據(jù)印章制度要求經(jīng)相關(guān)人員審批執(zhí)行，自動(dòng)生成用印記錄，確保全程合規(guī)、可追溯，確保無授權(quán)不可使用印章，規(guī)范公司用印環(huán)節(jié)，杜絕私蓋、盜用印章等行為。

3 私自偽造印章制作虛假業(yè)務(wù)文件

實(shí)體印章造假成本低，蘿卜章以假亂真很難肉眼識(shí)別，可能會(huì)出現(xiàn)業(yè)務(wù)員憑借蘿卜章偽造業(yè)務(wù)單據(jù)、銷售人員私刻公司公章與客戶簽假合同或者利用假印章偽造標(biāo)書、虛假投標(biāo)等情況。

現(xiàn)在，通過電子印章應(yīng)用將每枚印章與用戶真實(shí)身份綁定，確保印章唯一不可篡改，在線即可查真假，從源頭杜絕蘿卜章。此外，結(jié)合流程化的用印審批環(huán)境，確保各崗位、各業(yè)務(wù)用印必經(jīng)審批、留痕跡，防止偽造蓋章文件。

4 印章領(lǐng)用不規(guī)范、外帶缺乏監(jiān)督

過去印章只要找“管理員”協(xié)商就能用，甚至可能因?yàn)闆]鎖好被拿去亂用，有時(shí)還可能出現(xiàn)印章保管員礙于情面，違規(guī)出借印章的情況。一旦印章離開監(jiān)管視線就會(huì)處于失控狀態(tài)，蓋了什么文件、由誰保管很難追蹤，違規(guī)使用風(fēng)險(xiǎn)大。

現(xiàn)在，無論是電子章還是實(shí)體章都要經(jīng)過流程審批才能統(tǒng)一調(diào)用，實(shí)體印章被鎖在智能印控儀里通過授權(quán)碼解鎖才能使用，全程監(jiān)控；打開手機(jī)就能了解印章動(dòng)態(tài)，誰用了、蓋了什么材料、蓋了幾次一查便知。借用、外帶、監(jiān)督一體化。

5 印章信息上報(bào)不及時(shí)，隱瞞印章狀態(tài)

實(shí)體印章交由人工管理，印章狀態(tài)全靠管理員報(bào)告，信息不僅存在時(shí)差還可能出現(xiàn)瞞報(bào)風(fēng)險(xiǎn)。有時(shí)印章丟了但是管理員并沒有及時(shí)上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)，而是私自刻了一枚新章，不僅日后蓋章效力沒保障，丟了的舊章也有可能因?yàn)闆]有及時(shí)登報(bào)作廢被人濫用。

現(xiàn)在，所有印章全部放在一套系統(tǒng)中通過手機(jī)就能監(jiān)督管理，管理層不僅可以隨時(shí)了解印章狀態(tài)，新制、停用、變更、銷毀印章等任何操作都能自動(dòng)生成記錄、實(shí)時(shí)短信通知管理層，確保印章數(shù)據(jù)透明，防范風(fēng)險(xiǎn)。

6 廢棄章銷毀不合規(guī)，沒及時(shí)收回被亂用

廢棄章如果處理不及時(shí)很可能被亂用，比如利用廢棄章在業(yè)務(wù)憑證上蓋章，打著公司的旗號(hào)對(duì)外出售產(chǎn)品、簽訂合同，損害公司聲譽(yù)和消費(fèi)者利益。

現(xiàn)在，印章作廢必須經(jīng)過流程審批授權(quán)，防止私自作廢印章；同時(shí)自動(dòng)標(biāo)記印章狀態(tài)，確保印章被作廢就無法使用，防止亂用廢棄章的風(fēng)險(xiǎn)。

7 公章、合同章保管不當(dāng)被搶、丟了

印章是公司權(quán)力的象征，章沒了就辦不了事。近年在眾多公司的權(quán)力爭(zhēng)奪戰(zhàn)中，頻繁出現(xiàn)搶印章事件，把印章鎖在保險(xiǎn)柜、帶在身邊已經(jīng)無法保障印章安全了。

契約鎖可以幫您把印章裝進(jìn)手機(jī)里，確保沒有授權(quán)不能接觸印章，實(shí)時(shí)監(jiān)控印章狀態(tài)確保印章在視線范圍內(nèi)。

總結(jié)

構(gòu)建統(tǒng)一的印章流程體系，根據(jù)印章管理制度落實(shí)制章、用章、停用、銷毀流程，確保所有印章操作合規(guī)、留痕、動(dòng)態(tài)可查，規(guī)范組織內(nèi)部印章管理和使用環(huán)境，安全合規(guī)用印。