采購合同管理是管理與采購有關(guān)的合同的過程，作為與客戶、供應(yīng)商、甚至合作伙伴建立工作關(guān)系的法律文件的一部分。它包括談判合同的條款和條件，還包括對遵守條款和條件以及記錄和同意雙方的任何變更的證明。
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采購企業(yè)通過及時獲取高質(zhì)量的商品和服務(wù)來控制支出和支持運(yùn)營。通過提高這一戰(zhàn)略職能的效率，企業(yè)可以節(jié)約成本，最大限度地降低風(fēng)險，并制定更好的采購戰(zhàn)略。然而，采購和承包團(tuán)隊往往依賴手動流程、電子表格和獨(dú)立的系統(tǒng)，而導(dǎo)致交付周期過長。
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企業(yè)可以通過集中化和自動化的采購活動，如采購和供應(yīng)商溝通，在采購和談判方面更具戰(zhàn)略性。

采購合同管理流程
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合同管理是任何采購周期中不可或缺的組成部分。采購企業(yè)可以通過實施合同生命周期管理軟件降低供應(yīng)商價格、更快地與新方執(zhí)行合同。提高合規(guī)性、降低風(fēng)險，并有效地管理內(nèi)部和外部關(guān)系。
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采購合同管理過程包括：
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管理合同，作為與客戶、供應(yīng)商、甚至合作伙伴建立工作關(guān)系的法律文件的一部分。
● 談判合同中的條款和條件。
● 證明條款和條件的合規(guī)性。
● 記錄并同意雙方的任何變更。
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采購中的合同挑戰(zhàn)
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采購是全球企業(yè)的一個復(fù)雜方面，會帶來巨大的商業(yè)和監(jiān)管風(fēng)險。采購中的一些合同挑戰(zhàn)包括：
● 業(yè)務(wù)成本高
● 周轉(zhuǎn)時間慢
● 由于無人認(rèn)領(lǐng)的權(quán)利而造成收入損失
● 錯過義務(wù)
● 由于不合規(guī)而導(dǎo)致監(jiān)管執(zhí)法
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采購合同管理的目標(biāo)
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合同管理有助于交易的順利進(jìn)行、保持與供應(yīng)商的良好關(guān)系、減少風(fēng)險，并迅速解決問題。
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然而，采購合同管理的主要目標(biāo)是：
● 確保產(chǎn)品/服務(wù)以商定的價格出售。
● 評估產(chǎn)品/服務(wù)是否符合規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。
● 確保產(chǎn)品/服務(wù)在正確的地點并以正確的數(shù)量及時交付。
● 確保供應(yīng)商管理具有成本效益。
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合同管理在采購中的重要性
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采購團(tuán)隊必須有一個全面可靠的合同管理計劃，以確保所有相關(guān)利益相關(guān)者的共同利益。以下是合同管理改善采購的一些方法：
● 通過確定需求、實施戰(zhàn)略和分析目標(biāo)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)運(yùn)作。
● 通過提供更好的支出可見性和幫助企業(yè)監(jiān)測財務(wù)交易來控制支出。
● 通過確保供應(yīng)商遵守標(biāo)準(zhǔn)并與他們建立長期關(guān)系來幫助供應(yīng)商評估。
● 通過在很大程度上減少風(fēng)險來確保合規(guī)性。
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使用專業(yè)系統(tǒng)管理采購合同
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8Manage SRM采購管理系統(tǒng)是實現(xiàn)流程自動化的企業(yè)的最佳合作伙伴。它可提供自動化服務(wù)，幫助你管理復(fù)雜采購的合同條款與交付的驗收，確保采購物品的交付按照合同條款的要求執(zhí)行。
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● 適用于不同類型的采購活動
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8Manage采購合同靈活易用，可適用于不同類型的采購管理：
-簡單的消費(fèi)品采購（類似于8Manage的采購訂單管理功能）
-有復(fù)雜合同條款和復(fù)雜交付的大宗采購
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● 在同一頁面管理整個采購合同
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8Manage 為所有采購員和采購管理者提供同一個頁面以查看和管理整個采購合同。在 8Manage 中，每個采購合同都可以用一個項目來管理，通過項目嚴(yán)格按照采購合同的條款管控其資源，活動，采購物料以及交付，確保交付的履行符合合同的條款。
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● 采購合同修改和審批
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8Manage 采購合同管理提供非常靈活的修改機(jī)制，已審批的合同通過申請可進(jìn)行修改，系統(tǒng)會自動追蹤采購合同的所有修改版本，并記錄和管理每個最新版本的重新審批流。
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● 采購合同續(xù)約管理
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采購合同續(xù)約在實際采購當(dāng)中極為常見。8Manage 支持采購合同續(xù)約管理，用戶可按需預(yù)設(shè)續(xù)約的周期和續(xù)約后的價格調(diào)整，在合同將到期前，系統(tǒng)會自動發(fā)出續(xù)約提醒給相關(guān)人員。
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同時，8Manage SRM采購管理系統(tǒng)提供續(xù)約概覽，采購人員通過此概覽可輕松地查看到所有即將需要進(jìn)行續(xù)約的采購合同，非常方便省時。此外，8Manage 支持按照續(xù)約設(shè)定系統(tǒng)自動生成新的采購合同，無需重新手動添加，更高效省時，信息也更準(zhǔn)確。

除能全面管理采購合同外，8Manage SRM還涵蓋從采購預(yù)算，供應(yīng)商、產(chǎn)品、采購計劃，詢價、競價、招標(biāo)、采購訂單、采購執(zhí)行到供應(yīng)商績效評估的全面管理，大大提高企業(yè)的采購效率，同時確保采購過程的公平、公正、公開。
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只有在有效管理的情況下，才能創(chuàng)建有效的采購合同。