在項(xiàng)目和專業(yè)服務(wù)管理中，失敗有時(shí)難以避免。溝通不足和需求定義不明確被認(rèn)為是造成失敗的最大原因，這意味著項(xiàng)目可見(jiàn)性和信息流動(dòng)至關(guān)重要。
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什么是項(xiàng)目可見(jiàn)性？
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項(xiàng)目可見(jiàn)性是組織項(xiàng)目相關(guān)信息的方式，以便所有團(tuán)隊(duì)成員、項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目利益相關(guān)者都能獲得全面的概覽。
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真正的項(xiàng)目可見(jiàn)性確保參與項(xiàng)目的所有關(guān)鍵人員都能看到項(xiàng)目的進(jìn)展情況，了解誰(shuí)在做什么，并隨時(shí)重新審視項(xiàng)目目標(biāo)和范圍。
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舉例來(lái)說(shuō)：
● 客戶可查看項(xiàng)目范圍和交付成果，并跟蹤里程碑
● 管理人員可在跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度的同時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)或預(yù)算和范圍變更
● 團(tuán)隊(duì)成員可以看到他們需要完成的工作以及他們的截止日期

為什么項(xiàng)目可見(jiàn)性難以實(shí)現(xiàn)？
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影響項(xiàng)目可見(jiàn)性的“罪魁禍?zhǔn)住卑ǎ喝狈ξ臋n、集成的工作流程以及大量的組織孤島。這些因素如何限制了項(xiàng)目可見(jiàn)性？一起來(lái)看看吧：
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1. 組織孤島
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團(tuán)隊(duì)之間缺乏溝通和聯(lián)系通常會(huì)阻礙信息的自由流動(dòng)，而這正是提高項(xiàng)目可見(jiàn)性所需要的。
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當(dāng)項(xiàng)目信息被鎖定在特定的團(tuán)隊(duì)中，例如，資源團(tuán)隊(duì)掌握著項(xiàng)目資源的信息，而專門的項(xiàng)目經(jīng)理則掌握著項(xiàng)目范圍和時(shí)間表的信息。除了最初的合作之外，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)幾乎無(wú)法了解哪些資源已經(jīng)到期，哪些資源已經(jīng)關(guān)閉，或者哪些資源無(wú)法用于實(shí)現(xiàn)某個(gè)項(xiàng)目里程碑，從而導(dǎo)致項(xiàng)目可見(jiàn)性差。
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2.?缺乏集成工具
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不同的團(tuán)隊(duì)使用不同的工具，將信息封鎖在不同的軟件中。同樣，由于信息處于 "孤島 "狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目可見(jiàn)性成為一項(xiàng)挑戰(zhàn)。
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例如，當(dāng)資源團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)使用不同的軟件或未集成的軟件時(shí)，每個(gè)團(tuán)隊(duì)都會(huì)阻止其他團(tuán)隊(duì)訪問(wèn)與項(xiàng)目相關(guān)的信息。
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事實(shí)上，獲取與項(xiàng)目相關(guān)的信息需要花費(fèi)數(shù)小時(shí)甚至數(shù)天的時(shí)間，更不用說(shuō)不必要的電子郵件往來(lái)了。
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但是，如果各團(tuán)隊(duì)使用集成的工作流程或一體化的項(xiàng)目管理軟件，將數(shù)據(jù)集中到一個(gè)共同的中心，使所有團(tuán)隊(duì)都能訪問(wèn)項(xiàng)目信息，就不會(huì)出現(xiàn)這種情況。
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3. 項(xiàng)目規(guī)劃不完善
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當(dāng)項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)沒(méi)有對(duì)其目標(biāo)、范圍、時(shí)間表、里程碑和資源進(jìn)行全面規(guī)劃，想要獲得項(xiàng)目可見(jiàn)性幾乎是不可能的。
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如果對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)和范圍定義不清，就會(huì)影響資源的優(yōu)化配置。同時(shí)，由于各方對(duì) "什么 "和 "何時(shí) "的定義不明確，也會(huì)造成混亂。
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4. 缺乏文檔
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將項(xiàng)目細(xì)節(jié)鎖定在電子郵件中，或者將項(xiàng)目章程和需求記在腦子里，對(duì)于提供項(xiàng)目可見(jiàn)性幾乎沒(méi)有幫助。
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當(dāng)然，與利益相關(guān)者就項(xiàng)目目標(biāo)和范圍達(dá)成的共識(shí)對(duì)于項(xiàng)目的成功不可或缺。但是，你需要記錄這些信息，以便所有項(xiàng)目相關(guān)人員都能獲取。記錄這些信息還可以改善團(tuán)隊(duì)協(xié)作，并防止與書面同意范圍的客戶產(chǎn)生任何混淆。
