◎徐默凡

在今天的口語交際活動(dòng)中，PPT已經(jīng)成為一個(gè)必不可少的工作、學(xué)習(xí)交流工具，但在使用中也出現(xiàn)了不少困惑。在最近的文章中，我們想和大家依次討論三個(gè)問題：為什么要用PPT？PPT呈現(xiàn)什么內(nèi)容？如何使用PPT？

從本質(zhì)上說，PPT只是一個(gè)輔助性交際工具，它是為了彌補(bǔ)口語表達(dá)的不足而誕生的?？陬^表達(dá)利用的是有聲語言，我口說我心，隨想隨說，隨說隨補(bǔ)，非常方便快捷，但是口語的缺點(diǎn)也很明顯。

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口語利用的是聲音，語音是瞬時(shí)性的，稍縱即逝，有很多人聽了下句就忘了上句，無法把有效信息存入長(zhǎng)時(shí)記憶中。由于聲音的即時(shí)性，重要的信息也無法回聽，如果要重新說之前提到過的內(nèi)容，又會(huì)使表達(dá)啰唆重復(fù)。
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語音信息是線性的，適合描述具有時(shí)間順序的事件，但是碰到立體性形象或者系統(tǒng)性結(jié)構(gòu)時(shí)就會(huì)很費(fèi)勁。前者比如要說明一幅圖畫，用語言描述其人物、景物、色彩和整體結(jié)構(gòu)會(huì)很艱難；或者解說一套舞步，語言也是無法詳盡表達(dá)其姿勢(shì)、變化、節(jié)奏和動(dòng)作配合的。后者比如要說明一個(gè)公司的組織架構(gòu)時(shí)，各個(gè)部門既互相聯(lián)系又互相制約，上下級(jí)關(guān)系和平級(jí)關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，用線性語言很難說清楚。
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口語是即時(shí)生成的，較難做到科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、周密。平時(shí)的口語交流，我們講一個(gè)故事，說一個(gè)道理，略有語誤沒有問題，聽眾會(huì)忽略不計(jì)甚至根本沒有察覺。即使出了一兩個(gè)大語病，也沒有關(guān)系，可以即時(shí)修補(bǔ)，重說一句或者增補(bǔ)一句就把場(chǎng)面找回來了。但是，如果我們想表達(dá)的是一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)亩x、一項(xiàng)重要的理論、一次鄭重的呼吁，說得磕磕絆絆、錯(cuò)誤不斷就完全不行了。
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口語交流怎么解決以上問題？PPT應(yīng)運(yùn)而生了。PPT使用的是視覺符號(hào)，而口語是聽覺符號(hào)，使用PPT我們可以邊聽邊看，眼睛和耳朵同時(shí)接收不同感覺通道的信息，從而形成優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。

PPT可以把重要的信息呈現(xiàn)較長(zhǎng)時(shí)間，便于聽眾吸收消化；也可以使用超鏈接或者翻頁(yè)回看，再現(xiàn)之前提到的重要內(nèi)容。PPT可以直接呈現(xiàn)畫面，播放視頻，古語說“百聞不如一見”，現(xiàn)代流行語說“無圖無真相”，用了PPT，這些困難就可以解決。PPT在呈現(xiàn)整體結(jié)構(gòu)方面也“別具一功”，可以把線性文字信息轉(zhuǎn)換成流程圖、關(guān)系圖，也可以直接引入已經(jīng)制作好的思維導(dǎo)圖，再加上呈現(xiàn)時(shí)利用各種動(dòng)畫設(shè)計(jì)，可以幫助聽眾在頭腦中形成完整的視覺表象，進(jìn)行系統(tǒng)性、整體性的高效理解。如果遇到一個(gè)字也不能改動(dòng)的重要信息，也可以事先輸入在PPT中，到時(shí)候逐字念出來，再配以加黑、加粗、標(biāo)紅等字體手段，就可以給人留下深刻印象了。

討論完P(guān)PT對(duì)口語交流的補(bǔ)充功能，“為什么要用PPT”這個(gè)問題也就獲得了解答。與此同時(shí)也提醒我們：敘事性強(qiáng)、情感性強(qiáng)的交流，并不適宜使用PPT，否則會(huì)打斷情節(jié)的發(fā)展，減弱情感的抒發(fā)；而那些學(xué)術(shù)性強(qiáng)、系統(tǒng)性強(qiáng)的表達(dá)，就比較適合利用PPT來補(bǔ)充口語的不足了。

其實(shí)，PPT的功能也決定了PPT適宜呈現(xiàn)的內(nèi)容，以及這些內(nèi)容與口頭信息的相互關(guān)系，這個(gè)問題我們下一篇文章再來詳細(xì)分析。

（本文刊于《咬文嚼字》2023年第1期《社交新風(fēng)》欄目。）