PMP|2022年項目經(jīng)理,必須知道的七大溝通原則

項目溝通很重要,不僅因為要一直讓項目干系人適當(dāng)?shù)亓私忭椖康臓顟B(tài)、進度和影響,還因為項目溝通是整個項目成功與否的關(guān)鍵決定因素。
作為發(fā)送信息的人,要意識到成功地傳達信息是很重要的,不能想當(dāng)然。作為接收信息的人,要意識到什么因素影響你準確地“理解”信息發(fā)送者要傳達的信息。
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那么作為項目經(jīng)理的你必須要知道七個溝通基本原則:
1、信息盡量透明
一個好的企業(yè),一定要在內(nèi)部做到信息透明,這樣做最大的好處就是降低溝通成本。
2、多傾聽,理解對方要表達的
看一個人會不會溝通,就看他打斷別人的次數(shù)、從他聽人講話的狀態(tài),就可以辨別。
大部分人不具備傾聽的能力。因為一個人的語言輸入效率只占用大腦的20%,冗余的80%經(jīng)常會被很多人用來走神,玩手機或交頭接耳等等。聽別人講話的人很多,但擁有傾聽能力的人很少。
傾聽的本質(zhì)其實是讓你的大腦高負荷運轉(zhuǎn),同時順著主講人的主線進入別人的世界,理解別人為什么這么講。擁有這樣的能力,絕非易事,必須刻意訓(xùn)練。
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3、表述時巧用框架描述
表述時要zoom in(細節(jié)描述)和zoom out(宏觀概括)結(jié)合,要有框架描述。
最怕的是指令型的命令。
所謂框架描述,即要有戰(zhàn)略意圖的描述,也要有目標的拆解;不要用形容詞,描述越具體、越清晰越好。
4、把溝通本身作為問題,不作立場假設(shè)
當(dāng)我們與別人一起協(xié)作,面對結(jié)果和預(yù)期不一致時,首先應(yīng)該思考:雙方溝通不到位,而不是“對方就是不干活,跟我對著干”。
每個人都有做事的驅(qū)動力,但我們必須承認:人都是懶惰的,都有理解能力的局限。
不要輕易去懷疑別人的立場。
一旦進入立場假設(shè),中間的過程就容易被忽略。
5、溝通技巧本身是學(xué)問,可以不斷提升
溝通技巧是一門學(xué)問,技巧的核心是要高度重視溝通形式。
電子郵件或微信,不能作為溝通手段,最多作為一種信息的備忘手段。
發(fā)郵件或微信,不是在溝通,而是在下達指令。更何況,這樣的指令,或許別人沒看到。
再者,你是否真有能力,在郵件或微信里,用幾行字把問題解釋清楚,把訴求闡述明白?最好的方式就是面對面。
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6、面對面溝通,效率最高
我們每天可能有很多會議,但大多數(shù)會議效率很低。
有時候大家開會,不過是為了刷存在感,為了表達自己在努力工作,并不是為了解決溝通中的問題。
如果問題很緊急,很重要,最好的方式是直接選擇面對面溝通。
面對面溝通之前,首先做好充分準備;其次帶著問題來;最后,做好會議紀要。
如此,效率最高。
7、有反饋的溝通,才是有效溝通
當(dāng)你完成一次溝通后,要想辦法去拿到別人的反饋。其實就是別人到底聽懂了什么。這樣的反饋,不是拍胸脯說,我懂了。而是溝通完后,他做了一份文檔,甚至把剛才溝通的事再講一遍。本質(zhì)就是促使他花時間去思考,整理思路,最終將溝通結(jié)果做出來。
以上都是一些比較基本的溝通原則。溝通是一個系統(tǒng)工程,要想做到高效溝通,在具體的實際運用中,我們還有很多需要刻意訓(xùn)練的思維和技巧。