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如何使你的項(xiàng)目可見(jiàn)性更上一層樓
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既然知道是什么阻礙了項(xiàng)目可見(jiàn)性的實(shí)現(xiàn)，那么該如何糾正這些“罪魁禍?zhǔn)住?，提高?xiàng)目數(shù)據(jù)的可訪問(wèn)性？以下有一些提示：
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1. 創(chuàng)建簡(jiǎn)化的工作流程
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項(xiàng)目工作流程設(shè)定了期望值，并明確誰(shuí)負(fù)責(zé)什么、什么時(shí)候工作以及誰(shuí)將項(xiàng)目帶入下一階段。
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不僅如此，通過(guò)讓你的團(tuán)隊(duì)達(dá)成共識(shí)，每個(gè)人都能學(xué)會(huì)如何以最佳方式完成工作，從而最大限度地減少重復(fù)工作和資源浪費(fèi)。
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要為類似項(xiàng)目創(chuàng)建工作流程，請(qǐng)搜索你的項(xiàng)目數(shù)據(jù)分析，查看過(guò)去和正在運(yùn)行的項(xiàng)目數(shù)據(jù)。接著，列出你和團(tuán)隊(duì)完成項(xiàng)目的步驟，并將此步驟分解作為基本項(xiàng)目的工作流程框架。
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當(dāng)有新項(xiàng)目時(shí)，打開(kāi)此基本工作流程框架，針對(duì)具體項(xiàng)目進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置。然后，在工作流程的每個(gè)步驟下添加各個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的職責(zé)。同時(shí)，為每個(gè)項(xiàng)目階段添加時(shí)間表，并為團(tuán)隊(duì)成員負(fù)責(zé)的工作分配截止日期。
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2. 使用正確的工具
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正確的工具在提高項(xiàng)目可見(jiàn)性方面很有成效。
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一個(gè)強(qiáng)大的項(xiàng)目管理軟件（如8Manage PM）可以通過(guò)以下方式提供可見(jiàn)性：
● 分解項(xiàng)目任務(wù)
● 為每個(gè)項(xiàng)目階段創(chuàng)建質(zhì)量控制清單
● 繪制項(xiàng)目時(shí)間表和里程碑并使其可視化
● 將工作分配給不同的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，并規(guī)定截止日期
● 在一個(gè)地方提供所有項(xiàng)目信息，如目標(biāo)、范圍等
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同樣，資源管理軟件通過(guò)以下方式提供項(xiàng)目可見(jiàn)性：
● 提供資源清單，顯示員工的技能，告訴你誰(shuí)最適合該項(xiàng)目
● 告訴你項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員何時(shí)休假，避免項(xiàng)目延誤
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高層次的項(xiàng)目可見(jiàn)性來(lái)自于對(duì)工具的整合，這樣不同的團(tuán)隊(duì)就可以從另一個(gè)團(tuán)隊(duì)獲取他們所需的數(shù)據(jù)，從而規(guī)劃并成功執(zhí)行項(xiàng)目。
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3. 為所有項(xiàng)目數(shù)據(jù)創(chuàng)建單一真實(shí)來(lái)源
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集成你的工具或使用一款軟件進(jìn)行項(xiàng)目和資源管理，有助于打破團(tuán)隊(duì)之間的壁壘。隨著孤島的消失，信息可以自由流動(dòng)，從而提高項(xiàng)目的可見(jiàn)性。
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同樣重要的是，團(tuán)隊(duì)將所有文檔托管在一個(gè)地方。這使得信息易于訪問(wèn)和瀏覽。
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8Manage PM?項(xiàng)目管理軟件為你提供項(xiàng)目動(dòng)態(tài)計(jì)劃，始終保持最新的單一事實(shí)來(lái)源的數(shù)據(jù)。該軟件可讓你在一個(gè)地方同時(shí)管理任務(wù)、項(xiàng)目、資源和文檔，幫助你實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目可見(jiàn)性。
● 在一個(gè)平臺(tái)上查看所有項(xiàng)目
● 自動(dòng)化項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告
● 跟蹤所有即將到來(lái)的項(xiàng)目里程碑和階段
● 管理項(xiàng)目預(yù)算并查看是否超出計(jì)劃基準(zhǔn)
● 實(shí)時(shí)查看資源可用性，避免沖突與超載
● 知識(shí)與文檔管理，支持全文檢索
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先進(jìn)的8Manage PM 能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)控項(xiàng)目的每個(gè)細(xì)節(jié)，為你的項(xiàng)目提供了實(shí)時(shí)信息追蹤、輕松的資源分配以及清晰的視覺(jué)效果，確保項(xiàng)目所有人都在同一頁(yè)面上。