我是拉小登，一個(gè)愛(ài)梳頭的 Excel 老師。

學(xué)習(xí)了那么多的函數(shù)公式，最后會(huì)發(fā)現(xiàn)一個(gè)真理。

想突擊學(xué)函數(shù)公式，解決工作中的表格難題，基本沒(méi)戲。

對(duì)于新手，學(xué)習(xí)一些表格的設(shè)計(jì)技巧，從開(kāi)始把表格的框架搭建好，比學(xué)習(xí)復(fù)雜的還是公式，來(lái)的更加的簡(jiǎn)單，更加的有效。

- 復(fù)制粘貼，是表格設(shè)計(jì)錯(cuò)誤的問(wèn)題。

- 隔行求和，是表格設(shè)計(jì)錯(cuò)誤的問(wèn)題。

- 無(wú)法排序，是表格設(shè)計(jì)錯(cuò)誤的問(wèn)題。

所有的錯(cuò)誤，基本都可以歸結(jié)為，源頭的表格設(shè)計(jì)出現(xiàn)了問(wèn)題。?

今天文章，給大家分享 5 個(gè)表格設(shè)計(jì)習(xí)慣，新手一定要收藏好，會(huì)頭看看你的表格，有沒(méi)有中招。

PS.以下案例來(lái)自于 why 同學(xué)。

標(biāo)題要在同一行

下面的表格，是公司不同廠區(qū)的數(shù)據(jù)表。

因?yàn)槊總€(gè)廠區(qū)的供應(yīng)商數(shù)量不一樣，所以出現(xiàn)這種畸形的表格，南區(qū)和北區(qū)的標(biāo)題行，一個(gè)在第 20 行，一個(gè)在 24 行。

后續(xù)在做匯總統(tǒng)計(jì)的時(shí)候，肯定要為了確定標(biāo)題在哪一行，寫出復(fù)雜的函數(shù)公式。

正確的做法：每個(gè)小表格標(biāo)題都是對(duì)齊。

如果供應(yīng)商數(shù)量不一樣，那就多填一些空行，保證每個(gè)小表格的位置、尺寸都能對(duì)齊，讓表格變得有規(guī)律，后續(xù)處理起來(lái)也更簡(jiǎn)單。

不要做表中表

雖然第 1 步標(biāo)題都對(duì)齊了，但依然不建議大家這樣設(shè)計(jì)表格。因?yàn)檫@是典型的【表中表】設(shè)計(jì)。

【表中表】就是在一個(gè)工作表里面，又添加了很多小的表格來(lái)劃分不同的填寫區(qū)域。

這就像你做圖表的時(shí)候，做出密密麻麻的折線圖一樣。后期做數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)呈現(xiàn)都非常復(fù)雜。

想要設(shè)計(jì)出簡(jiǎn)單好用的表格，記住一條：一張表格只做一件事情。

把每個(gè)廠區(qū)的數(shù)據(jù)，拆分到不同的工作表里，后續(xù)使用方方格子、Power Query 完成工作表合并，都比寫公式要簡(jiǎn)單很多。

匯總行放在頂部

我們會(huì)習(xí)慣性的在表格下方，添加一個(gè)匯總行，來(lái)統(tǒng)計(jì)整體的數(shù)據(jù)。

好看是沒(méi)的說(shuō)，但是每次添加新的數(shù)據(jù)時(shí)，都要反復(fù)修改匯總行公式引用數(shù)據(jù)的選區(qū)，非常的討厭。

如果把匯總放在頂部，在寫公式的時(shí)候，我們可以多選擇一些空白的區(qū)域，這樣后續(xù)插入新的數(shù)據(jù)、或者在底下追加新數(shù)據(jù)，都不需要去調(diào)整公式選區(qū)。

同樣的道理，匯總的列，也不要放在最右邊，而是放在最左邊。

日期格式要規(guī)范

表頭中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)日期，星期月份年份這樣的數(shù)據(jù)。

后續(xù)按條件去統(tǒng)計(jì)月報(bào)、周報(bào)的時(shí)候，經(jīng)常需要把這些日期進(jìn)行判斷，然后去做求和統(tǒng)計(jì)。

不規(guī)范的日期常常被寫成文本的格式，在做日期計(jì)算時(shí)，常常出現(xiàn)下面這些復(fù)雜的需求：

- 提取日期

- 計(jì)算周別、月份

- 提取括號(hào)里的內(nèi)容

日期最好是使用標(biāo)準(zhǔn)的一些格式來(lái)填寫，然后使用單元格格式的方式轉(zhuǎn)換成不同的顯示形式。

比如 1 月，不要直接寫成「1?月」，而是寫成 2023-1-1，然后設(shè)置單元格格式為「m 月」。

比如星期，不要寫成「星期一」，而是寫成 2023-1-1，然后設(shè)置格式為「aaaa」。

比如周別，不要寫成「1(1-8)」，拆分成不同的單元格來(lái)寫。

這樣后續(xù)我們可以使用日期函數(shù)，比如 Year、Month，或者 Sumif 等函數(shù)，進(jìn)行不同的統(tǒng)計(jì)分析。更加簡(jiǎn)單。

避免過(guò)程計(jì)算

在設(shè)計(jì)表格的時(shí)候，我們經(jīng)常會(huì)在數(shù)據(jù)里面添加一下完成率，同比、環(huán)比這樣的一些計(jì)算結(jié)果，從更多角度分析數(shù)據(jù)。

但是實(shí)際閱讀數(shù)據(jù)的時(shí)候，我們不會(huì)每行都去看。同時(shí)數(shù)據(jù)一多起來(lái)會(huì)顯得有些亂。

另外，這樣會(huì)破壞數(shù)據(jù)的連續(xù)性，在做數(shù)量總計(jì)計(jì)算的時(shí)候，很容易產(chǎn)生【隔行求和】【隔行平均值】之類的怪異需求，增加統(tǒng)計(jì)的難度。

建議大家在設(shè)計(jì)表格時(shí)，減少類似的計(jì)算過(guò)程，最后做匯總統(tǒng)計(jì)的時(shí)候再統(tǒng)一的去計(jì)算，不需要保留在原始的數(shù)據(jù)里面。

總結(jié)一下

好的表格一定是設(shè)計(jì)出來(lái)的，你不經(jīng)意的一個(gè)錯(cuò)誤設(shè)計(jì)，可能需要比長(zhǎng)城還長(zhǎng)的公式來(lái)「擦屁股」。

總結(jié)一下今天的設(shè)計(jì)技巧：

? 標(biāo)題要在同一行

? 不要做表中表

? 匯總行放在頂部

? 日期格式要規(guī)范

? 避免過(guò)程計(jì)算

看完之后，你中了幾槍呢？你學(xué)會(huì)如何設(shè)計(jì)表格了嗎？

還是似懂非懂？沒(méi)關(guān)系，Excel 高手也不是一開(kāi)始就會(huì)做?Excel?，一起加油學(xué)習(xí)吧~

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