你什么時(shí)候知道你的企業(yè)真的需要建立一個(gè)知識(shí)庫或使用知識(shí)管理軟件？

在這篇文章中，我將列出企業(yè)需要建立知識(shí)庫的六大判斷因素，來判斷你的企業(yè)是否真的需要搭建一個(gè)知識(shí)庫。

1、你的企業(yè)正面臨著變化

變化可以以各種形式出現(xiàn)，有小的變化和大的變化。適應(yīng)性變化是指對(duì)公司政策、工作流程和其他數(shù)字指南的微小調(diào)整。而轉(zhuǎn)型變革則是更大范圍的變化，例如采用新軟件或引入大量新員工。不論是哪種變化，您都需要一個(gè)知識(shí)庫系統(tǒng)來幫助您有效管理這些變化。

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2、你的工作內(nèi)容不能容忍錯(cuò)誤

你所在行業(yè)是否受到嚴(yán)格的監(jiān)管？在專業(yè)行業(yè)中（特別是醫(yī)療保健、金融和其他行業(yè)），合法性和規(guī)范性經(jīng)常受到審查。對(duì)于這些行業(yè)的從業(yè)人員來說，員工的錯(cuò)誤可能會(huì)帶來巨大的成本。

如果你經(jīng)常需要接受審查并確保質(zhì)量保證，那么你需要一個(gè)幫助您管理知識(shí)的系統(tǒng)。知識(shí)庫可以幫助您創(chuàng)建指南，并使其對(duì)用戶可訪問。公司員工則可以依賴您的指南來規(guī)范自己的工作內(nèi)容，避免錯(cuò)誤的發(fā)生。

3、工作內(nèi)容擁有復(fù)雜且繁多的流程

您的企業(yè)擁有眾多政策和程序嗎？您的流程中有很多步驟嗎？如果您使用傳統(tǒng)的文本文檔，那么用戶可能很難遵循您的指南。他們必須在文檔中來回查找，尋找下一步應(yīng)該怎么做。

通過使用知識(shí)庫軟件，您可以獲得文章的細(xì)分和文章的瀏覽器擴(kuò)展，使用戶能夠?qū)崟r(shí)地、多端地、精準(zhǔn)地搜索并獲取信息。

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4、工作中經(jīng)常面臨大量的問題

你是否發(fā)現(xiàn)主管經(jīng)?；ㄙM(fèi)大量時(shí)間回答問題？當(dāng)您的員工/客戶對(duì)任務(wù)感到困惑時(shí)，他們是否會(huì)尋求幫助并提問？他們可能會(huì)聯(lián)系你，因?yàn)槟悴]有留下沒有任何記錄資源。然而，如果他們頻繁提問，并且你已經(jīng)記錄了流程的Word、PDF或其他格式，那么你的指南可能無法滿足他們的需求。

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你需要更新和優(yōu)化你的文章，以支持用戶能夠獨(dú)立處理工作。您的指南應(yīng)該易于搜索、關(guān)注和掃描。強(qiáng)大的知識(shí)庫可以幫助最終用戶更輕松地搜索、查找和遵循您的指南，這樣他們就無需打斷其他人來尋求幫助。

5、公司需要進(jìn)行員工交叉培訓(xùn)

你是否面臨旺季或繁忙時(shí)段的情況？例如，報(bào)稅季節(jié)意味著稅務(wù)專家將接到越來越多的電話。然而，在其他時(shí)間段，員工需求就不那么高，也不需要滿員。為具有季節(jié)性高峰期的團(tuán)隊(duì)提供足夠的人手可能會(huì)有困難。

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如果您可以快速進(jìn)行員工交叉培訓(xùn)，那么從不太繁忙的團(tuán)隊(duì)中調(diào)配員工來支持忙碌的團(tuán)隊(duì)將會(huì)更加容易。當(dāng)您擁有知識(shí)庫時(shí)，進(jìn)行員工交叉培訓(xùn)會(huì)更加簡(jiǎn)單。這是因?yàn)閱T工已經(jīng)掌握了您公司及其運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)知識(shí)。他們只需查閱指南并按步驟操作即可。

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6、新員工培訓(xùn)時(shí)間過長(zhǎng)

新員工需要多長(zhǎng)時(shí)間才能完成培訓(xùn)并達(dá)到熟練程度？如果您的新員工需要數(shù)月的時(shí)間才能完成培訓(xùn)并能夠獨(dú)立處理任務(wù)，那么培訓(xùn)可能需要太長(zhǎng)時(shí)間了。達(dá)到熟練程度意味著員工能夠獨(dú)立處理任務(wù)，而無需向主管或同事尋求幫助。

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每天的培訓(xùn)都會(huì)消耗大量資源。如果您的離職率很高，那么成本將更加昂貴。知識(shí)庫可以幫助您的員工更快地達(dá)到熟練程度。員工不需要記住過多的信息，因?yàn)樗麄兛梢栽L問知識(shí)庫中的數(shù)字指南。他們只需學(xué)習(xí)如何快速查找并遵循這些指南。

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為您的企業(yè)選擇合適的軟件

知識(shí)庫可以幫助解決許多困難的情況。在了解完需要搭建知識(shí)庫的判斷因素后，相信你也會(huì)需要為自己的企業(yè)選擇一款合適的知識(shí)庫搭建產(chǎn)品。畢竟，如果全靠自己開發(fā)創(chuàng)造，那成本也太昂貴了。

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