我是熱愛(ài)工作的秋小 E！

很多同學(xué)在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)出錯(cuò)時(shí)，手足無(wú)措，來(lái)找秋葉家的老師們求助。

他們以為是哪些功能用得不對(duì)。

其實(shí)，很多問(wèn)題根源還不至于到功能上，得回到數(shù)據(jù)格式本身上探究。

小 E 今天就邀請(qǐng)到咱們 Excel 小仙女小敏老師，來(lái)為大家扒一扒單元格格式的那些秘密！

文本和數(shù)值之差，統(tǒng)計(jì)結(jié)果當(dāng)然不一樣！

先把源頭的問(wèn)題排查出來(lái)，才能進(jìn)行后續(xù)的動(dòng)作，對(duì)癥下藥。

拿到一個(gè)數(shù)據(jù)，要判斷它的格式，從哪里入手才對(duì)？

直接看單元格內(nèi)容！

看編輯欄內(nèi)容！

看【開(kāi)始】中的數(shù)字格式！

這些方法確實(shí)都有自己的道理，但當(dāng)實(shí)際運(yùn)用起來(lái)的時(shí)候，總會(huì)不靈。

? 單元格看到的明明是數(shù)字，它怎么不能計(jì)算呢？

? 編輯欄里明明是一個(gè)公式，它怎么不出結(jié)果呢？

? 數(shù)字格式顯示的是數(shù)值，它怎么還是戴著綠帽子呢？

怎么就不對(duì)了呢？

因?yàn)榘?，判斷一個(gè)單元格數(shù)據(jù)的格式，需要綜合看！

怎么看？

給你梳理了一個(gè)流程！

不如就叫數(shù)據(jù)格式判斷四步法吧~

區(qū)分單元格類型


選擇需判斷的單元格后，將我們目光和鼠標(biāo)光標(biāo)都移到編輯欄上，觀察單元格的類型。

單元格類型主要分三類。

▋第一類：空值

如果編輯欄中不管鼠標(biāo)怎么全選（別光拿眼睛瞅瞅），啥都沒(méi)有！

那就是空單元格、空值。

別慌！空單元格是正常的，除非你不小心把數(shù)據(jù)刪了。

▋第二類：公式

編輯欄中是以「=」等號(hào)開(kāi)頭的字符串，就是一個(gè)公式。

但這個(gè)公式也有 2 種情況：

? 單元格中顯示出公式計(jì)算結(jié)果的，就是公式。

（PS：即使結(jié)果是錯(cuò)誤值，它也是公式，只不過(guò)公式可能寫錯(cuò)了。）

? 單元格中顯示的還是公式本身，沒(méi)有顯示公式結(jié)果，它就是一個(gè)文本格式的公式。

這個(gè)文本型公式，是要讓它顯示公式本身，還是做后續(xù)的數(shù)據(jù)整理使它能進(jìn)行計(jì)算，就看你的需求了~

▋第三類：常量

常量是什么？

常量就是不會(huì)變的量，是個(gè)固定的數(shù)據(jù)。

如果選擇的這個(gè)單元格，不是空值，也不是公式，那它就是個(gè)常量。

空值和公式的判斷都非常簡(jiǎn)單，到第一步，看編輯欄，就基本看清了。

比較難搞的是「常量」。

因?yàn)槌Ａ康那闆r非常復(fù)雜多樣~

接下來(lái)的 3 步，我們就都基于常量單元格來(lái)進(jìn)行判斷區(qū)分格式。

區(qū)分?jǐn)?shù)據(jù)類型


這一步，我們需要根據(jù)編輯欄的內(nèi)容，目測(cè)這個(gè)常量的數(shù)據(jù)類型：

文本；

數(shù)字/日期/時(shí)間。

▋第一類：文本

如何判斷是不是文本？

只要里面包含任意文本字符，它就是文本！

以下都算文本字符：

大/小寫英文字母；

中文字符；

空格等不可見(jiàn)字符；

（大部分）標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

▋第二類：數(shù)字/日期/時(shí)間

為什么要把這三個(gè)放在一起？

因?yàn)?Excel 中的日期和時(shí)間本質(zhì)上都是數(shù)字，歸于一類，不委屈。

而且可以說(shuō)，如果不是數(shù)字、日期、時(shí)間，那肯定就是個(gè)文本了。

那數(shù)字、日期、時(shí)間都長(zhǎng)啥樣呢？

注意了！在編輯欄里：

所有的數(shù)字長(zhǎng)這樣↓↓↓

最多帶個(gè)小數(shù)點(diǎn)↓↓↓

所有的日期長(zhǎng)這樣↓↓↓

所有的時(shí)間長(zhǎng)這樣↓↓↓

如果不長(zhǎng)這些樣兒的，就先判為「文本」！

文本是否需要將其變?yōu)閿?shù)值，或者里面有沒(méi)有字符需要清洗……這就取決于你自己啦~

但其實(shí)數(shù)字、日期、時(shí)間也有可能是假的。

或者說(shuō)，是不能被 Excel 識(shí)別進(jìn)行計(jì)算的假數(shù)字、假日期和假時(shí)間。

那怎樣把它們識(shí)別出來(lái)呢？

區(qū)分?jǐn)?shù)據(jù)格式

? 先做個(gè)準(zhǔn)備動(dòng)作：選擇單元格，取消它的水平對(duì)齊方式。

也就是說(shuō)，將人為設(shè)置的水平對(duì)齊方式取消掉。

既不左對(duì)齊，也不右對(duì)齊，當(dāng)然也不居中對(duì)齊。

? 看單元格的內(nèi)容，是靠左還是靠右對(duì)齊？

???右對(duì)齊：真數(shù)字、真日期、真時(shí)間（即數(shù)值）

???左對(duì)齊：假數(shù)字、假日期、假時(shí)間（即文本）

單看單元格內(nèi)容是左對(duì)齊還是右對(duì)齊，就能分辨是不是文本了。

但前提是，沒(méi)有人為地設(shè)置水平對(duì)齊方式哦~

用以上 3 步，基本上已經(jīng)能確定，單元格數(shù)據(jù)的格式屬性了。

如果你還是不放心的話，可以繼續(xù)往下看 ↓↓↓

驗(yàn)證數(shù)據(jù)格式

方法就是：對(duì)相應(yīng)的單元格用匯總函數(shù)做運(yùn)算。

比如，用 SUM 函數(shù)對(duì)單元格進(jìn)行求和。

如果結(jié)果是 0，或者是錯(cuò)誤值，那這個(gè)單元格就是文本；

否則，它就是真真真真的真數(shù)字/真日期/真時(shí)間了！

怎么樣，這下靠譜了吧？！

在 Excel 中一般是要處理數(shù)據(jù)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析匯總。

那我們就需要明確，在一些場(chǎng)景中，只要能判斷該單元格的內(nèi)容是數(shù)值型數(shù)字，還是文本，就可以從根本解決很多問(wèn)題。

不過(guò)這個(gè)四步法，只能幫你判斷單元格數(shù)據(jù)的格式。

想做出合格的 Excel 表格，還得學(xué)會(huì)「如何清洗數(shù)據(jù)」。

哪里可以學(xué)？

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對(duì)了，完整地判斷一個(gè)數(shù)據(jù)的格式，我還梳理了一個(gè)流程圖出來(lái)。

根據(jù)流程圖，一步步判斷你的數(shù)據(jù)也是可以噠~

同樣地，這個(gè)流程圖也是能從中途開(kāi)始的，直到能判斷出數(shù)據(jù)格式為止，不用全部走完~

今天的文章真的干貨滿滿！

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